Рассмотрим заказ оптового клиента, резервирование заказанных товаров и их отгрузку со склада, без применения ордерной схемы.
Клиент ИП Алхимов договорился с организацией ООО «Стройснаб» о покупке товаров – холодильников «SH-10 BOSCH» и «Х-67890 Стинол», по 10 шт. Был оформлен заказ. Отгрузка заказанных товаров осуществлена частично, в два этапа. Оплата пока не производилась.
Выполним соответствующий пример в стандартной демонстрационной базе «1С:Управление торговлей» ред. 11.3. (В примере будем использовать сведения, имеющиеся в демо-базе при поставке, а также товарные позиции, закупка которых рассматривалась в предыдущих статьях и ).
Функции заказов клиентов в 1С
Договоренность между организацией и клиентом об оптовой поставке товаров отражается в 1С специальным документом – «Заказ клиента». Он служит следующим целям:
- фиксирует намерение клиента и сведения о предстоящей продаже (товар, его стоимость и количество, склад-отправитель, дата отгрузки), то есть, позволяет планировать процесс продажи;
- резервирует необходимое количество товара на складе именно для этого клиента, для продажи по этому заказу;
- если нужного товара нет на складе, существует возможность оформить заказ на отсутствующий товар, и затем закупить товар у поставщика под конкретный заказ клиента;
- заказ позволяет планировать движение денежных средств (получение оплаты от клиента).
Настройка нормативно-справочной информации (НСИ)
В 1С предусмотрена гибкая настройка функционала заказов. Откроем форму настройки продаж.
НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи
Раскроем подраздел «Оптовые продажи». Для заказов клиентов предусмотрено три варианта:
- заказ, исполняющий только функции счета на оплату (без резервирования товаров и контроля исполнения);
- заказ только со склада (с резервированием, но без возможности оформлять заказ на отсутствующий товар);
- заказ со склада и под заказ (включены все возможности).
По умолчанию в демо-базе установлен третий вариант, а также включены функции: контроль отгрузки товаров и оплаты (при закрытии заказов), фиксация причин отмены заказов клиентами, оформление реализации товаров и актов выполненных работ по нескольким заказам. Если эти возможности не требуются, пользователь может их отключить. В нашем примере оставляем как есть.
Документ «Заказ клиента»
Чтобы ввести в программу новый заказ, перейдем в журнал заказов.
Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов
Создание заказа и занесение основных сведений
Создадим документ по кнопке «Создать». На первой вкладке «Основное» (она открыта по умолчанию) укажем организацию и клиента. Для нашего примера выберем соглашение с клиентом с расчетами в рублях, а также склад без применения ордерной схемы. Операция уже установлена автоматически: «Реализация». Номер документа указывать не нужно, программа присвоит его при записи.
Занесение товаров в заказ клиента
Перейдем на вкладку «Товары» и укажем товары, которые заказал клиент. Удобнее всего сделать это с помощью формы подбора, которая, как и в других документах, связанных с товарооборотом, открывается по кнопке «Заполнить» – «Подобрать товары».
Форма подбора выглядит так же, как и при заполнении документа реализации (подробнее см. в нашей статье ). В списке видов и свойств выделяем «Холодильники», после чего слева в списке товаров появляется номенклатура этого вида. Здесь же отображается цена товаров, их наличие на складе, доступное для продажи (т.е. не зарезервированное) количество. Обратите внимание, что цена в данном примере заполняется автоматически. Подробнее о ценообразовании читайте в наших следующих статьях.
Выберем нужные товары двойным щелчком. Если включена опция «Запрашивать количество и цену» (ее можно настроить по кнопке «Еще – Настройки» в форме подбора»), то при выборе товара будет открываться окно для ввода количества и цены.
Важно . Форма ввода количества и цены в заказе клиента отличается от аналогичной формы в других документах. Здесь необходимо указать действие, которое будет совершено с товаром. Доступны такие варианты как: отгрузить, резервировать на складе, обеспечивать обособленно, к обеспечению, не обеспечивать.
– тема нашего следующего материала.
