Informační technologie pronikají do různých oblastí podnikání takovou rychlostí, že je někdy obtížné posoudit jejich relevanci. Pozoruhodným příkladem je implementace systému elektronické správy dokumentů (EDMS). Vede k mizení stohů otravných papírových dokumentů. Na první pohled je to vynikající výsledek a další podobná technika bude brzy nemožná. Je to tak?

Argumenty pro EDS

Údaje získané na základě studií provedených v USA hovoří ve prospěch elektronické správy dokumentů:

1. Podle odhadů se v této zemi používají asi 4 biliony papírových dokumentů a jejich počet roste o 22 % ročně.
2. Zhruba 90 % z nich neopustí kancelář, ale jsou prostě předáváni ze zaměstnance na zaměstnance.
3. V průměru je každý dokument zkopírován 19krát.
4. Polovinu pracovní doby stráví vyhledáváním potřebných informací a pouze 10 % jejich studiem.
5. Zhruba 8 % dokumentů se jednoduše ztratí.

Společnost Advanced Processing & Imaging po provedení svého výzkumu dospěla k závěru, že malý podnik o 20 zaměstnancích utratí za kopírování nebo tisk různých dokumentů asi 180 000 USD, což je na uvažování o elektronické správě dokumentů docela působivé číslo.

Informační technologie jsou zaváděny obzvláště aktivně v Singapuru. Například všechny telegrafní úřady byly uzavřeny již v roce 2002, protože tyto služby již nebyly žádané.

Výhody

Elektronická správa dokumentů má řadu významných výhod:

• Zajišťuje transparentnost a efektivní kontrolu nad tvorbou, přijímáním a prováděním dokumentů, maximálně zrychluje obchodní procesy;
• V praxi některé pokyny prostě zaměstnanci neprovádějí. EDMS umožňuje řídit nejen pracovní proces, ale i jeho výsledek;
• Zkrácení času na rozesílání, vyhledávání a vytváření dokumentů. Systém je schopen samostatně vytvářet registry, reporty a přehledy, což má pozitivní vliv na efektivitu firmy;
• Každý podnik věnuje velkou pozornost zachování důvěrnosti. Ztráta cenných informací může vést k milionovým ztrátám. Zabavit papírové dokumenty a převést je na třetí stranu je dost snadné. EDMS takové situace nemůže zcela vyloučit, ale jednoznačně upravuje přístup k informacím v závislosti na oprávnění zaměstnance. Zároveň můžete vždy kontrolovat, kdo konkrétní dokumenty použil nebo provedl změny;
• EDMS urychluje proces seznamování zaměstnanců s novými dokumenty a zajišťuje práci společnosti v jediném informačním prostoru.

Nedostatky

Systém elektronické správy dokumentů není bez určitých nevýhod:

• Jeho hlavní nevýhodou je nebezpečí vniknutí viru do firemních počítačů a následná ztráta všech informací. Pro jistotu budete potřebovat záložní systém;
• Další nevýhodou je nedostatečná připravenost personálu na zavedení takového systému. Mnoho zaměstnanců nemá dostatečné znalosti pro kompetentní práci v EDMS. Mezitím na tom závisí nepřetržité fungování jeho provozu;
• Zavedení elektronické správy dokumentů vyžaduje značné finanční investice;
• Je třeba poznamenat, že jednotný informační prostor se v Rusku ani v SNS dosud nevytvořil. Ne každý podnik si tedy může vyměňovat elektronické dokumenty;
• Pro implementaci EDMS existují určitá omezení. Každé HR oddělení například vyžaduje osobní podpis zaměstnance na řadě dokumentů. Postup pro vedení sešitů je také přísně regulován.

Elektronický systém správy dokumentů je užitečný především pro velké podniky s rozvětvenou strukturou divizí. Může zlepšit efektivitu jejich fungování, ale nedostatky v této fázi brání procesu jeho realizace. EDMS vyžaduje vážné zlepšení, a zatímco jeho vývoj pokračuje, bude i nadále poptávka po černé a bílé.

Dobrý den, milý kolego! Rozvoj informačních technologií nestojí a spolu s nimi se vyvíjejí obchodní procesy a některé věci úplně mizí. Postupně tak různé společnosti, včetně státních úřadů, přecházejí od papírové správy dokumentů k elektronické. V tomto článku se budeme zabývat konceptem „elektronické správy dokumentů“, hlavními formami systemizace a implementace. Zůstaň s námi. Doufám, že prezentované informace výrazně sníží časové, pracovní a finanční náklady vašeho podnikání nebo, pokud se teprve chystáte podnikat, zabráníte chybám v tomto směru.

1. Co je elektronická správa dokumentů a jaké typy EDI existují?

Ještě doslova před 5 lety se s takovým konceptem jako „elektronický systém správy dokumentů“ dalo setkat velmi zřídka. Postupně se zaváděním výpočetní techniky do našich životů se začala zavádět výměna dat bez použití papírových médií.

Elektronická správa dokumentů v Rusku je moderní technologie, která může výrazně zjednodušit procesy v podniku, zkrátit dobu vyhledávání a generování dokumentů a tak dále.

Pojďme se tedy podívat na základní pojmy, se kterými se v tomto článku setkáme.

Kancelářská práce je soubor opatření k organizaci oběhu dokumentů v podniku. Má určitý algoritmus, soubor pravidel a různé směry. Takže v mnoha organizacích je možné rozlišovat mezi takovými typy, jako je personální evidence, výroba a tak dále. V jádru se jedná o podporu dokumentace.

Elektronický dokument je dokument vytvořený pomocí výpočetní techniky, který lze podepsat elektronickým podpisem a uložit jako soubor ve specializovaném formátu na počítači nebo v síti (místní nebo na internetu).

Tok dokumentů je rozsáhlý systém pro vytváření, interpretaci, příjem, přenos, archivaci dokumentů a také sledování jejich implementace a ochranu před neoprávněným přístupem. Tok dokumentů může být jednoduchý (na papíře) nebo elektronický.

A nakonec, elektronická správa dokumentů je soubor automatizovaných procesů při práci s dokumenty, prováděných elektronicky, nesoucí koncept „bezpapírové kancelářské práce“.

Elektronický tok dokumentů může probíhat jak v rámci organizace, tak mezi organizacemi.

Podívejme se, jaké typy toku dokumentů existují:

1. tok výrobních dokumentů;
2. Tok řídicích dokumentů;
3. Archivace (soubor postupů pro archivaci dokumentů);
4. Personální záležitosti (soubor postupů pro tok personálních dokumentů);
5. Tok účetních dokladů;
6. Tok skladových dokladů;
7. Tajné (důvěrné) kancelářské práce;
8. Tok technických a/nebo technologických dokumentů atd.

Je zřejmé, že systémů toku dokumentů může být tolik, kolik je procesů pokrytých podnikem. Je možné, že například ve vaší organizaci nebudou chybět personální a účetní záznamy, protože toto účetnictví budete provádět pomocí služeb a tak dále.

Jaké úkoly EDF plní?

