Фотография рабочего дня определение. Анализ фотографии рабочего дня. Как определить нормы труда

Фотография рабочего времени – это вид наблюдений, при помощи которого изучают и анализируют затраты времени одним рабочим или группой, связанные с выполнением того или иного процесса на протяжении всего рабочего дня (смены) или его части, независимо от того, на что затрачено это время. ФРВ не раскрывает технологию и методы осуществления процесса, а лишь фиксирует его протекание.

Цель ФРВ в выявлении резервов повышения производительности, улучшении использования оборудования. Это достигается выявлением целесообразности, последовательности тех или иных затрат времени, их измерением, установлением степени возможного уплотнения рабочего дня исполнителей, устранения потерь рабочего времени и простоев оборудования.

Назначение фотографии рабочего времени состоит в выявлении недостатков в организации труда и производства, вызывающих потери или нерациональное использование рабочего времени, проектировании более рационального распределения времени рабочей смены по категориям затрат времени, в определении фактической выработки продукции, темпа ее выпуска и равномерности работы в течение смены.

При умелом, широком и систематическом применении ФРВ руководитель предприятия всегда будет иметь ясное представление о работе и простоях рабочих и оборудования, о причинах потерь рабочего времени.

По количеству объектов наблюдения, формам организации труда и т.д. ФРВ подразделяют на индивидуальную, групповую, бригадную, массовую, маршрутную, многостаночную, целевую, фотографию производственного процесса и фотографию использования оборудования (см. схему 2) . Также различают дублированную и пикетную фотографию рабочего дня.

Дублированную фотографию рабочего дня проводят одновременно два работника. Этот способ применяют, когда видимость объекта наблюдения ограничена. Наблюдатели работают независимо друг от друга, а по окончании работы сопоставляют результаты, чтобы получить общую картину.

Пикетная фотография рабочего дня проводится несколькими наблюдателями, которые располагаются в определенных пунктах и фиксируют момент прохождения наблюдаемого объекта через данный пункт. Этот способ чаще всего применяется при изучении работы транспорта, т.к. по правилам безопасности наблюдатель не может все время перемещаться вместе с транспортом. В ходе индивидуальной ФРВ наблюдатель изучает затраты рабочего времени одного исполнителя, работающего на одном рабочем месте или время использования оборудования в течение рабочей смены или ее части.

Ход исследования рабочего времени фиксируется в специальном документе- наблюдательном листе индивидуальной ФРВ.

На первой странице указываются наименование предприятия и изучаемого подразделения, дата исследования, начала и окончания, общая продолжительность, фамилия рабочего, стаж работы, тарифный разряд и т.д.

На второй и третьей страницах производится запись данных наблюдения, на четвертой – анализируются результаты и проектируются затраты времени.

Для упрощения записи и обработки результатов ФРВ производится индексация затрат рабочего времени:

ПЗ – подготовительно-заключительное время;

ОП – оперативное время;

ОС - основное время;

В – вспомогательное время;

ОБС – время обслуживания рабочего места;

ОТЛ – время на отдых и естественные надобности;

НД – время посторонних разговоров;

НТ- отсутствие электроэнергии;

Отчет времени ведется с точностью до 1 мин.

Рассмотрим пример: ФРВ менеджера по продажам коммерческой фирмы.

Дата наблюдения: 20.03.1999 г.

Начало наблюдения: 8 ч. 30 мин.

Конец наблюдения: 17 ч. 30 мин.

Работа: обслуживание клиентов, работа с поставщиками, анализ объема продаж Условия работы: нормальные Менеджер по продажам: Новгородцев А. А.

Возраст: 28 лет.

Стаж работы: 4 года Стаж по данной работе: 2 года.

Отношение к труду: добросовестное Наблюдатель Кузнецова С. А.

Наименование затрат рабочего времени	Текущее время в часах и минутах	Продолжительность (мин)
Приход на рабочее место
Подготовка рабочего места
Обслуживание клиента
Получение и ознакомление с электронной почтой
Получение из бухгалтерии списка оплаченных счетов, ознакомление с ним
Проверка наличия оплаченных товаров на складе
Обслуживание клиента
Уход по личным надобностям
Составление заказа поставщикам
Обслуживание клиентов
Обсуждение заказа с поставщиками по телефону
Обслуживание клиентов

Обслуживание клиентов
Уход по личным надобностям

Разговор с сослуживцем на личную тему
Обслуживание клиентов
Составление плана на следующий день
Выключение компьютера, наведение порядка на рабочем месте
Уход с работы

ПЗ=5+15+3+2=25

ОП=20+30+20+10+25+75+5+85+120+18+10=418

ОТЛ=5+60+5+5=75

Обработка записи наблюдений сводится: к определению продолжительности выполнения каждого вида работы и простоя; проставлению буквенных индексов; составлению фактического баланса времени.

Продолжительность каждой работы устанавливается вычитанием текущего времени рассматриваемого явления из текущего времени последующего. Продолжительность всего наблюдения равна продолжительности смены (при 8часовой- 480 мин.)