Предположим, что клиент приехал получать товар на автомобиле, вмещающем лишь 10 холодильников. По товару «SH-10 BOSCH» укажем 10 шт. для действия «Отгрузить», это будет означать, что товар готов к отгрузке, и клиент сможет сразу забрать его. А по «Х-67890 Стинол» укажем 10 шт. для действия «Резервировать на складе». Этот товар будет зарезервирован под данный заказ.
Подобранные товары отображаются внизу формы подбора (если их не видно, нужно нажать ссылку «Всего подобрано…»). Здесь же виден и вариант обеспечения (действие) для каждого товара:
Для переноса позиций в документ нажимаем «Перенести в документ». Товары и действия появились в табличной части заказа клиента:
Важно . Если не указать действие, программа автоматически поставит вариант «К обеспечению». Это означает, что заказанный товар еще предстоит купить у поставщика. Отгрузка будет недоступна, пока действие в заказе не будет изменено.
Вкладка «Дополнительно» в заказе клиента
Здесь отображается дополнительная аналитика и настройки обложения НДС. Многие параметры заполнены автоматически. В нашем примере оставляем эти сведения без изменений.
Статус заказа клиента
Важно . Возможность выбора статуса в заказе клиента определяется вариантом использования заказов, указанным в форме настроек продаж (см. начало статьи).
В зависимости от этой настройки могут быть доступны следующие статусы в заказах клиентов:
- «Заказ как счет» – нет статусов.
- «Заказ только со склада» – статусы «На согласовании», «В резерве», «К отгрузке», «Закрыт».
- «Заказ со склада и под заказ» – статусы «На согласовании», «К выполнению», «Закрыт».
В нашем примере используется третий вариант настройки. В этом случае в заказе клиента по умолчанию установлен статус «К выполнению» (заказ сразу может быть выполнен). Оставляем этот статус:
Проведем наш заказ обычным способом. При этом может появиться сообщение об автоматическом заполнении этапов оплаты. Подробнее тема оплаты заказов будет раскрыта в следующих статьях.
Отчет по зарезервированным товарам
Посмотрим, как зарезервированные товары отражаются в отчете. Перейдем в панель отчетов по складу.
Склад и доставка – Отчеты по складу
Сформируем отчет «Остатки и доступность товаров» по нашему складу. Данные отчета соответствуют сведениям, занесенным в заказ. На текущий момент («Сейчас») 10 шт. первого товара находится в процессе отгрузки, 10 шт. второго товара – в резерве. Ожидается расход (продажа) 10 шт. каждого товара.
Важно . Товары в 1С резервируются под конкретный заказ клиента и могут быть проданы из резерва только по этому заказу. Их не сможет купить другой клиент (и даже тот же, но не по данному заказу).
Создание документа реализации на основании заказа клиента
Чтобы отразить в программе продажу заказанных товаров, создадим документ «Реализация» на основании заказа клиента. Для этого в открытом заказе (или в списке заказов, с выделенным нужным документом) следует нажать «Создать на основании» и выбрать «Реализацию товаров и услуг»:
Создан документ реализации, автоматически заполненный сведениями из исходного заказа. На вкладке «Основное» имеется ссылка на заказ:
Обратите внимание, что в табличной части «Товары» появились только те позиции, для которых в заказе было указано действие «Отгрузить» (в нашем примере – 10 холодильников «SH-10 BOSCH»):
Проведем документ реализации обычным способом.
Состояние выполнения заказа клиента
В списке заказов состояние нашего заказа отображается как «Готов к отгрузке», так как еще не все заказанные товары отгружены. Здесь же виден процент отгрузки и долга.
Двойным щелчком по строке заказа в графе «Текущее состояние» можно сформировать отчет о состоянии выполнения заказа.
Этот же отчет формируется и по кнопке «Отчеты – Состояние выполнения» в самом заказе.
В отчете отражены отгруженные товары, оставшиеся в резерве («Обеспечение»), а также возникшая задолженность клиента:
Оформление реализации через «Накладные к оформлению»
Изменение действия в заказе клиента
Важно . Чтобы отгрузка зарезервированного товара стала возможной, необходимо в заказе клиента изменить действие для этого товара на «Отгрузить».
