Первый отчет, который необходимо заполнять – «план оплат на неделю». Так как неделя представляет собой действительно критический срок в ежемесячном прогнозе по закрытию сделок, необходимо сразу научиться контролировать работу именно в этом разрезе.
1. Сформируйте в такую форму
2. Обеспечьте регулярность процесса, при котором менеджеры еженедельно заполняют данный отчет в CRM. Лучше всего, если они будут делать это в конце недельного цикла, когда уже есть определенные наработки и «обещания» со стороны клиентов.
3. Выгружайте изображенную выше форму из системы и обсуждайте ее на еженедельном совещании, например, утром в понедельник. Так вы «прилюдно» подтвердите планы каждого менеджера, чем многократно повысить шансы на их выполнение.
Самый главный пункт в приведенной таблице «Когда оплатит» является ключевым в форме. Его заполнение стимулирует продавцов быть ответственными и делать все для того, чтобы успеть в срок.
Важно понимать, одна «плохая» неделя работы – и вот уже бизнес сталкивается с недополученной прибылью, кассовыми разрывами и проблемами с кредиторами. «План оплат на неделю», в том числе, косвенно влияет на предотвращение подобных ситуаций.
Отчет менеджера продаж: факт оплат на сегодня
Отчет «факт оплат за прошедший день» по большей части выполняет информационную функцию. Благодаря ему руководитель отслеживает ситуацию на ежедневной основе.
Обратите внимание, что в столбце «Статус оплаты» можно указывать следующее:
- оплачено;
- частично оплачено;
- счет на оплате.
Главная особенность данного отчета менеджера состоит в том, что он заполняется несколько раз в день. Руководитель назначает реперные точки для внутридневного контроля исполнения плана. Отслеживать оплаты на основе заполнения «факта оплат на сегодня» вы можете 2-3 раза в день. Например, в 12:00, 16:00 и 18:00. Такой почасовой мониторинг не только дает понимание ситуации, но и стимулирует продавцов.
Отчет менеджера продаж: план оплат на завтра
Отчет менеджера «план оплат на завтра» представляет собой детализацию прогноза на неделю, но только с возможностью ежедневного контроля.
Эта форма заполняется один раз в конце рабочего дня, который предшествует плановому. В конце истекшего дня он исследуется с руководителем и соотносится с «планом оплат на неделю».
Такой анализ позволяет достичь необходимой оперативности в действиях начальника отдела, который на его основании может вовремя скорректировать стратегию продавца.
Отчет менеджера продаж: сводная таблица показателей по отделу
Существует еще одна базовая форма отчета — сводный отчет по типу «доска», на которой динамическим образом изменяются и отображаются показатели выполнения плана по каждому сотруднику отдела. Ее основное назначение – информационно-демонстрационное.
В таком виде она может быть представлена на большом мониторе, либо расчерчена вручную на обычной доске. «Доска» должна автоматически заполняться в CRM, в которой отражены все необходимые показатели по каждому продавцу.
Обратите особое внимание на второй столбец слева «% выполнения плана на текущий день». Он требует дополнительных разъяснений. Это не фактический процент, отражающий насколько выполнен месячный план. На самом деле данный показатель свидетельствует о «скорости» его выполнения. То есть насколько бы был выполнен план каждым из сотрудников, если он продолжит прилагать те же усилия, что и на текущий момент.
Рассчитывается «% выполнения плана на текущий день» по формуле:
Факт на текущий момент: (План на месяц: общее количество рабочих дней в месяце х количество отработанных дней за месяц) х 100
Таким образом, если результат по данному отчету менеджера продаж меньше 100%, то это означает, что он не успевает выполнить план при имеющемся количестве совершаемых усилий и используемых им стратегий.
«Доска» в основном направлена на то, чтобы оказывать психологическое воздействие на продавцов с целью подтолкнуть их к более активным, но в то же время разумным шагам по исправлению ситуации.
Отчет менеджера продаж: пайплайн
Пайплайн – термин, пришедший к нам из западной практики продаж. Он характеризует и детализирует состояние всех сделок, которые находятся на разных стадиях в «портфеле» сотрудника. Работа с пайплайн — это постоянный процесс взаимодействия руководителя с каждым из сотрудников по поводу решений, которые в итоге приведут к оплате.
Для эффективного взаимодействия такого рода необходимы 2 условия:
- Все работа и отчеты менеджеров по продажам осуществляются через CRM
- Руководитель ранжирует сделки в CRM с помощью фильтров и выгружает следующую форму.
Ключевые показатели для закрытия сделки в этой таблице – «этап сделки» и «вероятность». Причем они коррелируют друг с другом.