• zajišťuje transparentnost činnosti organizace a efektivitu řízení prostřednictvím automatické kontroly plnění úkolů v podniku;
• poskytuje podporu pro dodržování mezinárodních standardů kvality;
• poskytuje podporu pro efektivní shromažďování, řízení a přístup k informacím a znalostem. Poskytuje personální flexibilitu tím, že ukládá celou historii aktivit zaměstnance v podniku;
• zaznamenává všechny procesy;
• optimalizuje a automatizuje podnikové procesy a mechanismy pro jejich implementaci a kontrolu v podniku;
• Vyloučením papírových dokumentů z oběhu dochází k velkým úsporám zdrojů snížením nákladů na papír a kazety. Díky EDI je pro podnik snazší řídit pohyb dokumentů prostřednictvím kanálů organizace;
• zjednodušuje a snižuje náklady na ukládání dokumentů prostřednictvím elektronické archivace.

Probrali jsme s vámi tedy základní koncepty a typy toku elektronických dokumentů a také úkoly, které tento systém řeší.

2. Co je automatizace elektronické správy dokumentů. Elektronická správa dokumentů: klady a zápory

Elektronická správa dokumentů je informační systém, který umožňuje racionálněji a snadněji využívat firemní data. Zahrnuje specializovaný software, e-mail, který umožňuje rychlou komunikaci, internet, lokální síť a tak dále. V různých organizacích se tento druh komplexu může skládat z různých složek.

Hlavní výhody elektronické správy dokumentů oproti papírové jsou:

• schopnost vyhledávat soubory v systému pomocí různých filtrů a parametrů;
• úplné vyúčtování výroby nebo jakákoli jiná dokumentace;
• rychlá příprava podnikových zpráv;
• operativní řízení podniku a výměna informací prostřednictvím zabezpečených kanálů odkudkoli (není nutné, aby všichni byli společně na stejném území, aby mohli komunikovat);
• jednotné šablony pro vytváření dokumentů;
• dohled a kontrola personálu;
• rozdělení přístupových práv k podnikovým informacím podle určitých kritérií a parametrů;
• snížení nákladů na papír (a obecněji pak do určité míry řešení problémů životního prostředí);
• je možné snížit počet zaměstnanců zapojených do práce s papíry, stejně jako snížit pronajaté (obsazené) prostory z důvodu nedostatku papírových archiválií.

Co se týče nevýhod EDI (elektronická správa dokumentů), není jich tolik. Jedná se o poměrně drahý software a časově náročný, jak na školení zaměstnanců, tak na digitalizaci stávajících dokumentů. Ale pokud právě začínáte podnikat, neměli byste mít problémy s implementací elektronické správy dokumentů, protože zaměstnanci budou v tomto systému již pracovat v počáteční fázi.

3. Co je potřeba k přechodu na elektronickou správu dokumentů?

Pokud jsme tedy pochopili koncept elektronického toku dokumentů a hlavní výhody, nyní navrhuji zvážit systémy automatizace hlavní kanceláře a elektronické správy dokumentů, jakož i procesy pro implementaci těchto systémů.

Jak již vyplynulo z výše uvedených informací, nestačí pouze zakoupit a nainstalovat software, je důležité proškolit zaměstnance a kompletně restrukturalizovat celý výrobní proces vašeho podniku. Pokud s podnikáním teprve začínáte, pak to pro vás bude o něco jednodušší, jelikož obchodní procesy ještě nejsou spuštěny.

Proces zavádění EDI v již fungující společnosti by měl probíhat postupně. Postupné zapojení všech strukturálních divizí podniku do provozu.

Úplně první etapou bude vytvoření automatizované kancelářské práce. Ve všech fázích se můžete setkat nejen s technickými problémy, ale také s psychologickými, protože je obtížné „porušit“ již zavedená pravidla.

Důležité je zakoupit a nainstalovat software EDF od jednoho dodavatele, nastavení celého systému pak bude mnohem jednodušší a nezpůsobí poruchy.

Podívejme se na základní požadavky na implementaci procesu implementace elektronické správy dokumentů v organizaci.

Za prvé dostupnost počítačového vybavení pro instalaci softwaru;

Za druhé všichni zaměstnanci podniku zapojení do tohoto procesu musí být sebevědomými uživateli PC a mít k nim přístup;

Třetí, mezi týmem musí existovat elektronické prostředky komunikace, jako je email, skype a podobně;

Čtvrtý, potřebujete vytvořit specializovanou divizi nebo ji angažovat jako outsourcingovou společnost (více o outsourcingu si můžete přečíst v).

A konečně, administrativní sektor společnosti musí být připraven na to, že místo obvyklého „ručního“ podpisu bude používán.

Pokud jsou tedy splněny všechny stanovené požadavky, můžete začít s přechodem na používání elektronických dokumentů a elektronické správy dokumentů.

4. Typy systémů elektronické správy dokumentů

V této části článku se podíváme na systémy elektronické správy dokumentů. Chtěl bych poznamenat, že jakýkoli systém může obsahovat prvky následujících kategorií, ale v zásadě mají specifickou orientaci v každé oblasti, která je spojena s pozicováním produktu.

1. Elektronické archivy

elektronické archivy (EA) jsou elektronické systémy pro správu dokumentů s důkladně propracovanými prostředky pro ukládání a získávání informací. Díky dokonalému systému EA lze vyhledávat nejen podle názvu dokumentu, ale také podle klíčových parametrů.

2. EDI systémy s vyvinutými nástroji workflow (WF).

Poměrně složitá kategorie, ve které samotné dokumenty nemají prvořadý význam. Zde se práce dostává do popředí a k ní jsou již připojeny dokumenty. Pohybují se tedy po určité trase (tvrdé směrování). Pomocí takových systémů je možné organizovat práci v určitých oblastech, pro které jsou předem známy a předepsané všechny algoritmy.

3. EDI systémy zaměřené na podporu řízení organizace a akumulaci znalostní báze

Tyto typy programů jsou zpravidla hybridní a mohou kombinovat prvky předchozích dvou. Kromě toho může být základním prvkem buď dokument, nebo úkol, v závislosti na výběru. K vykonávání řídící funkce potřebuje organizace jak přísné směrování, tak volné směrování, kdy směrování dokumentu je předepsáno manažerem (například: po registraci příchozího dokumentu jej manažer „popíše“ podle jeho významu a účelu ), proto obě tyto technologie mají své místo v té či oné situaci. Takové systémy aktivně využívají vládní agentury a velké společnosti, ve kterých je hierarchie jasně rozdělena a existují určitá pravidla a postupy. Zaměstnanci sami vytvářejí dokumenty, připravují je, rozhodují a sledují jejich plnění.

4. EDI systémy typu kolaborace (kolaborace)

Tyto systémy jsou zaměřeny na spolupráci a jsou novinkou v oblasti správy elektronických dokumentů. Vznikly kvůli měnícím se podmínkám na trhu a potřebě jasně se zaměřit na určité oblasti bez zbytečného balastu. Jsou opakem výše uvedených systémů, protože chybí jasná hierarchie v organizaci a formalizaci toku práce. Jejich hlavním úkolem je zajistit spolupráci lidí v organizaci, i když se nacházejí v různých částech světa, a také uchovat výsledky odvedené práce. Zpravidla jsou vytvářeny jako portály, což jsou úložné a publikační služby.

5. Systémy s rozvinutými doplňkovými službami

Myslím, že jste nejednou slyšeli pojem CRM (řízení vztahů se zákazníky) - jedná se o službu pro řízení vztahů se zákazníky, projektové řízení, fakturaci a podobně. Tyto typy služeb jsou různé a mohou zahrnovat různé sady služeb.