С использованием индексов затрат рабочего времени рассчитывается общая величина затрат по каждому виду работ и простоев. Эти данные записываются в баланс рабочего времени.

Индекс затрат времени	Вид затрат рабочего времени	плановая	фактическая
	Подготовительно-заключительное время
	Оперативное время
	Время на отдых и естественные надобности
	Потери рабочего времени по вине рабочего

На основе планового и фактического баланса времени рабочего дня рассчитывают показатели использования и потерь рабочего времени, делают выводы о возможном повышении производительности труда путем устранения выявленных потерь.

Так, на основе баланса определяется коэффициент улучшения использования рабочего времени. Для расчета пользуются формулой:

Купл.=Тэк./Т наб.

где Купл. – коэффициент использования рабочего времени;

Тэк. – возможное сокращение нерациональных затрат времени, мин.

Тнаб.- продолжительность наблюдения при проведении фотографии, мин.

К упл. = (25 – 10) + (418 – 405) + (75-25) + 22 / 480 = 0, 20

Прирост производительности труда (ДПТ) определяется следующим образом:

Вставить формулу

Потери времени по причинам, зависящим от рабочего (НД) равны:

Вставить формулу

Потери времени по причинам, не зависящим от рабочего равны:

Вставить формулу

Возможное повышение производительности труда за счет устранения

организационно-технических неполадок

потерь, зависящих от рабочего:

Следовательно, за счет улучшения дисциплины производительность труда повысится на 4%.

за счет устранения непроизводительной работы и всех потерь рабочего времени.

Теги: ,

В процессе работы с персоналом менеджеру часто приходится прибегать к использованию различных методов и инструментов. Один из них – «фотография рабочего дня».

Что это такое и цель ее проведения?

«Фотография рабочего дня» (или «фотография рабочего времени» , «хронометраж рабочего времени» ) – это изучение, насколько рационально расходует рабочее время конкретный сотрудник, отдел или бригада в целом. Происходит это с помощью непрерывного наблюдения, измерения и подробного фиксирования всех временных затрат на любое действие, операцию, перекур и т.д. в течение одного рабочего дня (смены).

Основная цель использования инструмента «фотография рабочего дня» — выявление резервов для повышения производительности труда.

Задачи, решаемые с помощью «фотографии рабочего дня»:

Выявление временных потерь в течение рабочей смены, анализ вызываемых их причин
Определение объемов и темпов выполнения заданий (выпущенной продукции и пр.)
Получение данных для расчета нормативов (время обслуживания рабочего места, перерыв на отдых и т.д.)

Способы проведения «фотографии рабочего дня»:

При помощи заранее установленной видеоаппаратуры

«Плюсы» способа: люди, не проинформированные о ведущейся съемке, будут вести себя естественно.

«Минусы»: для последующего анализа результатов необходимо сделать расшифровку видеозаписи на бумаге (время, действие человека).

Личное наблюдение сотрудника службы персонала

«Минусы»: сотрудники, не понимая, зачем нужна «фотография рабочего дня», подозревая, что работодатель просто «копает» под них, и боясь санкций (особенно снижения заработной платы), ведут себя неадекватно. Либо крайне агрессивно, либо чересчур старательно, либо вообще отказываются приступать к работе под бдительным взглядом «фотографа». В результате чего полученные данные становятся необъективными.

Поэтому, прежде чем приступать к исследованию, советуем провести разъяснительную работу среди персонала предприятия.

«Самофотографирование» — сотрудник самостоятельно описывает каждое свое действие

Этапы проведения «фотографии рабочего дня»:

Подготовка
Проведение исследования в течение выбранного отрезка времени + последовательное фиксирование всех действий объекта наблюдения
Анализ результатов
Разработка мероприятий, направленных на улучшение ситуации и ликвидацию потерь рабочего времени

«Фотография рабочего дня». Образец и порядок работы

Оформление

Для проведения исследования заранее приготовьте бланк, куда будете заносить полученную информацию. Что он в себя включает?

Исходную информацию:

Дата проведения «фотографии рабочего дня»
ФИО сотрудника
Наименование должности и отдела (место работы)

Таблицу с четырьмя колонками:

Что наблюдалось (любое действие сотрудника, событие и т.д.)
Текущее время (часы, минуты)
Продолжительность (в минутах)
Индекс затрат

В первой строчке таблицы обязательно укажите время начала наблюдения, в последней — окончания.

Как фиксировать информацию?

Специально обученный сотрудник службы управления персоналом следит за сотрудником и записывает на бланке действие и время (заполняются первая и вторая колонка). Например,

Сотрудник Иванов Олег Михайлович

Менеджер по работе с корпоративными клиентами, коммерческий отдел

Время начало наблюдения — 9.00

Приход на рабочее место — 9.00

Совещание с руководителем отдела — 9.05

Звонок клиенту — 9.15

Разбор электронной почты – 9.22

Чтение и редактирование договора — 9.33

Выход из кабинета по личным делам – 9.45

Общение по телефону с сотрудником службы доставки – 9.52

Оказание помощи новому клиенту в составлении заявки – 9.58

Звонок клиента – 10.15

Перекур – 10.23

Составление коммерческого предложения – 10.29

Завершение наблюдения – 18.00

Дальнейший порядок работы

Затем заполняется третья колонка бланка, то есть подсчитывается затраченное на каждое действие время (в минутах). И четвертая – проставляется индекс затрат согласно единой системе классификации затрат времени (таблица «Индексация затрат рабочего времени»).