Предположим, что клиент приехал забрать зарезервированный для него товар, но не все 10 холодильников, а только 8 шт. (два останутся в резерве). Откроем заказ клиента. Для товара «Х-67890 Стинол» сейчас указано действие «Резервировать на складе». Изменим его. По двойному щелчку открывается форма выбора действия. Укажем в строке «Отгрузить» количество – 8. Количество в строке «Резервировать на складе» изменилось автоматически.
По кнопке «ОК» сохраним выбор действия. После этого в заказе клиента вместо одной строки с товаром «Х-67890 Стинол» появились две: 8 шт. готовы к отгрузке, а 2 остаются зарезервированными:
Проведем и закроем заказ.
Оформление отгрузки через «Накладные к оформлению»
Помимо создания документа реализации на основании заказа, в 1С предусмотрен еще один способ отгрузки товаров по заказу: страница «Накладные к оформлению». Она доступна из списка документов продажи.
Продажи – Оптовые продажи – Документы продажи (все)
В списке накладных к оформлению отображаются заказы, товары по которым готовы к отгрузке. Для создания документа реализации нужно выделить заказ (или несколько заказов, удерживая Ctrl) и нажать «Оформить по заказам»:
Будет создана «Реализация товаров и услуг» с теми товарными позициями, для которых в заказе указано действие «Отгрузить». Документ реализации проводится обычным способом. Он будет сохранен в списке документов продажи.
После оформления реализации заказ перестает отображаться на странице накладных к оформлению.
Совет . В списке накладных к оформлению по кнопке «Еще – Настройка» доступны настройки параметров для создания, проведения и печати документов реализации и счетов-фактур.
Чтобы отразить факт продажи товаров или оказания услуг, в программе « » существует документ «Реализация товаров и услуг».
Рассмотрим пошаговую инструкцию на примере, как создать и заполнить данный документ, а также разберем, какие бухгалтерские проводки он формирует.
Откроется окно нового документа 1С Бухгалтерии. Приступим к его заполнению:
Обязательные поля для заполнения, как правило, подчеркнуты красным пунктиром. Нетрудно догадаться, что в первую очередь необходимо указать:
- Организацию
- Контрагента
- Склад
- Тип цен
Тип цен задает, по какой цене будет продаваться товар. Если тип цен указан в договоре контрагента, он установится автоматически (из установленных ранее значений в документах ). Если тип цен не указан и у ответственного за заполнение документа есть права на редактирование цен продаж, цена во время оформления табличной части указывается вручную.
Замечу, что если в программе 1С 8.3 ведется учет только по одной организации, поле «Организация» заполнять не нужно, его просто не будет видно. То же касается и склада.
Необходимые реквизиты в шапке документа мы указали, перейдем к заполнению табличной части.
Можно воспользоваться кнопкой «Добавить» и заполнять документ построчно. Но в этом случае мы не будем видеть остаток товара на складе. Для удобства набора товаров в табличную часть нажмем кнопку «Подбор»:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Откроется окно «Подбор номенклатуры», где мы видим остаток товара и можем смело его выбирать. При выборе той или иной строки программа запросит количество и цену (если не выбран тип цен) выбранного товара.
В нижней части окна отражаются выбранные и готовые к переносу в документ позиции. После того как все нужные позиции выбраны, нажимаем «Перенести в документ».
Теперь добавим в документ услугу. Услуги выбираются на закладке «Услуги». Перейдем в нее и также нажмем кнопку «Подбор». Я выбрал позицию «Доставка», указал количество, стоимость и перенес в документ.
Для оказания одной услуги множеству контрагентов удобно оформлять одним документом — . Это может быть особенно полезно для предприятий, который оказывают периодические «абонентские услуги»: например, в сфере ЖКХ.
Вот, что у меня получилось:
Теперь документ можно провести. При проведении сформируются проводки, которые отразят факт реализации товара в бухгалтерском учете.