Před implementací programů elektronické správy dokumentů ve velkých podnicích vám doporučuji provést hloubkovou analýzu prezentovaných systémů a vybrat ten optimální se seznamem systémů použitelných pouze pro vaši organizaci. Je důležité, aby EDMS poskytoval příležitost pro efektivní řízení podniku a transparentnost všech jeho procesů, ale zároveň vysokou úroveň důvěrnosti.

Při výběru platforem vám doporučuji věnovat zvláštní pozornost organizaci archivů elektronických dokumentů, automatizaci toku dokumentů, zohlednění individuálních charakteristik vašeho podniku a zapojení do již existujícího systému.

5. Problémy zavádění systémů elektronické správy dokumentů

Každá společnost, která se snaží modernizovat procesy a držet krok s dobou, tak či onak, čelí problémům se zaváděním nových systémů. To může také ovlivnit organizaci, která si přeje zavést systémy elektronické správy dokumentů.

Podívejme se, s jakými problémy se můžete setkat:

Za prvé, jak jsme již řekli, s ohledem na klady a zápory EDI se jedná o psychologickou bariéru, ale problém není jen v tom. Překážkou může být také nízká úroveň vzdělání zaměstnanců společnosti, neochota učit se a strach z transparentnosti procesů. Jedním slovem - konzervatismus.

Za druhé, mnoho podniků se bohužel ještě nedokázalo posunout daleko od sovětského typu řízení, a to faktoru ředitele sovětského období, kdy sám nechce pracovat s počítačem, prohlížet a upravovat dokumenty.

Třetí, časté strukturální změny v organizaci a slabá formalizace podnikových procesů.

Čtvrtý, tak či onak budete muset komunikovat s vnějším světem, který ještě zcela nepřešel na elektronickou správu dokumentů, ačkoli o to usiluje.

6. Elektronická správa dokumentů ve veřejných zakázkách

V tomto odstavci článku bych rád reflektoval hlavní body regulační regulace správy elektronických dokumentů ve veřejných zakázkách.

Podle článku 5 federálního zákona ze dne 5. dubna 2013 č. 44-FZ „O smluvním systému v oblasti zadávání zakázek na zboží, práce, služby pro potřeby státu a obcí“:

„V rámci vztahů uvedených v části 1 článku 1 tohoto federálního zákona je mezi účastníků smluvního systému v oblasti zadávání zakázek, včetně podávání žádostí o účast na určení dodavatele (zhotovitele, realizátora) a finálních návrhů. V tomto případě musí být uvedené žádosti, konečné návrhy a dokumenty podepsány vylepšeným elektronickým podpisem a předloženy pomocí „.“

Tento článek také uvádí, že klíče pro rozšířené elektronické podpisy a jejich ověřovací certifikáty lze získat pouze od specializovaných certifikačních center, která obdržela akreditaci v souladu s federálním zákonem č. 63-FZ ze dne 6. dubna 2011.

Autorizované orgány vypracovávají postup pro interakci stanovených certifikačních středisek s jednotným informačním systémem a rozvíjejí se i bezpečnostní požadavky.

Má-li tedy dodavatel (účastník zakázky) elektronický podpis, nebrání účasti ve veřejné zakázce.

V tomto článku jsme se tedy podívali na základní principy elektronické správy dokumentů. Mezi nejznámější korporace poskytující služby v oblasti prodeje a instalace softwaru patří 1C, 1C-Rarus, ABBY a další.

To je pro dnešek vše. Doufám, že tento materiál byl pro vás užitečný. Přeji hodně štěstí a uvidíme se v dalších číslech.

Setrvačnost lidských návyků je hlavní překážkou zavádění systémů elektronické správy dokumentů (EDMS) v podnicích. Jejich výhody se brzy stanou rozhodujícími v konkurenčním boji, a tak je nyní třeba myslet na převedení kancelářské práce na digitální koleje.

Právní základ EDS

Velké podniky s rozsáhlou pobočkovou sítí rychle přecházejí na elektronickou správu dokumentů, což je usnadněno přítomností dostatečného legislativního rámce.

Zákony upravující práci EDMS jsou:

1. č. 149-FZ „O informacích, informatizaci a ochraně informací“.
2. č. 63-FZ „O elektronických podpisech“.
3. č. 263-FZ „O zrušení omezení toku elektronických dokumentů“.
4. občanský zákoník.
5. Řád rozhodčího řízení.

Přímé legislativní normy jsou pro všechny stejné, ale při zavádění EDS musí podnik navíc vypracovat řadu interních administrativních dokumentů:

• předpisy pro používání digitálních podpisů;
• podniková pravidla správy elektronických dokumentů s algoritmem pro řešení kontroverzních situací;
• dokument o dodržování pravidel, který musí podepsat všichni zaměstnanci.

Zaměstnanci společnosti jsou povinni používat pouze certifikované digitální podpisy a nástroje na ochranu kryptografických informací. Dodržování tohoto pravidla a konzistence legislativního rámce umožňují učinit jednání zaměstnance v podnikovém EDMS právně významné.

Podstata a funkce EDMS

Systém elektronické správy dokumentů je automatizovaný systém správy pracovních toků, který zaměstnancům umožňuje interakci prostřednictvím digitálních zařízení bez použití papírových médií.

Základní funkce EDMS jsou:

• vytváření, přenos, ukládání elektronických dokumentů (ED);
• digitalizace papírových dokumentů;
• vytvoření karty dokumentu s jejími atributy;
• generování dokumentů na základě hotových šablon se zadanými atributy;
• vyhledávání dokumentů v centralizované databázi;
• směrování dokumentů;
• kontrola příjmu dokumentu a provádění pokynů v něm obsažených;
• vedení deníků, klasifikátorů;
• převod ED do kompatibilních formátů;
• automatická registrace příchozí dokumentace;
• zasílání upozornění;
• schvalování dokumentů;
• kolektivní práce s ED;
• interakce prostřednictvím elektronické dokumentace s protistranami společnosti;
• generování zpráv o provedení a pohybu dokumentů.

Důležitým parametrem EDMS je jeho modularita, která umožňuje rozšířit funkcionalitu bez výrazné změny základního nastavení.

Typy EDMS

Je zřejmé, že velké průmyslové podniky a obchodní společnosti mají na EDMS odlišné požadavky. Proto jsou softwarové produkty rozděleny do dvou kategorií v závislosti na standardizaci pracovních procesů:

• "krabicový";
• základní s rozsáhlými možnostmi konfigurace.

"Krabicové" produkty jsou určeny pro skladové provozy, kancelářské procesy a malosériovou výrobu. Vyžadují pouze modulární konfiguraci a zavedení primárních informací.

Jejich vlastnosti:

• rychlé nastavení;
• standardizované školení;
• není nutná žádná úprava;
• nízké náklady na údržbu.

Základní platformy jsou nasazeny ve velkých podnicích s jedinečnými organizačními a výrobními strukturami. Takové EDMS vyžadují zdlouhavý vývoj, včetně vlastních IT specialistů zákazníka.