Изначально шкала вероятности настраивается в зависимости от этапа, на котором в данный момент находится сделка. Степени этой вероятности подбираются на основании сформировавшейся индивидуальной практики бизнеса. Они также зависят от отрасли и уровня лица, с которым взаимодействует продавец: менеджер среднего звена, начальник отдела или директор. Приведем реальный пример такой шкалы.
- Отправлено коммерческое предложение - вероятность оплаты до 50%
- Отправили договор - 50−70%
- Договор подписан - 70−90%
- Выставлен счет - 90−100%
Пайплайн и результаты в отчетах каждого менеджера – вещи вполне управляемые. Нужно всего лишь руководствоваться 4 принципами.
1. Общее состояние портфеля каждого продавца отслеживается на регулярной, иногда ежедневной основе. Особенно важно это делать с новичками и сотрудниками, пребывающими в профессиональной «депрессии». Для того, чтобы изменить состояние пайплайн того или иного продавца, контролируйте его по упомянутым реперным точкам внутри дня.
2. Нельзя допускать, чтобы пайплайн «засорялся» или наоборот был слишком «пустым». Контролируйте по отчетам менеджеров процесс закрытия сделок в срок. И вовремя пополняйте персональную воронку сотрудника задачами по новым сделкам. В идеале «наполнение» должно происходить автоматически по мере отработки старых заданий с учетом показателя средней длины сделки. Таким образом, можно достичь необходимого баланса.
3. Работа с пайплайн должна быть настроена с возможностью контроля среднего чека. Если этот показатель не достигает нужного уровня, который установлен в регламентах по бизнес процессам, то необходимо назначать дополнительные встречи с персоналом и проводить тренинги по проблемным этапам.
4. Не следует забывать, что объем выручки зависит не только от усилий продавцов, но и маркетинговой поддержки. Каждый этап сделки должен включать в себя элемент, который будет буквально подталкивать покупателя к оплате. Так, вместе с коммерческим предложением может быть отправлен подарок в виде обучающей электронной книги с полезной информацией. Чтобы оплата произошла быстрее, можно предоставить ограниченную во времени возможность дополнительных бонусов по договору.
.Кроме того, в течение дня по реперным точкам необходимо проводить летучки. Здесь можно использовать выборочный подход, чтобы разбирать текущую ситуацию конкретного менеджера.
В систему отчетности можно подключить мессенджеры. Через этот канал связи можно получать быструю связь, контролировать рабочую дисциплину.
Мы рассмотрели 5 составляющих эффективной работы с отчетами менеджеров. Она включает в себя настройку целой системы, которая будет вовремя сигнализировать о состоянии каждой сделки в отдельности.
После завершения каждой сделки продавец должен написать отчет о продажах . Это нужно не только самому продавцу, но и компании в целом. Для удобства делайте наброски отчетов после каждого визита к клиенту.
В каждой компании, которая занимается продажами, существует система отчетов по продажам. Эти отчеты проходят путь от продавцов через менеджеров по продажам и доходят до высшего руководства компании.
Отчет о продажах – документ о встречах продавца с клиентами. Различают несколько видов отчетов о продажах.
Отчет о встречах с каждым клиентом , в который внесены следующие данные:
- имя и должность клиента;
- продолжительность встречи;
- количество проданного товара;
- действия компании по обеспечению заказа (сроки доставки).
Ежедневный отчет обычно заполняют в течение рабочего дня и вечером отправляют руководителю. Он содержит информацию о том, что было сделано в течение дня:
- количество посещений за день;
- какие товары были проданы;
- количество проданного товара.
Эти данные необходимы менеджеру по продажам для того, чтобы оценить достигнутые за день результаты.
Картотека клиентов тоже является одним из видов отчетов, который должен вести каждый продавец. Картотека клиентов содержит имена и адреса постоянных и потенциальных клиентов, имена контактных лиц организаций, описание характера бизнеса, отметки о полученных и возможных заказах, а также подробности состоявшихся визитов.
Картотека должна постоянно пополняться актуальной информацией о каждом клиенте. В случае ухода продавца из компании, картотека клиентов передается его преемнику.
Еженедельный отчет содержит описание событий, произошедших за неделю и включает в себя:
- все полученные заказы;
- информацию о новых клиентах;
- информацию об использовании служебного автомобиля (расстояние и расход топлива).
Ежемесячный отчет о работе суммирует данные недельных отчетов. Это ориентир для менеджера для дальнейшего . Он включает в себя:
- обобщенные данные еженедельных отчетов;
- прогноз вероятного объема продаж на следующий месяц;
- объяснения по поводу отклонений от плана продаж.
