Письмо-напоминание - это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.
Как написать письмо-напоминание
Письмо-напоминание имеет следующую структуру:
- ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки;
- просьба выполнить условия контракта;
- основные действия, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости).
Основная цель написания данного вида делового письма - напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной сделки либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа.
Примеры фраз письма-напоминания:
- Напоминаем Вам…
- Ставим Вас в известность …
- Обращаем Ваше внимание…
- Считаем необходимым уведомить Вас…
- Убедительно/настоятельно просим…
- Требуем от Вас …
- Мы настаиваем…
Письмо-напоминание желательно оформлять на фирменном бланке организации.
Если сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств.
Образец письма-напоминания об условиях акции
Уважаемые клиенты!
Напоминаем Вам, что 26 ноября закончилась акция по продвижению автомобилей «Peugeot», главным призом которой является путевка на двоих в Париж. Просьба предоставить информацию об участниках акции до 10 декабря. Розыгрыш призов будет проведен 15 декабря 2012 года. Всем желаю удачи!
Образец письма-напоминания о выполнении условий договора
28.11.2012 № 111
О выполнении условий договора
Уважаемый Дмитрий Викторович!
В соответствии с договором поставки от 01.05.2012 № 5/12 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2012 года, однако партия снаряжения, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.
Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2012.
Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку снаряжения, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,02% от общей стоимости договора за каждый день задержки.
Друг или родственник одолжил немалую денежную сумму. Время уходит, а должник как будто забыл о своих обязательствах… Не хочется ни портить отношения, ни потерять собственные деньги. Как вежливо напомнить о долге? Придется побыть в роли дипломата и психолога!
Только спокойствие: как напомнить про долг без ссоры
Безответственное отношение должника выводит из себя. Но ваша цель – вернуть деньги, а не поссориться навечно. Поэтому соблюдайте «правило трех НЕ».
- Не используйте агрессию. Оскорбления, обвинения, скандалы не ускорят процесс. Наоборот, ситуация обострится. Некоторым неплательщикам ссора будет только на руку – как повод исчезнуть из вашей жизни вместе с деньгами.
- Не мучайте себя чувством вины. Это не стыдно – напомнить о долге. Заемщик попросил вас об услуге, вы сделали доброе дело. Но доброта не должна превращаться в бесхребетность.
- Не преследуйте должника ежедневными напоминаниями, звонками, упреками. Психологическое давление хуже открытой агрессии. Понятно, что, если человек не возвращает деньги, у него их просто нет.
Это правило позволяет кредитору и должнику выйти из неприятного положения, сохранив достоинство.
Как культурно напомнить о долге
Ситуация с невыплаченным долгом требует терпения и понимания. Важно удержать баланс между желанием восстановить справедливость и сохранением дружбы. Вопрос можно разрешить деликатно. Психологи предлагают следующие способы.
- Спокойно спросить. Когда срок платежа приблизится, задать родственнику или другу простой, но твердый вопрос: «Как ты думаешь, когда ты сможешь вернуть мне долг?»
- Усилить важность возврата. Спрашивая о долге, добавьте серьезную причину, почему вам важна уплата в срок. Например: «Мне скоро нужно везти сына в санаторий. Ты не могла бы вернуть долг до конца месяца?»
- Поинтересоваться тем, ради чего был взят долг. До того, как спросить о выплате, задать смягчающий вопрос: «Ну как твой новый телевизор, хорошо работает?»
- Уточнить сроки. Выбрать конкретную дату. За несколько дней до ее приближения встретиться с заемщиком, чтобы поговорить о возврате.
- Предложить рассрочку. Может случиться так, что друг или родственник не в состоянии отдать долг полностью. Нужно пойти навстречу и облегчить ему бремя. Скажите: «Может, ты будешь возвращать долг частями? Как насчет 3 тысяч в месяц?»
- Сделать замену. Стало понятно, что друг не сможет вернуть деньги. Может быть, у него есть какое-то ценное имущество? Предложите обмен сами: «От твоего дедушки осталась замечательная коллекция марок. Давай, ты отдашь ее мне вместо долга?» Доброжелательный тон и юмор скрасят ситуацию.
Выбрать способ действия нужно в зависимости от личности должника и ваших с ним отношений.