Составляется сводка одинаковых затрат и балансов рабочего времени (и фактического и нормального). Полученные данные рассчитываются и анализируются. Делаются выводы.

«Фотография рабочего дня» — нужный инструмент на любом предприятии!

Проведение «фотографии рабочего дня» позволяет решить многие проблемы, максимально оптимизировать рабочий процесс. С ее помощью выявляются устаревшие или ошибочные нормы, уровень загруженности сотрудника, отдела или бригады в целом. А по ее результатам можно провести перераспределение обязанностей, увеличить производительность труда, усовершенствовать нормы, а может и выплатить премию.

«Фотография рабочего дня» кроме хронометража работ, позволяет провести анализ взаимоотношений между службами организации и оптимизировать бизнес-потоки.

Случается так, что сотрудник на рабочем месте не успевает выполнять поставленные перед ним задачи. Причины на то могут быть разные – низкая квалификация, слишком большая нагрузка или он просто занимается на работе не тем чем нужно. Собственно это можно проверить проведя специальное исследования. Фотография рабочего дня: пример заполнения, и случаи назначения следует рассмотреть детально.

Фотография рабочего дня (ФРД) – это инструмент, который помогает увеличить продуктивность работы любой компании, хотя на первом этапе она помогает узнать, куда именно сотрудник/сотрудники тратят свои рабочие часы.

Фотография рабочего времени – это метод, который помогает изучить временные затраты конкретного сотрудника на те или иные действия во время работы. Все наблюдения и измерения, полученные в процессе документируются, образец и пример заполнения фотографии рабочего дня будет представлен ниже.

Если метод успешно освоить – это поможет получать уникальные данные касательно организации рабочего процесса любого сотрудника, узнать производительность каждого. То есть в перспективе подкорректировать нагрузку и обеспечить все для того чтобы рабочие задачи выполнялись.

Предельно детальное исследование и нотирование результатов поможет найти ответ на следующие вопросы:

Сколько времени тратит сотрудник (исследуемый) на каждый вид работы с которым он сталкивается ежедневно?
Какой период тратят разные работники на выполнение одинаковых задач?
Есть ли возможности повысить эффективность труда и что для этого нужно?
Возможно ли упрощение или исключение каких-либо этапов, передача их другим структурным подразделениям?
Варианты установки норм продуктивности труда.
Причины невыполнения существующих рабочих норм.
Насколько эффективно использует конкретный сотрудник свое рабочее время?
Существуют ли технические проблемы, которые мешают выполнить поставленные задачи?

Важно! Фотография рабочего времени дает информацию, которую в будущем могут использовать экономисты и руководители для составления планов и бюджета компании, корректируют .

Некоторые особенности

Среди особенностей этого процесса можно выделить такие:

ФРД может осуществляться после введения нового оборудования, которое освобождает некоторых рабочих от их обязанностей.
Выполняет подобную работу зачастую уполномоченный сотрудник отдела кадров.
Фотографироваться может как все день, так и определенные операции, стадии, бригада или один специалист.
Прежде чем начать ФРД, следует определить цели, должностные обязанности исследуемых.
Иногда разрешается самофотографирование, то есть чтобы фотография рабочего времени проводилась самим сотрудником, деятельность которого нужно отследить. В этом случае подразумевается, что он сам делает все записи в отчете и фиксирует временные промежутки, потраченные на те или иные действия. Эта методика поможет сотруднику определить, в какие периоды его рабочее время тратиться нерационально.

Виды ФРД

Существует разделение на виды в зависимости от количества объектов, за которым буде вестись наблюдение. Конкретнее:

Индивидуальная – касается исследования рабочего времени конкретного сотрудника, при этом детализация затраченных сил будет максимально возможной.
Групповая – такая фотография рабочего дня предусматривает наблюдение за деятельностью группы сотрудников, которые связаны между собой определенными рабочими процессами. Основная задача этого исследования – это проверить насколько эффективное происходит взаимодействие, согласованы ли их действия, насколько каждый из них загружен, проверить иные процессы.
Комплексная – выявляет взаимосвязи рабочих процессов. Получается изучить ритм работы, рациональность применения оборудования. Данный метод будет полезен, если нужна разработка действий, направленных на увеличение эффективности труда.

Обратите внимание! Для того чтобы получить предельно точную картину и правдивые данные, фотографирование проводится на протяжении нескольких дней, недель и даже месяцев.

Кому полезны данные ФРД?

Фотография рабочего времени предоставит немало полезных данных для руководителя и собственника компании. Они получают картину эффективности работы сотрудников. Также не лишним будут эти данные для менеджера по персоналу, отдела кадров для формирования должностных инструкций, штата и т.д.