Отчет о расходовании денежных средств (фиксированной суммы, которую компания выделяет каждому продавцу).
Менеджер по продажам должен постоянно работать с отчетами своей команды. Из них можно почерпнуть много полезной информации. Руководители, ответственные за продажи, используют отчеты продавцов для контроля над деятельностью каждого продавца. Менеджер по продажам может использовать отчеты для дальнейших указаний и правильной постановки или адаптации целей своей команды.
Информация, которую предоставляют продавцы в своих отчетах, помогает менеджеру планировать продажи. Отчет также представляет собой часть , он предоставляет сведения о том, как рынок принимает ваш товар.
Кроме того, из отчетов можно узнать об отклонениях от прогнозируемых продаж и узнать мнение продавцов, почему реальные продажи отличаются от прогнозируемых.
Подготовка отчета о продажах
Продавцы в процессе работы заполняют значительное количество форм, делают много записей и составляют отчеты о продажах. Некоторые из них ежедневные, другие – еженедельные. Так же, как правило, составляется сводный отчет о проделанной работе за месяц.
Составление отчетов по продажам необходимо для того чтобы каждое звено структуры компании работало эффективно. На всех уровнях сбыта компании требуется разный объем отчетов, по восходящей – от рядовых торговых агентов к менеджерам по сбыту и от него к высшему руководству компании.
Объем работы по составлению отчетов возрастает при движении вверх по служебной лестнице компании. Несмотря на то, что отчеты составляют относительно небольшую часть всей работы, особенно на нижних уровнях, они, тем не менее, очень важны.
Главная задача торговых агентов и продавцов – продавать. Поэтому не стоит перегружать их работой по составлению отчетов.
Отчет по продажам должен быть понятным, сжатым, убедительным и содержать факты, которые можно использовать везде, где необходимо. Мнение работника, высказанное в отчете, может быть ценно, но необходимо понимать, что оно может быть субъективным.
Отчет по продажам не должен быть длинным. Как правило, на его подготовку и составление должно уходить не более 15 минут. В идеале отчет нужно составлять как можно быстрее после встречи с клиентом. Если это невозможно, нужно кратко зафиксировать существенные подробности. Многие компании обеспечивают своих агентов специальными блокнотами для записей, которыми они должны пользоваться в ежедневной работе.
Поддерживать отношения с клиентом и выполнять свои обязательства после заключения сделки удается немногим продавцам. Многие из них не всегда помнят, например, о том, что обещали клиенту выполнить его просьбу к определенной дате. Чтобы такого не происходило, уделите особое внимание ведению записей .
Самый простой способ не забывать об обязательствах перед клиентом – пользоваться специальной памяткой (картотекой текущей информации). Эта картотека похожа на гармошку с прорезями, помеченными числами от 1 до 31 и названиями месяцев от января до декабря. Если клиент просит позвонить ему первого числа следующего месяца, просто запишите дату, имя, номер телефона и опустите записку в соответствующую прорезь вашей памятки.
Иногда можно делать пометки в календаре, но если речь идет о документе (письме, карточке потенциального клиента), то лучше положить его туда, откуда его будет легко достать, например, в памятку.
Советы по работе с памяткой
Если вы будете брать памятку с собой на встречи с клиентами, лучше сделать ее закрывающейся, чтобы важные документы не выпали и не потерялись.
Проверяйте свою памятку каждый день. Напишите в своем рабочем календаре напоминание «проверить памятку» на ближайшие три недели.
Подчеркните в документе важные моменты, прежде чем положить его в памятку.
Поставьте дату в верхнем углу соответствующего документа. В конце месяца разложите бумаги следующего месяца.
Держите памятку на рабочем столе или носите с собой.
Чтобы визитные карточки и другие документы небольших размеров не потерялись, прикалывайте их к документам большого формата.
Напишите слово «памятка» на своем рабочем календаре рядом с записями о предстоящих встречах, документы для которых хранятся в памятке.
Если вы будете иметь под рукой записи, вы сможете легко и быстро составить любой необходимый отчет по продажам.
Политика конфиденциальности
Данная Политика Конфиденциальности применима ко всей личной информации и полученными или использованными данными на настоящем сайте и всех сайтах, на которые ссылается настоящий сайт.
Сбор вашей личной информации
Мы храним и обрабатываем предоставленную Вами информацию с тем уровнем достаточной защиты, которая представляется достаточной и доступной. Мы не передаем предоставленную информацию третьим лицами за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Мы можем попросить Вас предоставить контактную информацию, такую, как адрес электронной почты, ФИО, номер телефона, ссылки на аккаунты в социальных сетях или прочих контактов, необходимых для осуществления наших услуг.