Mají následující vlastnosti:

• schopnost přizpůsobit se konkrétním obchodním procesům;
• tvorba dalších softwarových modulů dle požadavků zákazníka;
• proměnlivost rozhraní;
• potíže s plánováním nákladů kvůli neschopnosti odhadnout množství vylepšení.

Pro většinu malých podniků a obchodních organizací postačují standardní „krabicová“ řešení.

Výhody elektronického systému správy dokumentů

Převedení toku podnikových dokumentů do elektronické podoby přináší společnosti výhody na několika organizačních úrovních. EDMS umožňuje zjednodušit práci managementu i řadovým zaměstnancům.

Taktické výhody

Elektronická správa dokumentů umožňuje snížit aktuální provozní náklady podniku. Při rozhodování o instalaci EDMS v celém podniku se doporučuje změřit produktivitu zaměstnanců před implementací systému. Můžete vypočítat čas na dokončení úloh šablony, schválení návrhů a vyhledání požadovaných dokumentů. Samostatně můžete určit aktuální náklady na kancelářské vybavení a psací potřeby.

Na základě efektivity základních procesů společnosti jsou zdůrazněny následující výhody EDMS:

1. Uvolnění fyzického prostoru na uživatelských pracovních stanicích.
2. Snížení nákladů na pronájem archivních prostor.
3. Úspora času pracovníků při kopírování dokumentů, jejich zpracování a zapisování do deníků.
4. Snížení nákladů na papír a materiály pro kopírovací zařízení.
5. Zkrácení času potřebného k přenosu papírových dokumentů mezi odděleními.
6. Úspora času zaměstnanců díky plné automatizaci části provozních procesů.
7. Zvýšení produktivity zaměstnanců snížením rutinní práce.

Taktické výhody EDMS nejvíce usnadňují práci řadovým zaměstnancům, a tak si vylepšení všimnou jako první.

Strategické výhody

Strategické cíle při zavádění EDMS ovlivňují hlavní obchodní procesy: ukazatele zisku, rychlost a účinnost komunikace s protistranami, ochrana obchodních informací.

V těchto oblastech lze identifikovat následující výhody elektronické správy dokumentů:

1. Vytvoření centralizovaného informačního prostoru s databází ED a regulovaným vzdáleným přístupem k ní.
2. Urychlit vyhledávání informací podle atributů.
3. Možnost komplexní ochrany komerčních informací v počítačové síti.
4. Zvýšení transparentnosti pracovních procesů, předcházení korupčním schématům.
5. Možnost paralelního schvalování interních dokumentů.
6. Vzdálený přístup k pracovním procesům mimo pracoviště.
7. Zvýšená bezpečnost dokumentů a nemožnost jejich padělání.
8. Prudký nárůst realizace zakázek díky online sledování akcí zaměstnanců.

Strategické výhody přispívají k růstu ovladatelnosti a image společnosti, což přináší významné výhody při získávání nových zákazníků.

Výhody pro běžné uživatele

Dlouhodobé rutinní operace jsou považovány za zdraví škodlivé a výrazně snižují produktivitu. Monotónní zpracování požadavků a dokumentů v různých programech odvádí pozornost od povinností a zabírá lví podíl pracovní doby.

EDMS má řadu výhod pro řešení těchto uživatelských problémů:

1. Pohodlné umístění ED v archivu, což vám umožní najít je podle atributů během 1-2 minut.
2. Regulace provozních procesů. Zaměstnanec tak dostává pouze ty úkoly, které má podle pracovní náplně plnit.
3. Urychlení adaptace nových zaměstnanců na pracovní procesy automatizací vnitropodnikové interakce.
4. Možnost získání informací o řetězci schvalování a fázích realizace projektu.
5. Omezení rutinních operací kombinací pracovních prostředí na počítačích, používání šablon, eliminace fáze tisku dokumentů a jejich podepisování.

Snížení počtu a trvání nespecifických operací umožňuje věnovat čas přímo pracovním procesům, které vyžadují vysokou kvalifikaci.

Přínosy pro podnikovou IT strukturu

Při implementaci EDMS je integrován se stávající IT infrastrukturou a poskytuje následující výhody:

• usnadnění kontroly nad systémem, snížení kvalifikačních požadavků na jeho správce;
• schopnost konfigurovat nové šablony a cesty dokumentů bez standardních programovacích nástrojů;
• spojení několika aplikací do jednoho pracovního prostředí;
• schopnost škálovat systém bez dodatečných nákladů;
• není třeba vyměňovat stávající počítače;
• komplexní ochrana sítě proti malwaru.

EDMS obnáší určité investice do technických prostředků, které se však v krátké době vrátí.

Počítačový hardware se stává kompatibilním, což vede ke zvýšenému využití zdrojů.

Výhody pro manažery

Elektronická správa dokumentů zefektivňuje práci řídících pracovníků díky následujícím výhodám systému:

1. Mobilita EDMS, možnost přístupu k ED prostřednictvím vzdálených počítačů na služebních cestách.
2. Pohodlné sledování zaměstnanců pomocí zpráv o jejich efektivitě práce, produktivitě a včasném plnění úkolů.
3. prostřednictvím integrace s .
4. Zrychlení logistických postupů mezi dodavateli a odběrateli při sdílení EDMS. Primární ED je možné vyměnit připojením k jedinému externímu operátorovi, který zaručuje právní legitimitu dokumentů.
5. Poskytování přístupu k finančním informacím výhradně vrcholovým manažerům, s výjimkou sekretariátu.
6. Snížení pravděpodobnosti ztráty důležitých dokumentů.

Manažer se může vždy přihlásit do systému a vygenerovat zprávu o výkonu každého zaměstnance.

Povědomí zaměstnanců o této skutečnosti jim nedává možnost relaxovat a starat se o své věci.

Nevýhody elektronické správy dokumentů

Zavedení elektronické správy dokumentů v podniku má také své nevýhody. Jsou to právě oni, kdo brání malým podnikům zavádět plnohodnotné skladové operace a řízení založené na EDMS.

Mezi nevýhody patří:

1. Možnost poškození databáze neznámým škodlivým kódem. Pravidelné zálohování informací o zařízeních, která nejsou připojena k síti, může tento nedostatek vyřešit.
2. Obtížnost adaptace zaměstnanců ve věku 40+ na digitální formu interakce.
3. Vysoká cena. Cena domácího EDMS pro malé podniky se pohybuje od 1 000 do 10 000 USD.
4. Efektivita EDMS se snižuje při absenci elektronického toku dokumentů mezi protistranami společnosti.
5. Přínos systému v kompaktních kancelářích bez dalších pracovních jednotek a prostor je sporný.
6. Nutnost duplikovat ED v papírové podobě při práci s některými protistranami.

Tyto nedostatky jsou z velké části dány zpožděním při přijímání potřebných právních norem a nízkou mírou pronikání EDS do podnikatelského prostředí. Trendy však naznačují, že za 10–20 let bude elektronická správa dokumentů v podniku považována spíše za pravidlo než za výjimku.

Jak vybrat správný EDMS?

Výběr EDMS není snadný, protože existuje vysoká pravděpodobnost nákupu špatného produktu nebo uzavření smlouvy s nekompetentní společností.