Конечно, помогут данные, полученные в результате ФРД самим сотрудникам, если он заинтересованы в повышении эффективности своей работы и выполнении должностных обязанностей.

Порядок проведения ФРД

Фотографирование рабочего времени – это процесс,который требует от исполнителя предельной щепетильности и внимательности. Ему нужно в буквальном смысле фиксировать все, в том числе разговоры по телефона на личные темы.

Начинается все с подготовки, определения цели. Так если задачи наблюдения – это определить соблюдают ли сотрудники правила , то проводить фотографирование можно сразу группы сотрудников. Если трудовая дисциплина нарушается – это будет заметно сразу. Например, очень часто ходят на перекуры или пьют чай не в отведенные для этого периоды, вместо того чтобы заниматься работой.

В тех ситуациях, когда нужна оптимизация рабочего дня одного работника, то фотографию рабочего дня проводят индивидуально для каждого. Фиксируется не только то, что он делает, но также процессы взаимодействия с остальными работниками, их эффективность.

Важно! Проводить ФРД можно как явно, так и скрыто, то есть, не сообщая об этом сотруднику. Как показывает практика, именно второй вариант помогает выявить, куда действительно тратится большая часть рабочего времени. Если выбран второй метод, то следует на этапе подготовки придумать легенду касательно внедрения наблюдателя.

Стоит заметить, что от инструктажа и обучения тех, кто будет проводить ФРД, зависят конечные результаты. Также на этом этапе следует согласовать бланки, в которые будет вноситься информация.

Правила внесения данных в ФРД

Для того чтобы бланк соответствовал требованиям, в него нужно внести такую информацию:

Название компании, ее структурного подразделения.
Название наблюдения, номер и дата его осуществления.
В самом бланке вносятся данные, относительно работника, за которым ведется наблюдение – ФИО, профессия, должность, выполняемая работа.
Краткая характеристика его должностных обязанностей.

После этого следует табличная часть, в которую вносятся конкретные временные затраты и описание действий, которые забрали это время. Например:

Включение компьютера – 5 минут.
Перекур – 10 минут.
Общение с клиентами – 45 минут.

И в такой хронологи расписываются все действия, осуществленные сотрудником за рабочий день. Ведутся все наблюдения в режиме реального времени. В конце подводится итог, где просчитываются такие важные пункты временных затрат:

Подготовительно-заключительные действия.
Время на обслуживание рабочего места.
Оперативное время.
Время перерывов.

Важно! Документ обязательно должен подписать начальник структурного подразделения, где исследуемый трудиться.

Вывод

Фотография рабочего времени – это эффективный инструмент проверки того чем занимаются сотрудники и почему они не успевают выполнять поставленные перед ними задачи. Такое наблюдение поможет, в том числе определить претендентов на увольнение или узнать сколько нужно людей добавить в штат.

Эффективность делает людей успешными, конкурентоспособными. Отличный инструмент для исследования того, насколько эффективно вы используете рабочее время, - фотография рабочего времени, другими словами ее еще называют хронометраж. Что это за инструмент, как им пользоваться и какие он приносит результаты - читайте в статье.

Что такое фотография рабочего времени?

Это способ исследования, при котором сплошному измерению подвергается целый рабочий день или определенный промежуток времени. Благодаря такому наблюдению можно получить информацию о том, чем занят сотрудник, группа сотрудников или бригада в течение рабочего дня. Наблюдение ведет специалист, также подобное исследование можно проводить и самостоятельно. Фиксации подвергаются тотально все действия, как относящиеся к работе, так и отвлечения, перекуры, и так далее.

Среди сотрудников, которые увлекаются тайм-менеджментом и осознают важность рационального использования времени, это популярный инструмент. Более того, если вас интересует вопрос о том, как оптимизировать рабочее время, фотография рабочего времени станет первым шагом. Управлять можно только тем, что измеряется. Нередко только наблюдение, даже без внесения изменений в рабочий день, уже приводит к росту эффективности.

Цели

Этот метод преследует ряд целей. Одна из самых важных - выявление потерь времени в течение рабочего дня. Следующая - определение причин потерь времени и разработка системы мероприятий, которая позволит работать более эффективно. Фотография рабочего времени позволяет разрабатывать нормативы по времени для рабочих процессов, перенимать организационный опыт у наиболее успешных сотрудников и обучать ему других людей для достижения высоких результатов.

Особенно ценными такого рода исследования становятся, когда решается вопрос о расширении или сокращении штата, перераспределении обязанностей.

Если вы хотите обсудить со своим руководителем повышение оплаты вашего труда или поиск помощника, составленная самостоятельно индивидуальная фотография рабочего времени станет отличной доказательной базой. У вас будут весомые аргументы, руководитель отнесется к вашим предложениям более серьезно, если подготовиться подобным образом.

Проведение фотографии рабочего времени

Несмотря на то что в названии процедуры присутствует слово «фотография», ничего из фотографической техники не потребуется. Достаточно только бумаги и ручки. Для упрощения задачи разработаны готовые бланки с образцами заполнения. Их можно найти в правовых системах типа «Консультант». Форму можно разработать и самостоятельно или обойтись обыкновенной таблицей.