Проводки по реализации товаров и услуг в 1С
Давайте посмотрим, какие проводки по продаже сформировал нам документ в 1С. Для этого нажимаем кнопку в верхней части документа. Откроется окно со сформированными проводками:
Сформировались следующие виды проводок:
- Дебет 90.02.1 Кредит 41 (43) — отражение себестоимости товаров (или );
- Дебет 62.02 Кредит 62.01 — так как перед этим покупатель внес предоплату, программа 1С зачитывает аванс;
- Дебет 62.01 Кредит 90.01.1 — отражение выручки;
- Дебет 90.03 Кредит 68.02 — ;
Проводки можно отредактировать вручную, для этого вверху окна есть флажок «Ручная корректировка». Но делать это не рекомендуется.
Наше видео по продаже товара в программе 1с 8.3:
Настройка счетов в проводках и документах 1С
Если проводки автоматически формируются неправильно, лучше разобраться в настройках, почему так происходит, или исправить счета учета в документе. Дело в том, что в соответствии с при заполнении документа счета подставляются в документ, а уж потом по ним формируются проводки.
Давайте посмотрим, где их можно посмотреть и отредактировать (опять же скажу, что лучше один раз правильно настроить, чем каждый раз исправлять в документе).
То же самое касается и услуг:
Напоследок скажу, что правильная настройка счетов учета — очень важная задача, так как от этого зависит правильность ведения бухгалтерского учета. Для нашего примера настройка счетов производится в справочниках « » и « «, но это тема уже для отдельной статьи.
Продажа услуг в 1с 8.3:
Отправить эту статью на мою почту
В данной статье мы рассмотрим такое понятие в 1С Заказ клиента, непосредственно 1с УТ 11. Какую информацию он содержит, и как оперативно получить
максимум полезных сведений при работе со списком заказов.
В 1С УТ заказ клиента это документ, который применяется для регистрации в системе запроса клиента на продажу для него товаров, оказание услуг или передачу на комиссию товаров.
Для начала необходимо в настройках выбрать вариант использования заказа (Раздел НСИ и Администрирование → Настройки НСИ и разделов → Продажи → Оптовые продажи).
Рассмотрим Заказ клиента в 1С 8.3
В шапке отображается командная панель документа, а так же статус и приоритет исполнения заказа. Перечень статусов зависит от выбранного варианта использования заказов:
Если выбран Заказ под заказ, поле статус на форме документа не отображается;
При варианте Заказ только со склада в перечне статусов доступны «На согласовании», «В резерве» и «К отгрузке»;
При схеме Заказ со склада и под заказ только возможен выбор только из двух статусов – «На согласовании» и «К выполнению».
Приоритет Заказа клиента в 1С 8.3 используется для указания его значимости. Приоритет может быть Низкий, Средний и Высокий.
Обратите внимание на командную панель, она представлена в виде пиктограмм (кнопок), позволяющих осуществить определенные действия с данными системы. Эти, и другие пиктограмы используются при работе в 1с с заказами клиентов, и другими объектами системы. Основные кнопки представлены в таблице.
Закладка «Основное» содержит информацию о том, кто, что, у кого покупает и на каких условиях. Здесь как правила указывают организацию-продавца, клиента, контрагента, соглашение, договор. На основе данных, зарегистрированных в соглашении, в заказе будет определены, условия и график оплаты, основные параметры для ценообразования, правила обеспечения и отгрузки, установлен режим налогообложения, учтена потребность в использовании многооборотной тары.
На закладке «Товары» список товаров/услуг, которые собирается приобрести клиента, указаны их цены количество и другие важные сведения, если для выбранного товара они необходимы (например, характеристики, серия, упаковка). Заполнить список товаров можно тремя способами:
Добавлением пустых строк и выбором позиции номенклатуры из справочника;
С помощью команд заполнить → Подобрать товары, открыть Рабочее место подбора и выбрать товары используя различные фильтры ограничивающие области поиска;
Загрузить товары из внешнего файла, используя одноименную команду.