Proto je při rozhodování o nákupu elektronického programu pro správu dokumentů nutné vzít v úvahu řadu jeho vlastností:

1. Provozní doba výrobce EDMS na ruském trhu. Pro přizpůsobení se vnitrostátní legislativě jsou nutné roky praktických zkušeností s implementací takových systémů.
2. Soulad s průmyslovými standardy.
3. Kompatibilita se strukturou společnosti.
4. Možnost a náklady na další podporu softwarového produktu.
5. Škálovatelnost EDMS při rozšiřování podniku.
6. Dostupnost dokumentace pro konfiguraci softwaru IT specialistům na plný úvazek.
7. Úroveň zabezpečení informací.
8. Možnosti zálohování dat
9. Doba zotavení po poruchách.

Pro konečný výběr společnosti pro implementaci EDMS se doporučuje analyzovat několik poskytovatelů, prostudovat demo materiály a požádat o instalaci demo verze softwaru. Při rozhodování je důležité zohlednit náklady na modernizaci zařízení a úroveň odborné přípravy vlastních IT specialistů.

Potíže při implementaci EDMS

Proces zavádění EDMS v Rusku je ovlivněn používáním mnoha nelicencovaných programů uživateli, jejich nekompatibilitou a převahou manuálního řízení obchodních postupů.

V důsledku toho se poskytovatelé elektronické správy dokumentů potýkají v podnicích s následujícími potížemi:

1. Různé formáty ukládání dat v různých odděleních.
2. Nedostatek strukturovaných informací v používaných aplikacích.
3. Neregulovaný systém přístupu zaměstnanců ke specifickým podnikovým procesům. Standardní forma popisů práce nepomáhá organizaci elektronického řídicího systému.
4. Tok informací je přetížen byrokratickými procedurami a schvalováním.
5. Selhání kvůli ukládání dat v různých aplikacích.
6. Počítačová negramotnost zaměstnanců podniku a sabotáž školících akcí na úrovni účinkujících.
7. Nesoulad EDMS s průmyslovými standardy a podzákonnými předpisy.

K přechodu na elektronickou správu dokumentů nestačí rázné rozhodnutí vedení. Je nutná systémová restrukturalizace pracovních povinností zaměstnanců a řídící struktury společnosti. Je žádoucí integrace se systémem, který musí být instalován podle zákona.

Důležitou oblastí při zavádění EDS je přísná personální politika vůči nekompetentním a neškoleným zaměstnancům. Protože jejich neochota pracovat podle nových principů výrazně prodraží proces implementace a elektronickou podporu. EDMS musí komunikovat s lidmi v rámci jediného mechanismu, takže jeho špatně fungující prvky musí být včas opraveny nebo nahrazeny.

Přečtěte si také

Máme hotové řešení a vybavení pro

Vyzkoušejte zdarma všechny funkce platformy ECAM

Smlouva o ochraně osobních údajů

a zpracování osobních údajů

1. Obecná ustanovení

1.1. Tato dohoda o důvěrnosti a zpracování osobních údajů (dále jen Smlouva) byla přijata svobodně a z vlastní svobodné vůle a vztahuje se na všechny informace, které Insales Rus LLC a/nebo její přidružené společnosti, včetně všech osob zahrnutých do stejná skupina s LLC „Insails Rus“ (včetně LLC „Služba EKAM“) může získat informace o Uživateli při používání jakýchkoli stránek, služeb, služeb, počítačových programů, produktů nebo služeb LLC „Insails Rus“ (dále jen služby) a během provádění Insales Rus LLC jakékoli dohody a smlouvy s Uživatelem. Souhlas Uživatele se Smlouvou, vyjádřený jím v rámci vztahů s některou z uvedených osob, se vztahuje na všechny ostatní uvedené osoby.

1.2.Užívání Služeb znamená, že Uživatel souhlasí s touto Smlouvou a podmínkami v ní uvedenými; v případě nesouhlasu s těmito podmínkami se Uživatel musí zdržet používání Služeb.

"V prodeji"- Společnost s ručením omezeným "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, zapsaná na adrese: 125319, Moskva, Akademika Ilyushina St., 4, budova 1, kancelář "11" na jedné straně a

"Uživatel" -

nebo fyzická osoba, která má právní způsobilost a je uznávána jako účastník občanskoprávních vztahů v souladu s právními předpisy Ruské federace;

nebo právnická osoba registrovaná v souladu se zákony státu, jehož je tato osoba rezidentem;

nebo individuální podnikatel registrovaný v souladu se zákony státu, jehož je taková osoba rezidentem;

která přijala podmínky této smlouvy.

1.4. Pro účely této Smlouvy strany stanovily, že důvěrnými informacemi jsou informace jakékoli povahy (výrobní, technické, ekonomické, organizační a jiné), včetně výsledků duševní činnosti, jakož i informace o způsobech provádění odborné činnosti (mimo jiné: informace o produktech, pracích a službách; informace o technologiích a výzkumných činnostech; údaje o technických systémech a vybavení včetně softwarových prvků; obchodní prognózy a informace o navrhovaných nákupech; požadavky a specifikace konkrétních partnerů a potenciální partneři, informace týkající se duševního vlastnictví, jakož i plány a technologie související se vším výše uvedeným) sdělované jednou stranou druhé v písemné a/nebo elektronické podobě, výslovně označené smluvní stranou jako její důvěrné informace.

1.5. Účelem této smlouvy je chránit důvěrné informace, které si strany budou vyměňovat během jednání, uzavírání smluv a plnění závazků, jakož i jakékoli jiné interakce (včetně, ale nikoli výhradně, konzultací, žádostí a poskytování informací a provádění jiných instrukce).

2. Odpovědnosti smluvních stran

2.1. Smluvní strany se zavazují, že budou zachovávat mlčenlivost o všech důvěrných informacích obdržených jednou smluvní stranou od druhé smluvní strany během interakce smluvních stran, nebudou tyto informace zveřejňovat, zveřejňovat, zveřejňovat ani jinak poskytovat žádné třetí straně bez předchozího písemného souhlasu smluvních stran. druhou smluvní stranou, s výjimkou případů uvedených v platné právní úpravě, kdy je poskytnutí takových informací odpovědností smluvních stran.

2.2.Každá smluvní strana přijme veškerá nezbytná opatření k ochraně důvěrných informací za použití přinejmenším stejných opatření, která smluvní strana používá k ochraně svých vlastních důvěrných informací. Přístup k důvěrným informacím je poskytován pouze těm zaměstnancům každé smluvní strany, kteří je přiměřeně potřebují k plnění svých oficiálních povinností podle této smlouvy.

2.3.Povinnost zachovávat mlčenlivost o důvěrných informacích platí po dobu platnosti této Smlouvy, licenční smlouvy na počítačové programy ze dne 1. prosince 2016, smlouvy o připojení k licenční smlouvě na počítačové programy, agenturní a jiné smlouvy a po dobu pěti let. po ukončení jejich činnosti, pokud se strany samostatně nedohodnou jinak.

a) pokud se poskytnuté informace staly veřejně dostupnými, aniž by došlo k porušení povinností jedné ze stran;

b) pokud se o poskytnutých informacích dozvěděla jedna strana v důsledku jejího vlastního výzkumu, systematických pozorování nebo jiných činností prováděných bez použití důvěrných informací získaných od druhé strany;

c) jsou-li poskytnuté informace legálně obdrženy od třetí strany, aniž by byla povinna je uchovávat v tajnosti, dokud je neposkytne jedna ze stran;

(d) pokud jsou informace poskytovány na písemnou žádost vládního úřadu, jiného vládního úřadu nebo orgánu místní samosprávy za účelem výkonu jejich funkcí a jejich zpřístupnění těmto orgánům je pro smluvní stranu povinné. V tomto případě musí Strana neprodleně informovat druhou Stranu o obdržené žádosti;

e) pokud jsou informace poskytnuty třetí straně se souhlasem Strany, o níž jsou informace předávány.