1 позволит. Вам напомнить о
2. Пользуясь случаем, позвольте напомнить, что. Вы имеете задолженность
3. Просим. Вас обратить особое внимание на то, что у. Вас есть задолженность на сумму
4. Хотели бы напомнить. Вам о
5. Напоминаем. Вам, что срок подачи отчетов истек (дата)
6. Считаем нужным напомнить. Вам, что согласно контракту комиссионное вознаграждение должно выплачиваться до (дата)
7. Вынуждены напомнить. Вам, что срок оплаты счетов за печать заказанной. Вами полиграфической продукции проходит (дата)
8. В. Кстати, напоминаем. Вам, что отгрузка. Вами товаров со склада было закончиться еще (дата)
9. Уместно будет напомнить, что
10. Полагаем, что эта неуплата является лишь упущением, и надеемся, что. Вы устраните ее в течение
11. Чтобы. Вы смогли быстрее сориентироваться в ситуации, посылаем. Вам копии счетов, срок оплаты которых уже истек
12. Наша бухгалтерия сообщила, что. Вы вовремя не оплатили несколько счетов
13. Надеемся, что эта неуплата - лишь досадная ошибка, которая будет исправлена??в ближайшее время
14. Извините (нам обидно), что вынуждены побеспокоить. Вас по этому поводу
Повторные напоминания
1. Нам очень неудобно, что вынуждены снова напомнить. Вам о
2. На сожалению, вынуждены снова напомнить. Вам, что до сих пор не получили от. Вас оплаченных счетов
3 нам очень обидно, что вынуждены вновь напоминать о наличии нескольких сих пор не оплаченных счетов
4. Задержка. Вами оплаты противоречит нашим предыдущим договоренностям об условиях торговли. Мы сохраняем за собой право дальнейших действий
5. Ваше нежелание четко придерживаться сроков оплаты является нарушением условий контракта
6. Жаль, но вынуждены сообщить. Вам об изменениях в системе оплаты заказов, которые вызваны тем, что. Вы вовремя не оплатили предыдущих
7. Мы никогда не беспокоили бы. Вас такими напоминаниями, если. Вы вовремя выполняли свои платежные обязательства
8. Напоминаем. Вам, что. Вы согласились на оплату в определенный нами термин. Задержка оплаты заставляет нас ежемесячно снимать с. Вашего счета% неуплаченной суммы
9. Извините, но мы уже раз вынуждены напоминать. Вам, что задолженность есть очень большой (значительной)
10 считают своим долгом (считаем нужным) еще раз напомнить. Вам о долге, срок выплаты (уплаты) которого закончился еще (дата)
11 протяжении последних недель. Вам было послано три официальных напоминание о значительной задолженности нашей компании. К сожалению, мы не получили от. Вас никакого ответа
12. Нам неприятно снова обращаться к. Вам по этому поводу, однако все наши напоминания о необходимости отгрузить нашей компании товар сих пор остались без ответа
13. Мы раз продолжаем. Вам срок для оплаты счета-фактуры
14. Просим оплатить задолженность в течение дней
15. Мы ждем оплаты наших счетов уже месяцами. Просим перевести надлежащую сумму на наш счет в банке до конца этой недели
16. Наше сотрудничество было довольно плодотворным, и ее продолжение будет возможным только при условии погашения долга до (дата)
17 мы уже несколько раз (неоднократно) письменно обращались к. Вам с просьбой объяснить, почему. Вы не оплачиваете счета, но, к сожалению, так и не получили ответа
18. Вы уже на месяцы задерживаете представления годового отчета, поэтому мы вынуждены
19. Ваше пренебрежительное отношение к нашим просьбам наносит ущерб нашему сотрудничеству, которая когда-то была плодотворной
Последнее напоминание и предупреждение о дальнейшие юридические действия
В случае, если деликатные напоминания и требования не дали желаемых результатов, вы вынуждены будете обратиться в суд или расторгнуть контракт. Следует сообщить об этом адресата, но сделайте все возможное, чтобы тон и стиль письма окончательно убедили его в том, что для вас это крайне неприятный, однако единственно возможный выход из ситуации: 66
1. Ваша задержка с оплатой счетов является серьезным нарушением условий контракта, поэтому мы вынуждены передать это дело в нашего юридического отдела
2. Поскольку. Вы не отреагировали на наши неоднократные напоминания, мы передали дело нашему адвокату
3 нам очень обидно сообщать, что учитывая большую задолженность. Ваш кредит временно закрыт
4. На сожалению, длительная неуплата. Вами счетов заставила нас передать это дело адвокату
53 учитывая, что. Вы, несмотря на наше настоятельной просьбе погасить долг, до сих пор не прислали чека, удостоверяющий оплату, мы вынуждены временно приостановить выполнение всех. Ваших заказов
63 учитывая ситуацию вынуждены принять решительные меры
7. Ваша задолженность превысила все предыдущие и составляет а срок уплаты истек еще (дата). Мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы и вынуждены подать иск в суд
8. Учитывая ситуацию, сложившуюся на данный момент, вынуждены сообщить о своем намерении расторгнуть с. Вами контракт
9. Задержка. Вами оплаты счетов заставила нас обратиться в суд. Мы расстроились. Вашим небрежным отношением к нашим просьбам
10. Мы не имеем возможности больше ждать оплаты. Вами счетов конце недели вынуждены попросить наш юридический отдел организовать погашения долга
11. Через систематические и длительные задержки с поставкой товаров мы вынуждены раз ирваты с. Вами контракт
12. Предупреждаем. Вас о своем намерении расторгнуть контракт
13. Все наши просьбы о погашении. Вами задолженности были напрасными, поэтому мы вынуждены подать иск в суд. Поверьте, нам очень обидно, но сейчас мы не видим другого выхода из этой ситуации
14. Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным
Письмо-претензия, рекламационный письмо
Это - служебное письмо, в котором выражается недовольство по поводу нарушения условий заключенного соглашения, например, нарушения согласованных (определенных) сроков поставки товара, несоответствия последнего по апропонованим образцам, неудовлетворительного дизайна или упаковке дисков тощ.