Для каждой строки указывается варианта обеспечения товарами, для этого выбирается команда Обеспечение → Заполнить обеспечение. Для подтверждения необходимости отгрузки товара клиенту в заказе необходимо установить вариант обеспечения Отгрузить, на другие позиции заказа, документ реализации не сформируется.
В подвале закладки указывается дата отгрузки товара клиенту.
Данные на закладке «Доставка» определяют порядок доставки товаров клиенту (Самовывоз, Наша транспортная служба до клиента, Наша транспортная служба до перевозчика, Перевозчик (с нашего склада), На усмотрение транспортной службой) и указываются параметры доставки.
Все распоряжения по доставке собираются в дальнейшем в рабочем месте «Доставка», в котором формируются документы «Задания на перевозку». Данная закладка отображается в заказе только при соответствующей настройке (Администрирование → Настройки НСИ и разделов → Склад и доставка – Доставка → Управление доставкой), в противном случае адрес доставки вводится в отдельном диалоговом окне в поле Адрес доставки на странице дополнительно - Реквизиты печати.
Закладка «Дополнительно» содержит прочие сведения, такие как менеджер, оформивший заказ, валюта заказа, номер заказа по данным клиента и т.п.
Так же в документ Заказ клиента в 1С 8.3 содержит строку, отображающую итоговую сумму, НДС и скидку.
Итак, мы ознакомились с основными данными, которые содержит заказ клиента в 1С 8.3. Теперь перейдем в список заказов и посмотрим, какую же информацию о заказе мы можем получить из него, не открывая документ, и как упростить работу с этим списком.
В первую очередь обратите внимание на отборы.
Над списком заказов в 1С УТ отображается панель быстрых отборов. С ее помощью можно подобрать заказы по определенным критериям, например, сделать отбор по сроку выполнения и отобразить только просроченные заказы или заказы на сегодняшний день.
Далее Вы можете установить отборы, которые система запомнит и будет использовать при открытии. Например, по полю менеджер, и тогда при открытии списка заказов будут видны только те, которые были созданы этим менеджером. Сделать это можно в меню Еще, выбрав Настроить список. В разделе Отборы выберите поле для отбора Менеджер и в поле Значение укажите нужного пользователя.
Данная форма Настройка списка так же позволяет: установить различные сортировки в списке документов; настроить цветовое выделение данных согласно выбранным критериям; сгруппировать поля.
Следующим шагом предлагаю настроить удобное для вас отображение колонок. В разделе Еще выберите Изменить форму, откроется окно Настройка формы.
В предложенном списке с помощью галочек можно убрать отображение лишних колонок и добавить более важные. Используя стрелочки легко настроить удобную последовательность.
%оплаты, %отгрузки, % долга. Эти колонки отражают состояние оплаты и отгрузки товаров по заказам.
Срок выполнения. Содержит дату отгрузки, просроченные заказы отмечены красным цветом.
Текущее состояние заказа. В зависимости от того, на какой стадии находится заказ, доступны различные состояния, такие как Ожидается аванс (до обеспечения). В процессе отгрузки, Ожидается оплата (после отгрузки), Закрыт и т.п.
Если у вас есть вопросы по работе в УТ 11 заполняйте заявку на этой странице или звоните.
Печать (Ctrl+P)
1. Варианты использования заказов клиента
Порядок резервирования и ведения заказов клиентов определяется функциональной опцией Заказы клиентов в разделе НСИ и администрирование – Продажи – Оптовые продажи .
Рис 1 Настройка вариантов использования заказов
В программе есть три варианта использования документа «Заказ клиента»:
- Заказ как счет – В данном варианте заказы используются только для печати счетов на оплату. Созданный документ «Заказ клиента» не резервирует товар, его исполнение и обеспечение не контролируется. Данный вариант удобно использовать на предприятиях, когда для клиента нужно только распечатать счет на оплату с перечнем заказываемых товаров и при этом никакие условия оплаты и отгрузки товаров не контролируются. Создается заказ с перечнем товаров и распечатывается счет
- Заказ только со склада -При использовании варианта «Заказ только со склада» заказы принимаются только на товары, которые есть в наличии на складе. Кроме того, в этом варианте появляется возможность указать статусы документа для управления Состоянием и обеспечением: На согласовании В резерве – заказ резервирует весь указанный товар на складе К отгрузке – зарезервированный товар можно отгружать. Отличия статусов «В резерве» и «К отгрузке» заключается в том, что при установке и проведении документа со статусом «В резерве» в программе выполняется контроль остатков товаров под данный заказ, а при проведении документа в статусе «К отгрузке» – выполняется контроль наличия товара и контроль оплаты (предоплаты) по заказу. . . Разницу между статусами документа мы рассмотрели. При варианте «Заказ только со склада» есть возможность планирования оплаты.