2.5.Insales neověřuje správnost údajů poskytnutých Uživatelem a nemá schopnost posoudit jeho způsobilost k právním úkonům.

2.6. Informace, které Uživatel poskytuje Insales při registraci do Služeb, nejsou osobními údaji, jak je definováno ve federálním zákoně Ruské federace č. 152-FZ ze dne 27. července 2006. "O osobních údajích."

2.7. Společnost Insales má právo provádět změny této smlouvy. Pokud jsou v aktuálním vydání provedeny změny, zobrazí se datum poslední aktualizace. Nová verze smlouvy vstupuje v platnost okamžikem jejího zveřejnění, pokud nová verze smlouvy nestanoví jinak.

2.8. Přijetím této smlouvy uživatel rozumí a souhlasí s tím, že společnost Insales může uživateli zasílat personalizované zprávy a informace (včetně, ale nikoli výhradně) za účelem zlepšení kvality služeb, vývoje nových produktů, vytváření a zasílání osobních nabídek na Uživatele, informovat Uživatele o změnách v Tarifních plánech a aktualizacích, zasílat Uživateli marketingové materiály k předmětu Služeb, chránit Služby a Uživatele a pro jiné účely.

Uživatel má právo odmítnout zasílání výše uvedených informací písemným oznámením na e-mailovou adresu Insales -.

2.9. Přijetím této Smlouvy Uživatel chápe a souhlasí s tím, že Služby Insales mohou používat cookies, čítače a další technologie k zajištění funkčnosti Služeb obecně nebo jejich jednotlivých funkcí konkrétně, a Uživatel nemá vůči Insales žádné nároky v souvislosti s tím. s tím.

2.10 Uživatel je srozuměn s tím, že zařízení a software, které používá k návštěvě stránek na internetu, může mít funkci zákazu operací s cookies (pro jakékoli stránky nebo pro určité stránky), jakož i smazání dříve přijatých cookies.

Společnost Insales má právo stanovit, že poskytování určité Služby je možné pouze za podmínky, že uživatel povolí přijímání a přijímání souborů cookie.

2.11 Uživatel je samostatně odpovědný za bezpečnost prostředků, které si zvolil pro přístup ke svému účtu, a také samostatně zajišťuje jejich důvěrnost. Uživatel je výhradně odpovědný za veškeré akce (a jejich důsledky) v rámci nebo používání Služeb pod účtem Uživatele, včetně případů dobrovolného předání údajů Uživatelem pro přístup k účtu Uživatele třetím stranám za jakýchkoli podmínek (včetně na základě smluv). nebo dohody). V tomto případě se všechny úkony v rámci nebo používání Služeb pod účtem Uživatele považují za provedené Uživatelem samotným, s výjimkou případů, kdy Uživatel oznámil Insales neoprávněný přístup ke Službám pomocí Uživatelského účtu a/nebo jakékoli porušení (podezření z porušení) důvěrnosti jeho prostředků pro přístup k vašemu účtu.

2.12. Uživatel je povinen neprodleně oznámit Insales každý případ neoprávněného (Uživatelem neoprávněného) přístupu ke Službám pomocí účtu Uživatele a/nebo jakékoli porušení (podezření z porušení) důvěrnosti jeho prostředků přístupu k účet. Z bezpečnostních důvodů je Uživatel povinen samostatně bezpečně ukončit práci pod svým účtem na konci každé relace práce se Službami. Společnost Insales nenese odpovědnost za možnou ztrátu nebo poškození dat ani za jiné následky jakékoli povahy, které mohou nastat v důsledku porušení ustanovení této části Smlouvy Uživatelem.

3. Odpovědnost smluvních stran

3.1 Strana, která porušila povinnosti stanovené Smlouvou ohledně ochrany důvěrných informací předávaných podle Smlouvy, je povinna na žádost poškozené strany nahradit skutečnou škodu způsobenou takovým porušením podmínek Smlouvy. v souladu s platnou legislativou Ruské federace.

3.2 Náhradou škody nezanikají povinnosti porušující Smluvní strany řádně plnit své povinnosti podle Smlouvy.

4.Další ustanovení

4.1. Veškerá oznámení, žádosti, požadavky a jiná korespondence podle této smlouvy, včetně té, která obsahuje důvěrné informace, musí být písemná a musí být doručena osobně nebo prostřednictvím kurýra nebo zaslána e-mailem na adresy uvedené v licenční smlouvě pro počítačové programy ze dne 12/ 01/2016, ujednání o přistoupení k licenční smlouvě pro počítačové programy a v této Smlouvě nebo na jiných adresách, které může Strana následně písemně specifikovat.

4.2 Pokud jedno nebo více ustanovení (podmínek) této smlouvy je nebo se stane neplatnými, nemůže to sloužit jako důvod pro ukončení ostatních ustanovení (podmínek).

4.3 Tato Smlouva a vztah mezi Uživatelem a Insales vzniklý v souvislosti s aplikací Smlouvy podléhají právu Ruské federace.

4.3 Uživatel má právo zasílat veškeré návrhy nebo dotazy týkající se této Smlouvy na Službu uživatelské podpory Insales nebo na poštovní adresu: 107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, budova 11-12 př. nl „Stendhal“ LLC „Insales Rus“.

Datum zveřejnění: 12.01.2016

Celé jméno v ruštině:

Společnost s ručením omezeným "Insales Rus"

Zkrácený název v ruštině:

LLC "Insales Rus"

Jméno v angličtině:

Společnost s ručením omezeným InSales Rus (InSales Rus LLC)

Legální adresa:

125319, Moskva, st. Akademika Ilyushina, 4, budova 1, kancelář 11

Emailová adresa:

107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, budova 11-12, BC „Stendhal“

INN: 7714843760 Kontrolní bod: 771401001

Bankovní detaily:

informační počítačová síť elektronický dokument

Bez ohledu na to, jak optimisté a skeptici se přou o elektronické dokumenty, nikdo nepopírá fakt, že naprostá většina kancelářských dokumentů vzniká na počítačích. Důvody pro takové bezpodmínečné vítězství informačních technologií jsou zcela jasné:

• - elektronické dokumenty lze snadno vytvářet, upravovat, reprodukovat, distribuovat a předávat dál;
• - vyhledávání potřebných informací je mnohem snazší a kontextové vyhledávání poskytuje příležitosti, o kterých by se při papírování mohlo jen zdát;
• - snadněji a s menší námahou se řeší otázky rezervace informací a dokumentů, vytváření pojistných fondů atd.;
• - v podnikatelské činnosti a ve veřejné správě umožňují elektronické dokumenty při správném použití urychlit rozhodování a zlepšit jejich kvalitu.