Одного дня не всегда бывает достаточно, поэтому наблюдение может вестись несколько дней.

Весь процесс можно разделить условно на три этапа: подготовительный, процесс наблюдения, обработка результатов. На подготовительном этапе составляют и заполняют бланки, на этапе наблюдения ведется запись, на этапе обработки результатов подсчитывают, сколько времени занимает тот или иной вид работы, анализируется эффективность, делаются выводы.

Подсчет результатов

Работы по подготовке и завершению (запуск оборудования, подготовка нужных инструментов, выключение оборудования, уборка рабочего места).
Организационные вопросы.
Время, использованное на непосредственное выполнение обязанностей.
Перерывы на отдых и обед.

Можно выделить более мелкие группы, если это целесообразно для конкретного исследования. Затем рассчитывается коэффициент, показывающий эффективность или неэффективность рабочего дня сотрудника.

Бланк для хронометража

В бланке обязательно должна быть «шапка», куда вносится информация о ФИО и специальности сотрудника, предприятии, на котором ведется исследование, дате и времени проведения анализа.

Затем должна быть таблица. Первая колонка - это порядковый номер, затем столбик для наименования выполняемой работы. В третьей колонке отмечается промежуток времени, со скольки и до скольки выполнялась работа. В четвертой колонке подсчитывается сумма затраченного на работу времени. Можно добавить колонку для примечаний.

Основные виды исследования

Наблюдать могут за одним сотрудником, тогда это будет индивидуальная фотография. Могут наблюдать за группой или бригадой, тогда это будет групповая или бригадная фотография.

Если наблюдение ведется на протяжении всего рабочего дня, то такая фотография называется классической. Можно подвергать фиксации не весь день, а только его отдельные моменты.

Еще одно деление уже упоминалось выше. Наблюдать может специалист, или фотографированием рабочего дня можно заниматься самостоятельно. При использовании стороннего наблюдателя можно столкнуться с негативной реакцией сотрудников. Они могут отказаться работать под наблюдением или, наоборот, начать работать быстрее и больше, чем обычно, что приведет к неверным данным по временным затратам.

Могут быть проведены исследования и при помощи видеоаппаратуры. С одной стороны, это позволяет получить объективную информацию, с другой - не каждое действие можно четко разграничить, наблюдая за ним лишь со стороны, без комментариев лица, выполняющего работу.

Психологическая подготовка

Исследование того, как сотрудниками используется рабочее время - фотография рабочего времени, простой технически, но сложный психологически способ. Сотрудники воспринимают такие исследования как попытку следить за ними, ухудшить условия труда, выявить недостатки и наказать.

Поэтому важно уделить внимание предварительным разъяснениям важности подобного изучения. Серьезное влияние оказывает Если люди работают в атмосфере доверия и доброжелательности, то охотно пойдут навстречу всему, что поможет сделать организацию более эффективной и конкурентоспособной. Если же, наоборот, для коллектива характерно недоверие, постоянные наказания, то получить достоверную информацию, которая действительно даст результаты, будет крайне сложно.

Важно выстроить систему мотивации, при которой сотрудникам было бы выгодно работать наиболее эффективно.

Разбираем пример

Не для всякого сотрудника возможно составить точный хронометраж рабочего дня. Сложнее всего проводить его у сотрудников, занятых на управленческих должностях, особенно сложна фотография рабочего времени бухгалтера. Проще с теми специалистами, у которых операции имеют четкие границы и отличительные признаки. Как правило, это рабочие специальности.

Давайте рассмотрим пример. Сотрудник занимает должность менеджера в корпоративном отделе. Перед вами фотография рабочего времени (образец):

Начало рабочего дня - 9-00.
Подготовка (загрузка компьютера, подготовка документов) - 9-10.
Планерка - 9-15.
Телефонный разговор с ключевым клиентом - 9-30.
Проверка электронной почты - 9-42.
Подготовка договора для клиента - 9-53.
Перекур - 10-37.
Подготовка презентации нового продукта для клиента - 10-57.
Обед - 14-05.
Стажировка нового сотрудника - 14-58.
Перекур - 16-15.
Обзвон клиентов - 16-30.
Завершение дня (уборка рабочего стола, выключение компьютера) - 17-55.
Уход домой - 18-00.

Кому нужна такая информация?

В первую очередь заинтересованными лицами являются руководители и собственники компании, которые хотят понять, насколько оптимально загружен персонал, эффективно ли используются трудовые ресурсы компании.

Сотрудники отдела по работе с персоналом, кадровые службы тоже нуждаются в подобных исследованиях, чтобы составлять выполнимые должностные инструкции, подбирать именно то количество сотрудников, которое необходимо в организации, проводить исследовательскую работу.

Ответственные сотрудники и сами заинтересованы в том, чтобы рабочий день был использован эффективно, без простоев и авралов, не создавались ситуации с переработками или работой, взятой на дом.