- Заказ со склада и под заказ . Данный вариант использования заказов имеет похожие функции, что и предыдущий вариант «Заказ только со склада». Но в варианте «Заказ со склада и под заказ» можно оформлять заказы не только на товары, имеющиеся на остатках, но и на товары, которых нет в наличии на складе. Кроме того, в заказе доступны статусы: На согласовании – заказ движений не делает, используется для фиксации неподтвержденной/несогласованной потребности клиента; К выполнению – возможно управление отгрузкой и резервированием для каждой строки заказа. Для автоматической установки действий в строках предусмотрена команда «Заполнить обеспечение»
2. Ввод заказа на основании
Заказ клиента может быть оформлен на основании следующих документов:
- Задание торговому представителю – Как в программе можно зарегистрировать заказы от клиентов, оформленные торговыми представителями можно посмотреть в дополнительных материалах на диске ИТС
- Коммерческое предложение клиенту – Коммерческие предложения согласовываются с клиентами, при этом могут уточняться их товарный состав, цены. Клиент отмечает те позиции, которые он хочет приобрести. Для согласованного коммерческого соглашения устанавливается статус Действует и указывается срок действия тех условий, которые зарегистрированы в коммерческом предложении и оформляется заказ клиента. В заказ клиента переносится информация только о тех позициях, которым отдал предпочтение клиент.
- Сделки с клиентом – Это справочник для регистрации всей информации, которая накапливается во время работы по сделке с клиентом. В заказе клиента указывается информация о сделке. В дальнейшем можно проконтролировать процесс выполнения сделки и список всех заказов, оформленных по сделке.
3. Параметры заказа клиента
В этом разделе я рассматриваю некоторые параметры заказа – операция, соглашение и этапы оплаты (см. рис 2)
Рис 2 Форма заказа клиента
3.1 Хозяйственные Операции
Значения перечисления Хозяйственные Операции доступные для документа Заказ клиента таковы:
- Реализация – при оформлении заказ на отгрузку товаров может быть оформлен как при отгрузке товаров при продаже клиенту
- Реализация (товары в пути) – при отгрузке товаров с отложенным переходом права собственности
- Передача на комиссию – при передаче товаров клиенту на комиссию. Вид операции заполняется автоматически из соглашения с клиентом.
Отметим, что оформление заказа при отгрузке товаров с отложенным переходом права собственности (с видом операции Реализация (товары в пути) ) возможно только по соглашению с установленным флажком Возможна отгрузка без перехода права собственности .
3.2. Соглашение с клиентом
В заказе клиента обязательно должно быть указано соглашение . Это необходимо для того, чтобы зарегистрировать те условия (типовые или индивидуальные), по которым будет осуществляться отгрузка и оплата товаров по заказу. На основании данных, зарегистрированных в соглашении (цена, графики оплат, условия поставок) и даты, указанной в заказе, рассчитывается и заполняется информация об условиях продажи товаров по заказу: указывается вид цен на номенклатурные позиции, желаемая дата оплаты, этапы оплаты с указанием дат и сумм оплат по каждому этапу.
Возможность использования типовых и/или индивидуальных соглашений с клиентом зависит от варианта настройки Использование соглашений с клиентом в разделе НСИ и администрирование – Продажи – Оптовые продажи . Заполнение поля Соглашение в заказе осуществляется по следующим правилам:
- Если для клиента задано в системе единственное типовое или индивидуальное соглашение, то поле Соглашение будет заполнено автоматически.