Rozšířené používání elektronických systémů pro přípravu a správu papírových dokumentů postupně stírá hranice mezi elektronickými a neelektronickými dokumenty. V řadě zákonů a norem po celém světě je například tiskový výstup definován jako forma prezentace elektronického dokumentu na papíře.

Obdobné znění se objevuje i v regulačních dokumentech našich vládních orgánů:

Předpisy o požadavcích na činnost účastníků finančních trhů při používání elektronických dokumentů (schválené nařízením Federální služby pro finanční trhy ze dne 8. prosince 2005 N 05-77/pz-n):

„...dokument v elektronické podobě a (nebo) jeho kopie na papíře, ověřená předepsaným způsobem...“.

Předpisy o postupu při uznávání osob jako kvalifikovaných investorů (schválené nařízením Federální služby pro finanční trhy ze dne 18. března 2008 N 08-12/pz-n):

"4.7. Osoba, která je uznávána jako kvalifikovaný investor, je povinna na žádost Federální služby pro finanční trhy Ruska a v souladu se stanoveným požadavkem předložit registr v elektronické podobě a (nebo) jeho kopii na papír, ověřený předepsaným způsobem.“

Elektronické dokumenty, jako každá technologie, však mají své nevýhody, které je třeba vzít v úvahu:

• - rychlé zastarávání technologií, které nutí organizace neustále zlepšovat své pracovní metody, pravidelně přesouvat dokumenty a informace z jednoho systému do druhého a migrovat je ze zastaralých médií a formátů na nové;
• - krátká životnost nosičů informací a jejich rozmanitost, což vede k jejich poměrně časté aktualizaci, což vyžaduje, aby organizace neustále sledovala bezpečnost informací;
• - nedořešené právní problémy a především problematika legislativního uznání právní síly skutečně používaných elektronických dokumentů;
• - složitost nejen zajištění bezpečnosti, ale i zničení elektronických dokumentů oproti papírovým;
• - nutnost využívat vysoce kvalifikovaný personál, jehož platy automaticky zvyšují náklady na správu dokumentů a informací.

Kromě toho je nyní nemožné zcela opustit papír a jiná analogová paměťová média z mnoha důvodů:

• - v prvé řadě se jedná o stávající požadavky legislativy a předpisů na vyhotovení řady dokumentů na papíře. To se týká především nejvýznamnějších dokumentů v podnikatelské činnosti, jako jsou listiny zakládací listiny, listiny majetku, licence atd.;
• - ať už mluvíme o výhodách elektronických dokumentů jakkoli, měli bychom vzít v úvahu i to, že pro mnoho manažerů a specialistů je při důležitých rozhodnutích pohodlnější pracovat s papírem;
• - neméně důležité je, že během několika staletí se vyvinula dobře fungující technologie pro tvorbu, zpracování, dlouhodobé uchovávání a ničení papírových dokumentů, existuje jak plnohodnotný legislativní a regulační rámec, tak i metodický vývoj a doporučení využitelná v praktické práci;
• - pro práci s papírem a mikrofilmem nejsou potřeba žádné speciální technické prostředky, což činí tyto typy médií vhodnějšími pro ukládání duplikátů nebo kopií těch dokumentů, které mohou být naléhavě potřeba v případě různých druhů mimořádných událostí a katastrof, kdy elektronické dokumenty nemusí být k dispozici.

Navzdory tomu, že světové společenství ještě není připraveno úplně opustit papírové dokumenty, stále více se projevují jejich nedostatky, které jsou prohlubovány stále se zvyšujícími požadavky na rychlost zpracování informací a rozhodování: - nízká rychlost tvorby , zpracování a přenos dokumentů a informací na papírová média je méně kompatibilní s potřebami podniků a státní správy, které stále více využívají informační technologie. Dokumentovat „elektronické“ činnosti pouze na papíře je téměř nemožné;

• - vyhledávání informací v papírových dokumentech je mnohem obtížnější a pomalejší, což je pro operativní práci krajně nepohodlné;
• - uložení papírových dokumentů vyžaduje značný prostor, což vyžaduje neustále se zvyšující náklady na pronájem či nákup prostor, jejich vybavení a zvyšování počtu personálu obsluhujícího tato úložiště;
• - správa papírových dokumentů (včetně kontroly přístupu k nim) probíhá zpravidla na úrovni případu, což se stále více ukazuje jako nedostatečné jak při řešení problémů hlavních obchodních činností, tak při zajišťování bezpečnosti informací.

Výhody a nevýhody používání elektronické správy dokumentů

podpis smlouvy pomocí e-mailu bude uznáván stejně jako běžné dopisy, telegramy, telexy, telefaxy atd. bez

Změny občanského zákoníku Ruské federace se stále zvažují a daňové úřady jsou již připraveny přijímat elektronické dokumenty. Účetní ani daňová legislativa nezakazují používání elektronických primárních dokumentů:

• aktuálně platný federální zákon ze dne 21. listopadu 1996 č. 129-FZ „O účetnictví“ neobsahuje omezení promítání transakcí do elektronického dokumentu;
• Nový zákon o účetnictví ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ, který vstoupí v platnost v příštím roce, obsahuje přímou informaci o možnosti evidovat obchodní transakce na základě listinných i elektronických dokumentů.

Praxe, která se teprve začíná utvářet, však ukazuje, že „populární“ výměna faktur a dalších primárních dokumentů je ještě daleko.

Obecně je samozřejmě povzbudivé, že byl vytvořen a úspěšně implementován regulační rámec pro právně významnou správu elektronických dokumentů, včetně výměny elektronických faktur. Proto mnoho zvláště velkých podniků a organizací začíná vážně uvažovat o přechodu na bezpapírový tok dokumentů.

Všude má své pro a proti. Například někdo, kdo používá program 1C, si dnes může dovolit odeslat elektronický dokument kliknutím na jedno tlačítko za předpokladu, že:

za druhé, zákonodárce zavedl vlastní přísné formáty pro některé primární dokumenty, například formát faktury (příkaz Federální daňové služby ze dne 5. března 2012 č. ММВ-7-6/138@ „O schválení formátů faktur, účetní deník přijatých a vydaných faktur, nákupní kniha a prodejní kniha, doplňkové listy nákupní knihy a prodejní knihy v elektronické podobě“). Jiné jsou pouze doporučeny, aby měli poplatníci možnost uplatnit právo na zaslání primárních dokumentů na žádost správce daně. Hovoříme o doporučených formátech faktury TORG-12, potvrzení o převzetí práce (služeb) (Příkaz Federální daňové služby ze dne 21. března 2012 č. ММВ-7-6/172@ „O schválení formátů prvotních účetních dokladů“).

V seznamu doporučených formátů dokumentů, které může daňová služba přijímat elektronicky, tedy nejsou uvedeny žádné formuláře potvrzení o přijetí za dokončené smluvní stavební a montážní práce (KS-2), offsetové odsouhlasovací úkony atd. Mnoho organizací navíc používá přepracované formuláře dokumentů. V důsledku tohoto přístupu bude počet přívrženců elektronické správy dokumentů minimální, protože formulář KS-2 je velmi oblíbeným dokumentem. Pro stavební organizace samozřejmě existuje východisko: smlouva může uvádět, že průběžné platby se provádějí podle aktu ve volné formě (ve formátu schváleném podle doporučení Federální daňové služby Ruska) a provede se konečná platba. podle formuláře KS-2. Ten bude předložen v papírové podobě, dokud nebude schválen jeho elektronický formát.