Обнаружив нарушение, вы имеете право высказать партнеру претензию и требовать их ликвидации, скажем, замены некачественного товара; вы можете настаивать на возмещении причиненных убытков, уплате штра. АФУ и, конечно, на четком соблюдении в будущем условий договора (соглашения, контракта.
Обычно сначала присылают письмо-напоминание , в котором аргументировано, последовательно, взвешенно выражают недовольство, а затем-претензию
Например:
. Уважаемые!
. Считаем нужным напомнить. Вам, что, соблюдая условия заключенного нами контракта № от (дата), мы отправили в. Вашу страну специалистов нашей фирмы, чтобы провести геологическое исследование местности. Согласовано (договоренность), что оплату предоставленных услуг. Вы совершать ежеквартально по нашим сч тов и подробную калькуляцию, прилагаемых к ним. Такой порядок оплаты предусмотрен в 10 контрактов, по условиям которого мы выставили первый счет за предоставленные специалистами услугуги.
. Очень жаль, но этот счет был оплачен частично. Так, осталась некомпенсированной стоимость проезда членов семей наших специалистов. Итак,. Вы без согласования с нами уменьшили сумму выставленного счета, что противоречит ст 15. Контракткту.
. Кроме того, хотели бы обратить. Ваше внимание на то что. Вы не выполнили других условий контракта, которые предусматривают:
1) предоставление нашим специалистам бесплатного медицинского обслуживания (в 12 контракта);
2) обеспечение наших работников транспортными средствами (в 1 7 контракта)
. По поводу п. 2 следует заметить, что предоставленные. Вами транспортные средства находятся в неудовлетворительном состоянии и нередко вызывают опоздания сотрудников на работу
. Учитывая это, просим. Вас незамедлительно принять все необходимые меры, чтобы ликвидировать указанные нарушения
. Уважаемые господа!
. Мы очень обеспокоены неожиданной задержкой с поставкой заказанного товара, ведь знаем, что обычно. Вы ответственно относитесь к своим обязанностям
. Согласно нашей соглашения о закупке от (дата) товар должен быть отгружен не позднее (дата). К сожалению, мы до сих пор не получили его. Думаем, что это лишь недосмотр, и надеемся в течение следующей недели получить товар
. Ждем ответа
Если партнер не отреагирует на такое письмо, вам следует проявить категоричность. Например:
. Уважаемые господа!
. В письме от (дата) мы сообщили. Вам о окончательный срок поставки заказанного товара. Очень жаль, но. Вы до сих пор не отгрузили товар, нарушив условия соглашения. Поэтому мы вынуждены аннулировать свой заказ
. Уважаемые господа!
. Вынуждены сообщить, что, к сожалению, до сих пор не получили от. Вас банковской гарантии
. Учитывая это, мы хотели бы напомнить о письме от (дата), д а-м. Вы обратились к нам с просьбой о замене расчетов учитывая дополнительные расходы, обусловленные открытием аккредитива
. Учтя. Ваши трудности, объединение пошло. Вам навстречу и согласилось на инкассовую форму расчетов. Вы согласились на предложенное и обязались в течение двух недель предоставить гарантию банка на оплату 8 80% стоимости контракту.
. Из-за задержки в предоставлении. Вами банковской гарантии мы вынуждены были остановить поставки (название товара). Заразу порту находится более 600 т (название товара), / "расходы за хранение присоединятся к сумме. Вашего счета
. Просим немедленно отправить банковскую гарантию и подтвердить согласие оплатить расходы за хранение товара в порту
. Уважаемые господа!