Теперь вы знакомы с методикой, которая позволяет оценить, эффективно ли используется рабочее время (фотография рабочего времени). Попробуйте применить метод на практике, вы найдете большое количество резервов, увидите, как работать оптимально. Благодаря такому подходу можно превратиться в одного из самых продуктивных работников компании, а это обязательно увидят и оценят по достоинству.

Как известно, грамотное распределение времени на исполнение возложенных обязанностей, один из основных путей к повышению производительности труда и эффективности работы. Специалисты, умеющие правильно использовать рабочее время, способны работать в штатном режиме, без авралов и сверхурочных. Но… этого часто бывает мало. Если руководитель не может объективно оценить роль каждого работника в общем деле и распределить нагрузку в соответствии с его навыками и умениями, сам работник не справится. И в компании поселяется хаос.

Что это такое фотография рабочего дня и зачем она нужна

Знакомая картина для многих работников офиса. Все чем-то заняты. Переговоры и совещания, отчеты и презентации, графики и диаграммы. Бесконечная суета и ворох заданий, сыплющихся как из рога изобилия. Сегодня мы открываем магазин? Нет, кафе? Едем заключать договор поставки?

Как итог. Все на нервах, в коллективе растет недовольство, результативность падает до нуля. Здесь на помощь может прийти фотография рабочего дня. А именно, тщательное изучение использования рабочего времени, с фиксированием временных затрат на те или иные действия. И неважно: составление ли это важного отчета либо перекур.

Вопреки сложившемуся мнению, что хронометраж рабочего времени процедура, не предвещающая ничего хорошего работникам, сегодня это далеко не так.

Цели и задачи

Конечно, большинство компаний ставит перед собой задачу найти неэффективно используемые минуты или часы и сократить расходы на оплату труда. Как вариант, уволить одного работника и переложить его обязанности на оставшихся специалистов без дополнительной оплаты, или увеличить нормы выработки при сдельной форме оплаты труда.

Однако, у фотографии рабочего времени есть множество других задач.

Что касается работников , экономического отдела или бухгалтерии, то фотография рабочего времени поможет правильно оценить использование рабочего времени, распределение обязанностей и нагрузки. Сделать выводы о необходимости проведения тех или иных мероприятий.
На ее основании рассчитывают нормы и сдельные расценки.
С ее помощью легко выявить причины невыполнения нормативных показателей или низкой эффективности работы по продажам. А такое может быть не только по вине работника. Среди причин ошибки в расчетах, нерациональное использование оборудования, неравномерная загрузка мощностей, несвоевременное получение заданий.

Вполне вероятно окажется, что экономист составляет графики, которые никому не нужны, а важные отчеты делает после работы. Или в отделе продаж результат приносят несколько человек, а остальные лишь создают видимость бурной деятельности, ведя переговоры и совещания. Да и не у всех есть способность быстро продать продукт большому количеству покупателей. Но это вовсе не означает, что специалист лишний в отделе продаж. Возможно, он умеет быстро и качественно собирать информацию и анализировать ее. В этом случае пересмотр его обязанностей поможет работнику реализовать себя, а руководителю делегировать ему часть обязанностей менеджеров, позволив им больше времени работать, например, с базой клиентов.

Основная задача такого мероприятия, как фотография рабочего времени – повысить эффективность работы компании за счет сокращения затрат и использования потенциала каждого работающего в полной мере.

Особенности проведения фотографии рабочего времени

Особенности в выполнении фотографии рабочего времени будут зависеть от нескольких факторов.

Цели. Для расчета норм и расценок потребуется заполнить 4–5 наблюдательных листов фотографии рабочего дня, чтобы потом избежать ошибок в расчетах.
Выявление неэффективно используемого рабочего времени. Самый сложный и ответственный момент. Так как требует объективного подхода, понимания функций и задач каждого работника. Проводится несколько раз с довольно большим временным интервалом. Стараются учесть сезонность, неравномерность нагрузки по дням недели и времени суток. Для менеджеров отдела продаж подобный контроль должен быть постоянным. Меняются спрос и предложение, меняются покупатели, а значит, меняются и временные затраты. Благо современные технологии позволяют сделать мониторинг рабочего времени, не привлекая большого количества специалистов.
Профессии работника. Для каждой профессии существуют некоторые особенности выполнения хронометража рабочего дня.

Если работник занят на производстве, где каждый день проводит одну и ту же операцию, то для анализа будет достаточно провести 1–2 замера, чтобы в полной мере оценить эффективность его работы.
К повару в ресторане будут совсем другие требования. Его нагрузка в полной мере зависит от количества посетителей. И если повар пьет чай в подсобке, то это может и не его вина, а руководства, которое не смогло привлечь посетителей. Интересно, кого уволить или лишить премии? Повара? Администратора? Маркетолога? Того, кто не справляется со своими обязанностями. А это повод для дальнейшего, более глубокого анализа.
А когда приходить делать фотографию рабочего времени к бухгалтеру, экономисту, специалисту отдела продаж? В период подачи отчетности, подготовки сделки или аукционных мероприятий они будут крутиться как белка в колесе. Но бывают периоды, когда будут прилагать все усилия для создания хоть какой-то видимости работы. Правильный ответ – в разные периоды, предварительно изучив существующие распределение обязанностей и нагрузку. Только в этом случае можно объективно изучить использование рабочего времени и сделать необходимые корректировки в их работе.