Vzhledem k tomu, že je výhodnější předkládat doklady jako soubor než samostatně po jednom (například elektronická faktura, papírová sestava), je vhodné používat formuláře doporučené správcem daně.

Najdou se samozřejmě výjimky. Například dnes ani zítra nebude možné předat nákladní list v elektronické podobě, protože musí obsahovat podpisy tří stran - zákazníka, dopravce a příjemce zboží.

Mnozí jistě budou chtít pro každý případ udělat papírové verze – duplikáty elektronických dokumentů s podpisy a pečetěmi. Možnost zálohování samozřejmě neuškodí, pokud nezaznamenáte stejnou částku dvakrát.

Uvažujme otázku data přijetí faktury, které určuje okamžik uplatnění odpočtu DPH u kupujícího.

Pokud jde o papírovou verzi hlavního dokladu DPH - faktury - lze uvažovat o následujících datech:

• datum vyznačené na faktuře. Pokud účty dorazí poštou, nadešel konec čtvrtletí a poplatník musí promítnout odpočet v tomto čtvrtletí, pak může být obálka odeslána do sběrového papíru a faktura do knihy přijatých faktur a podle toho do nákupů rezervovat. S jinými dokumenty je snazší pracovat, protože nemusí být evidovány v žádných kontrolovaných knihách a časopisech;
• datum na poštovním razítku - tato možnost je velmi výhodná, když odpočet DPH může „zkazit“ obrázek za vykazované období, protože daňová služba často zpochybňuje možnost „hrát si“ s daty faktur mezi zdaňovacími obdobími;
• datum na potvrzení od kurýra je jednodušší a zároveň obtížnější. Na jedné straně se lze během jednoho nebo dvou dnů dohodnout na stanovení vhodného termínu, například v případě doručení na konci nebo mimo pracovní den. Na druhou stranu datum převzetí nelze jednostranně změnit, jako je tomu u poštovního doručování.

Ve vztahu k elektronické verzi jakýchkoliv primárních dokumentů je uvažováno pouze jedno datum - přijetí oznámení od kupujícího. To může být skutečně problematické vzhledem k tomu, že v praxi je často z nějakého důvodu potřeba vyměnit dokument.

Díky toku papírových dokumentů lze na žádost kupujícího nebo dodavatele dokumenty téměř vždy vyměnit „zpětně“. V případě vystavení elektronické faktury procházející přes provozovatele, tzn. prostřednictvím třetí strany je to prostě nemožné. Fakturu si samozřejmě můžete vygenerovat a i poslat klientovi emailem, ale faktura s datem 27. června operátorovi neunikne ani 5. července nebo dokonce 28. června.

Na to by měly pamatovat ty organizace, které poskytují tzv. průběžné služby nebo dodávky a vystavují jeden doklad pro více dodávek najednou. Patří sem komunikační služby, internet, prodej pekařských a mléčných výrobků. I při elektronickém způsobu vydávání přepravních dokladů je nepravděpodobné, že je bude možné vydat velkému počtu protistran. Pro jednoho kupujícího se tedy účtenky za měsíc „uzavřou“ do posledního data, pro jiného 3–5 dní po skončení měsíce, ale provozovatel by neměl promeškat předběžnou uzávěrku (3–5 dní před konec měsíce), jak je tomu nyní u toku papírových dokumentů .

Jinými slovy, pokud organizace napíše do elektronické faktury, že faktura je vystavena za služby poskytnuté v červnu běžného roku, pak by na faktuře mělo být datum pouze 29. června (nebo 30. června, pokud byl tento den pracovním dnem v organizace) nebo 2. – 3. července 2012

V praxi mohou nastat následující situace:

• na konci čtvrtletí kupující s největší pravděpodobností neobdrží fakturu kvůli dovolené a opravdu ji potřebuje. Aby nepřišel o dobré vztahy, dodavatel je samozřejmě připraven udělat vše za něj. Pak má dodavatel i přes existenci dohody o výměně dokumentů elektronicky plné právo vystavit papírovou fakturu. V tomto případě se elektronický duplikát již nezasílá;
• faktura byla odeslána, ale kupující si všiml nepřesnosti a faktura byla vrácena dodavateli k přepracování. V prodejní knize je tato faktura evidována již v den odeslání provozovateli.

Ve fakturách vystavených počínaje datem vstupu v platnost nařízení vlády Ruské federace ze dne 26. prosince 2011 č. 1137 prodávající provádí opravy (včetně oznámení kupujících o objasnění faktury v elektronické podobě) vygenerováním nových kopií faktur. V novém vyhotovení není dovoleno měnit ukazatele uvedené v řádku 1 faktury (datum/číslo) sestavené před provedením oprav a je vyplněn řádek 1a, který uvádí pořadové číslo opravy a datum opravy. Do knihy tržeb se tak zapisuje jak předchozí, tak i nové vyhotovení faktury (bod 7 usnesení č. 1137).

Takové akce nejsou u nákupní knihy poskytovány. Jinými slovy, v případě obdržení duplikátu faktury bude kupujícímu zaregistrována pouze druhá a poslední kopie faktury.

Pro kontrolu aktuálních akcí (vašeho operátora/protistrany) poslouží v programu seznamu faktur dva sloupce, které odrážejí souhrnný stav toku elektronických dokladů pro doklady informační báze: v prvním sloupci - stav toku dokladů na část organizace (vše je dokončeno / podepsáno / akce vyžadována/očekávána), ve druhé – stav na straně protistrany a provozovatel elektronické správy dokumentů. Účetní vždy uvidí, co se má udělat, nebo jen chvíli počká.

V případě vystavování elektronických faktur bude nákupní kniha duplikovat protokol přijatých faktur, který lze zasílat současně v papírové i elektronické podobě (pořadová čísla se vyplňují automaticky). Ve vztahu k prodejní knize může být situace odlišná. V deníku vystavených faktur tedy před odesláním faktury provozovateli kupujícího a obdržením potvrzení od provozovatele nebo oznámení od kupujícího nemusí být žádné záznamy a v prodejní knize je částka uvedena v souladu s účetním zápisem. : D-t 62, K-t 90, podle kterých se generuje faktura za odeslání.

V tomto ohledu by v přiznání k DPH měly být obraty na účtu 68, podúčet „DPH“, porovnány s knihou prodejů a debety - s deníkem přijatých faktur;

3) primární doklady byly vygenerovány, odeslány, ale kupující nemůže do svého programu načíst ukazatele: celková částka dodávky, výše DPH je tam, ale sortiment uvedený v dokumentech není načten. To je možné, protože dodavatel může produkt nazývat bramborem a kupující jej může nazývat bramborem. Co dělat?

V tomto případě by měla být zaslaná jména synchronizována, aby bylo možné vybrat podobnou položku v dokumentaci dodavatele, kterou by měl program zajistit.

Závěrem podotýkáme, že přechod na elektronickou správu dokumentů je poctou době za účelem harmonizace národní legislativy týkající se elektronických faktur. Evropská unie se tak používáním elektronických faktur zabývá už téměř deset let. Proto se ty organizace, které působí na globálních trzích, tak či onak budou muset přizpůsobit novým podmínkám a doufáme, že jen dočasným nepříjemnostem.