Отказ от предоставления данной информации является достаточным условием для отказа или прекращения оказания всех или части наших услуг. Для Вашего удобства эти данные могут быть получены в автоматическом режиме с уведомлением Вас перед отправкой запроса на его получение.
Мы можем объединять информацию, предоставленную Вами на нашем сайте, с другой информацией, полученной нами от Вас вне рамок сайта или от сторонних лиц для более эффективной работы нашего сайта, услуг или наших предложений.
Если Вы предоставляете нам свою информацию, Вы имеете право, предварительно уведомив нас, проверить, изменить, исправить или удалить эту информацию.
Мы оставляем за собой право выбора способа и метода проверки предоставленной Вами информации. Проверка производится в рамках действующего законодательства той страны, в пределах которой Вы воспользовались нашими услугами.
Заполняя наши электронные формы, анкеты, передавая нам информацию иными способами, Вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности.
Использование вашей личной информации
Мы используем Вашу личную информацию исключительно для предоставления Вам услуг и сервисов, указанных на нашем сайте.
В частности, мы используем Вашу информацию, чтобы связаться с вами удобным для вас способом, для предоставления услуг и поддержки, передачи полезных материалов, технической информации и т.д.
Мы также можем связаться с Вами для предоставления информации об услугах и других мероприятиях или предложениях представляющих для Вас интерес. Вы имеете право решить и уведомить нас, хотите ли вы получать такую информацию, с помощью запроса по электронной почте или по иным каналам связи, указанных на нашем сайте.
Передача вашей личной информации
Мы обязуемся не передавать вашу личную информацию другим лицам за исключением случаев, когда Вы запросите товары или услуги, выполнение которых требует обращение к нашим партнерам или подрядчикам, с вашим предварительным согласием на передачу такой информации.
Мы сотрудничаем со сторонними компаниями для предоставления услуг и решений для наших клиентов; наши партнеры, подрядчики и поставщики услуг берут обязательства хранить конфиденциальность информации, полученной от нашего имени и не использовать ее для каких-либо иных целей, кроме предоставления услуг для наших клиентов.
Мы обязуемся не передавать Вашу личную информацию, предоставленную Вами, сторонним лицам, за исключением: вашего согласия; ответа на официальный и юридически правильно оформленный запрос правительственных органов; следования нормам законодательства, акта, повестки в суд или судебного решения; помощи в предотвращении мошенничества, защите прав и имущества нашей компании; защиты личной безопасности или имущества наших сотрудников, пользователей или общественности; обработки Вашего заказа или запроса, или обработки нашего счета-фактуры; передачи лицам или компаниям, которых мы нанимаем для выполнения внутренних операций компании.
Безопасность вашей личной информации
Мы гарантируем защиту информации, которую Вы нам предоставляете. Хотя мы не может гарантировать отсутствие попыток несанкционированного доступа, Вы все равно можете быть уверены, что мы прилагаем максимум усилий для защиты Вашей личной информации и предотвращения несанкционированного доступа к ней с помощью соответствующих технологий и внутренних процедур.
Согласие на обработку данных
Предоставляя любые личные данные на нашем сайте, все наши клиенты четко понимают, что это необходимо для должного уровня обеспечения нами заявленных услуг и/или сервиса и безусловно соглашаются на сбор и обработку такой информации в рамках данной Политики конфиденциальности.
Вы имеете право в любой момент отказаться от наших услуг и удалить ваши данные из нашей базы - однако мы оставляем за собой право хранить введенную вами контактную и прочую информацию в архивах для сбора статистики и улучшения качества наших сервисов и услуг.
Изменения в политике конфиденциальности
Условия данной Политики конфиденциальности являются правилом для сбора и использования любой собранной на настоящем сайте и страницах настоящего сайта информации.
Мы оставляем за собой право в любое время изменять или обновлять условия данной Политики конфиденциальности. В случае изменения каких-либо материалов, мы публикуем таковые изменения и обновляем номер версии в документе. Изменения в Политике конфиденциальности вступают в силу с момента публикации на этом сайте, а Ваше дальнейшее пользование нашими услугами и сервисами означает Ваше принятие и согласие на эти изменения.
Если у Вас есть комментарии или вопросы о нашей Политике конфиденциальности, пожалуйста, присылайте Ваши замечания или предложения по электронной почте или по другим каналам связи, указанных на настоящем сайте.
Загрузка...