Отдельной строкой стоят водители и экспедиторы. Проведение фотографии рабочего дня этой категории довольно трудоемкий процесс, который большинство компаний стараются возложить на современные технологии. Тем не менее, анализ простоев поможет лучше понять их причину и возможно отказаться от услуг некоторых поставщиков, которые регулярно срывают сроки погрузки. Ведь это ваши прямые убытки.

Кому полезны данные

Результаты фотографии рабочего времени, прежде всего, попадают на стол экономистов, менеджеров среднего и высшего звена. И если экономистам они нужны для дальнейших расчетов, выведения норм и расценок для оплаты труда, то у руководства свои цели.

Тщательный анализ и разработка мероприятий, выявление фактов неэффективного использования рабочего времени и разработка мероприятий, направленных на исправление ситуации. При объективном подходе можно значительно повысить результативность работы отдела, и маржу всей компании. Только не стоит действовать в ключе «закрыть курилку» и «отключить всем Интернет». Последнее в наше время совсем не вариант. Лучше устроить чемпионат по игре в «Косынку» и всех призеров депремировать.

Если подходить к делу с целью, грамотно, то в отделе продаж можно оценить:

время, потраченное на непосредственно продажи, и сбор данных, оформление документов и подготовку отчетности. Не редкость, когда громоздкие отчеты, забирают у менеджеров много времени. При этом являются трудночитаемыми и малоинформативными;
степень процессов. Одна хорошая программа, а их для продаж сейчас создано немало, позволит специалистам сократить время на сбор информации и аналитику и направить его на активное продвижение товаров;
совещания и тренинги. Это неотъемлемая часть работы отдела по продажам. Но эффективны ли они и не много ли их. Если они сегодня потеряли свою актуальность и отнимают слишком много времени, то пора менять подходы;
нагрузку. Особенно касается ритейла. Не секрет, что группы товаров занимают разное время. А значит и временные затраты у менеджеров разные. Возможно нужно кого-то разгрузить, а кому-то добавить работы.

Виды фотографии рабочего времени

Некоторые особенности в проведении фотографии рабочего времени зависят от ее вида. Подразделяют на индивидуальную, групповую и бригадную.

Индивидуальная

Один из самых легких способов получить точные сведения о затратах времени на выполнение той или иной операции, а так же на подготовку рабочего места, на получение задания и материалов. Такой вид фотографии рабочего дня специалиста содержит наименьшее количество погрешностей.

Чаще всего индивидуальную фотографию рабочего времени применяют для выведения норм и расценок при применении индивидуальной сдельной оплате труда. А также для определения эффективности работы специалистов, которые работают не в команде, а по своему направлению. Применяется такой вид нечасто, поскольку требует большого количества трудозатрат. Ведь получается, что несколько дней один инженер-нормировщик будет занят с одним работником. Идеально подходит для менеджеров отдела продаж.

Групповая

Наиболее часто встречающийся вид фотографии рабочего времени. Подходит для индивидуального анализа использования рабочего времени, но при этом в зоне наблюдения может быть до 15 человек. Помогает оценить работу отдела, небольшого производственного цеха, торгового объекта или кафе. Имея перед глазами общую картину, легко выявить «слабое звено» в команде и промахи руководителя. Способ не отличается большой точностью, и не подходит для обоснования норм и расценок.

Проводят фотографию рабочего времени следующим образом. Наблюдатель с равной периодичностью подходит к каждому работнику и отмечает в карточке, что в данный момент тот делает.

Бригадная

В принципе схожа с индивидуальной, только объектом является бригада работников, занятых на выпуске одной продукции или производственном этапе, в котором можно точно определить начало процесса и его конец. Чаще всего применяется для обоснования норм и расценок при всех видах сдельной коллективной оплаты труда. В случае, когда в ходе исследования появляются сомнения в эффективности бригады, или регулярном невыполнении норм, то проводят групповую фотографию рабочего дня.

Практически никогда не применяется для офисных работников, в том числе и отдела продаж.

Порядок проведения

Решение о проведении фотографии рабочего дня принимает руководитель.

Определение целей

В качестве инициаторов подобных мероприятий могут выступать руководители всех рангов, желающие оценить эффективность работы подчиненных, инженеры-нормировщики при запуске в производство нового вида продукции, экономисты, сомневающиеся в нормах или расценках. Фотография рабочего дня, свод результатов и их анализ – дело не одного дня.

Подготовка

После определения целей и задач, которые планируется выполнить в ходе предстоящих мероприятий, начинается непосредственная подготовка. В соответствии с ними выбирают форму проведения фотографии рабочего времени, определяют количество исследований и их даты, готовят карты рабочего дня, назначают исполнителей и ответственных. Все даты согласовываются с непосредственными руководителями подразделений, в которых будет проходить хронометраж. Именно они смогут правильно оценить нагрузку и выбрать наиболее подходящее время. Нормировщики предварительно знакомятся с основными этапами работ на исследуемом объекте.