- Если для клиента задано в системе несколько типовых или индивидуальных соглашений, то поле Соглашение потребуется заполнить вручную из списка.
- Если для клиента соглашений не предусмотрено (в разделе НСИ и администрирование
– Продажи – Оптовые продажи
установлен вариант Не использовать
), то поле Соглашение
будет недоступно к отображению.
3.3. Этапы оплаты клиентом
В заказе есть возможность регистрировать этапы оплаты с целью планирования денежных. Каждый этап оплаты содержит вариант оплаты , дата и процент платежа . Сумма платежа будет рассчитана автоматически в соответствии с суммой заказа и процентом платежа.
Используемый вариант настройки условий оплаты определяется в разделе НСИ и администрирование – Продажи – Оптовые продажи – Условия и порядок оплаты :
- Предоплата и/или кредит – упрощенный вариант планирования оплаты, который предполагает использование только двух этапов: предоплата (до отгрузки) и/или кредит (после отгрузки).
- Произвольное количество этапов оплаты – в список этапов оплаты добавляется этап Аванс до обеспечения . Информация об этапах оплаты фиксируется в соглашениях или документах планирования оплаты.
- Шаблоны графиков оплаты – предварительно список возможных этапов оплаты регистрируется в справочнике Графики оплаты. При заполнении этапов оплаты в соглашениях и документах используются заранее предопределенные графики оплаты. Например: предоплата, кредит, частичная оплата и т.д.
4 . Заполнения табличной части заказа
Заказы принимаются не только на товар, имеющийся в наличии, но и на товар, требующий обеспечения.
4 .1 Варианты обеспечения
В табличной части есть колонка «Действия». (вариант обеспечения). Варианты обеспечения позволяют управлять состоянием заказа. То есть, для каждой строки документа можно увидеть состояние обеспечения и выбрать нужное действие.
Рис 3 Таблица товаров и форма выбора обеспечения
Варианты обеспечения могут быть заполнены автоматически с помощью команды Заполнить обеспечение . Команда выполняется для выделенных строк документа. Выбранная стратегия заполнения запоминается.
- Товары, которые есть в наличии, необходимо зарезервировать – Резервировать на складе .
- Если товара нет в наличии, но ожидается его поставка, то разместить его в заказе поставщику – Резервировать к дате отгрузки .
- Если товара нет в наличии, и его поставка не ожидается, то принять его к обеспечению. При этом возможно два варианта: обеспечивать в соответствии с графиком поставок (К обеспечению ) или заказывать товар под конкретный заказ клиента (Обеспечивать обособленно ).
4.2 Обособление товаров под заказ
Возможность обособления товаров под конкретный заказ клиента зависит от использования функциональной опции Обособленное обеспечение заказов в разделе НСИ и администрирование – Склад и доставка – Обеспечение потребностей . Если опция не включена, то производится автоматическое распределение заказов в порядке очередности (дат отгрузки) в соответствии с графиком движения товаров, без возможности резервирования и обеспечения под конкретный заказ клиента. Если опция включена, то осуществляется фиксация и обеспечение обособленной потребности по заказам в товарах и работах. Также доступна опция Не контролировать превышение обособленного обеспечения , при включении которой становятся возможными закупка и свободное перемещение обособленных товаров на складах, отличных от складов отгрузки. При этом возможна отмена и уменьшение заказа клиента после начала обеспечения обособленной потребности.
5 . Состояние заказов
Управление процессом выполнения заказа осуществляется через соответствующие статусы, варианты обеспечения и состояния заказа. Состояние заказа рассчитывается автоматически и информирует пользователя о текущем положении дел по заказу.
В любой момент менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа: каким образом должен быть оплачен заказ клиента в соответствии с указанными в нем этапами оплаты, какое состояние оплаты по заказу (просрочена ли оплата в соответствии с указанной датой оплаты), была ли произведена отгрузка по заказу.