. Нам очень обидно, и мы вынуждены вернуть полученные от. Вас товары. Вы, к сожалению, нарушили определенный в письме от (дата) срок поставки. Поэтому мы вынуждены были заказать эти товары в другой фирме
. Добавляем счет за нанесенный нам ущерб и просим срочно оплатить
. Уважаемые господа!
. На основании. Вашего заказа от (дата) мы отгрузили товар транспортной компании (название), которая доставит его. Вам
. Согласно пункту 5 договора оплата должна быть осуществлена??через дней после поставки товара. К сожалению, на наш банковский счет до сих пор не поступили деньги
. Просим немедленно оплатить счет на сумму. Ждем подтверждения перевода
. Уважаемые!
. Подтверждаем получение (название товара) согласно заказу № от (дата). При проверке мы обнаружили, что не хватает единиц. Полагаем, что при отгрузке. Ваш транспортный отдел допустил ошиб лкстився помилки.
. Просим немедленно осуществить недопоставку. Дополнительные транспортные расходы должны быть оплачены за. Ваш счет
. Уважаемые!
. Наши эксперты обнаружили, что качество снабженного. Вами (дата) товара, который был отгружен в соответствии с накладной № в счет контракта № от (дата), не соответствует ни качества, описанной в. Вашей предложению ее, ни качества образцов, которые. Вы нам присылалиам надсилали.
. Очень жаль, но вынуждены вернуть. Вам эти товары
. Просим заменить их на качественные, соответствующие образцам. Будем благодарны, если в дальнейшем. Вы четко будете придерживаться всех пунктов контракта и выполнять заказы на должном уровне
. Уважаемые господа!
. Убеждены, что это лишь досадное недоразумение. При проверке первой партии груза, которого мы получили от. Вас, оказалось, что поступили не все заказанные товары
. Убедительно просим. Вас немедленно (как можно быстрее) дать нам ответ и объяснить эту неприятную ситуацию
. До получения объяснения мы сохраняем товар в наших складских помещениях
. К письму добавляем акт проведения экспертизы
. Уважаемые господа!
1) 5 упакованный товар поврежден (согнутая поверхность);
2) 8 упакованных имеют недостатки производственного характера;
3) 6 упакованных залиты жидкостью
. Итак, мы получили 19 некачественных упакованных. Возвращаем. Вам поврежденные товары и предупреждаем, что гривен будет вычислен из остатка по контракту № от (дата),. К письму добавляем акт проведения экспертизы. С. С.. З повагою...
С целью решения поставленных задач и вопросов компании ведут деловую переписку при помощи разнообразных писем. Письма бывают двух видов: гарантийные и информационные. В данной статье раскрывается в деталях алгоритм написания письма-напоминания , разновидности информационного письма.
Здесь ниже вы можете ознакомиться с образцом письма-напоминания о выполнении обязательств по договору. Внизу статьи находится ссылка для скачивания данного бланка.
Что такое письмо-напоминание?
Письмо-напоминание служит для того, чтобы напомнить тому, кому оно адресовано о каком-то важном моменте, например, о сроке выполнения обязательств или о какой-то выплате. Напоминание в письменном виде принято посылать тогда, когда устное напоминание не привело к желаемому результату. Письмо-напоминание, составленное по всем правилам, и зарегистрированное в исходящей документации его отправителя, требует реакции от того, кому оно адресовано. Не важно, в устной или в письменной форме, либо в виде каких-либо действий.
Не смотря на то, что информационные письма могут составляться в свободной форме, имеются определенные правила, которые необходимо соблюдать при их оформлении.
Как правильно написать письмо-напоминание?
Существует специальный бланк, который используется для написания данного вида письма, в нем должна содержаться определенная информация, а именно реквизиты компании, которая инициирует отправку.
Список реквизитов включает в себя:
- Название компании;
- Адрес компании;
- Телефон;
- Контактное лицо (при необходимости).
Как вариант, письмо можно подготовить на фирменном бланке компании, это поможет избежать необходимости прописывать все реквизиты от руки.
Согласно требованиям, данный вид документов направляется конкретному лицу. Информацию о нем, а именно ФИО, должность и название организации, интересы которой он представляет, нужно записывать в правом верхнем углу.
Обращаться к данному лицу целесообразно по имени отчеству, в вежливой форме. Например: «Уважаемый Иван Сергеевич!»
Основной текст письма обычно оформляется в свободной форме. Но желательно сохранять целостную структуру письма:
- Причина обращения (используя слова «по причине..», «в связи с… »)
- Суть обращения (зависит от повода для написания письма)
Одной из основных причин написания подобного письма бывает напоминание о необходимости исполнения обязательств по соглашению или договору, а также об оплате имеющихся задолженностей или об исполнении каких-то других действий.
Загрузка...