В настоящее время можно отследить работу менеджера отдела продаж с помощью программного обеспечения, телефонных разговоров и простого системного администратора. Но если есть желание проверить эффективность выполнения задач с большой долей достоверности, то лучше привлечь постороннего человека, который сможет оценить ее как индивидуально, так при работе всего отдела продаж.

Фотографирование рабочего дня

Процесс фотографирования запускают с момента начала рабочего времени.

При индивидуальном способе наблюдатель отмечает время, наименование операции или вида работ, и время окончания. Он имеет право уточнить вид выполняемых работ или составляемых отчетов и документов. Особенно, если это касается работников офиса.
При групповой форме наблюдатель периодически подходит к каждому работнику и вносит в карточку, выполняемые работы. Периодичность и время наблюдения зависит от количества людей, занятых в фотографии рабочего времени. При привлечении экспертов, лучше представить его работникам отдела. При нужном уровне подготовке он легко справиться с задачей незаметного наблюдения.
При бригадной форме наиболее сложно провести фотографирование рабочего времени. Проводится оно в разрезе профессий и по каждой операции, выполняемой в бригаде. Так же как и при групповой форме, наблюдатель подходит к каждому работнику. Наиболее точные результаты будут получены при работе с 3–5 наблюдаемыми.

Правила внесения данных

Заполнение листов фотографии рабочего дня проводится либо вручную, либо, при наличии программного обеспечения, сразу вносится в программу.

Наблюдатель заполняет лицевую сторону листа, где указывается цель проведения фотографии рабочего времени, ее объект, дата, время начала и окончания, данные наблюдателя. При внесении данных следует начинать записи с подготовки рабочего времени, и заканчивать его уборкой, если таковая имеется. Началом выполнения следующей операции считается время окончания предыдущей. Все записи делаются понятным почерком без исправлений и помарок. Рассчитывается и вносится время по каждой операции.

По окончании фотографирования наблюдатель заполняет сводную часть листа, где суммирует время по отдельным операциям и временным затратам. Подписывает лист фотографии и отдает на обработку.

Обработка результатов

Обработку результатов чаще всего проводят в автоматическом режиме. Занимаются ею экономисты или инженеры по нормированию труда. Они сводят результаты в таблицы, где видны затраты времени в разрезе операций, работников, профессий, бригад или подразделений.

Анализ результатов

В ходе анализа фотографий рабочего времени устанавливают удельный вес его затрат на эффективные, необходимые и неэффективные мероприятия. Сопоставляют их с нормами для каждой отрасли. Оценивают работу сотрудников, их нагрузку, находят резервы рабочего времени и возможность сокращения затрат, перераспределения обязанностей, повышения или уменьшения норм и расценок. И конечно анализируют причины простоев, задержек с получением заданий, материалов, инструментов и прочих факторов, влияющих на эффективность работы.

Пример ФРВ

Форма фотографии рабочего дня состоит из трех частей. Титульного листа, непосредственно наблюдательного листа и сводной таблицы обработки данных.

Наблюдательный лист представляет собой таблицу, со столбцами, где указывается время начала и конца операции, вид выполняемой операции, затраты времени в часах и минутах. В сводной части указывается вид операции и сумма затраченного времени по ней за день наблюдения. В качестве образца представлены индивидуальные листы фотографии рабочего дня некоторых профессий.

Бухгалтер

Как говорилось ранее, распределение рабочего времени у бухгалтера значительно различается по периодам. За пример возьмем обычный рабочий день.

Инженер

Одна из специальностей, фотография рабочего времени может сказать или много или ничего. Зависит от отрасли. Как правило, если инженер сидит на месте, а оборудование работает стабильно, то это лучший вариант для нанимателя.

Экономист

В анализе использования рабочего времени экономиста, так же много субъективных факторов. Начиная от отрасли и заканчивая направлением работы самого экономиста. В качестве примера приведен контрольный лист экономиста или менеджера отдела по продажам.

Медсестра

Одна из специальностей, в которой распорядок рабочего дня мало зависит от внешних причин, сезонности и прочих объективных факторов. Конечно, если это не реанимация.

Водитель

Из его листа фотографии рабочего времени можно узнать многое. Правда, сегодня большинство компаний предпочитает работать с GPRS-навигацией.

Из листа видно, что по причине покупателя переработка водителя составила 1,5 часа. Если такое повторяется постоянно, то стоит либо выставить претензии к покупателю, либо переложить затраты на транспортную компанию.

Недостатки методики

Метод практически не имеет недостатков. Последние, как правило, связаны с человеческим фактором. Это ошибки в замерах затраченного времени, некорректное заполнение листов ФВР и неточности в расчетах. Может сыграть свою негативную роль и субъективный подход специалиста, который впоследствии будет проводить аналитику временных затрат.

Фотографирование рабочего дня сегодня становится все более доступным, благодаря современным технологиям. И это хорошо. Оно позволяет не только высчитать нормы или расценки, но и совершенно по-новому взглянуть на эффективность использования самого важного ресурса любой компании. Кадров. А они решают многое.