Начиная из редакции УТ 11.2.2, список возможных состояний заказа клиента имеет такой состав:
- Ожидается согласование – Если в установлена функциональная опция Согласование заказов клиента, то каждый новый заказ нужно соглосовать.
- Ожидается аванс (до обеспечения) – В заказе установится этот статус п осле того, как мы установили у заказа клиента статус К выполнению , а для строк заказа указали действие Не обеспечивать , изменилось состояние заказа. . Товар по заказу нельзя будет отгрузить (установить действие Отгрузить для строк заказа), если не зарегистрирована оплата заказа
- Готов к обеспечению – В заказе установится этот статус после того, как Клиент заплатил аванс по заказу платежным документом. Теперь нужно подготовить товар к отгрузке и отгрузить ему товар. Для строк заказ можно изменить колонку Действие на последующие варианты обеспечения (К обеспечению , Резервировать и т.д.). Для того чтобы можно было отгрузить товар (оформить документ Реализация товаров и услуг ), необходимо для всех товаров в табличной части документа установить действие Отгрузить и провести документ;
- Ожидается предоплата (до отгрузки ) – В заказе установится этот статус после того, как все строки заказа обеспечены и установлен вариант оплаты Предоплата (до отгрузки)
- Ожидается обеспечение ;
- Готов к отгрузке – Предоплата получена, заказ ждет выставления действия Отгрузить/Отгрузить обособленно во всех строках;
- В процессе отгрузки – О значает, что получена предоплата и во всех строках установлено действие Отгрузить или Отгрузить обособленно, но складские ордера или реализации оформлены не на весь заказанный товар
- Ожидается оплата (после отгрузки)- О значает, что товары отгружены и ожидается оплата потому, что в заказе выбран вариант кредит (после отгрузки) ;
- Готов к закрытию – З аказы, по которым на все позиции, указанные в заказе, оформлены документы Реализация товаров и услуг и/или Акт выполненных работ .
- Закрыт .
6. Закрытие заказов
В системе предусмотрено два варианта закрытия заказов:
- Закрытие полностью отработанных заказов . К таким заказам относятся те заказы, по которым на все позиции, указанные в заказе, оформлены документы Реализация товаров и услуг и/или Акт выполненных работ .
- Закрытие заказов с отменой неотработанных строк . При таком варианте закрытия программа анализирует и отменяет все не поставленные строки по заказу (те строки, по которым не оформлен документ Реализация товаров и услуг и/или Акт выполненных работ ). Пользователь должен указать причину, по которой не удалось выполнить заказ. Причина отмены может быть установлена отдельно для каждой строки в заказе или может быть указана общая причина для всех строк.
Для закрытия нескольких заказов, необходимо отметить в списке те заказы, которые необходимо закрыть, и выбрать нужный пункт меню по кнопке Установить статус : Закрыт (у полностью отработанных заказов) или Закрыт (с отменой неотработанных строк) . Какой именно вариант следует выбрать, зависит от той причины, по которой пользователь хочет закрыть заказ:
- если необходимо закрыть заказы, по которым истек срок оплаты, то можно отобрать в списке заказы, по которым срок оплаты просрочен (отметив их в списке) и выполнить закрытие заказов с отменой неотработанных строк, указав причину отмены. В этом случае будет сохранена информация о том, что клиент не выполнил свои обязательства по оплате заказа.
- если заказ клиента в силу ряда причин был выполнен не полностью, то его необходимо закрыть по итогам отмены всех неотработанных строк. В дальнейшем данная информация будет востребована для анализа списка тех товаров, которые не были поставлены клиентам.
В системе предусмотрен контроль закрытия заказов. Для того чтобы менеджеры не могли закрыть неполностью отработанные заказы клиентов, необходимо предварительно включить функциональную опцию Не закрывать частично отгруженные заказы и заявки в разделе НСИ и администрирование – Продажи – Оптовые продажи . В этом случае заказу клиента невозможно будет назначить статус Закрыт , если по документу есть неотгруженные и неотмененные позиции. Для того чтобы менеджер не смог закрыть частично оплаченные заказы (например, при отгрузке товаров в кредит) следует установить флаг Не закрывать частично оплаченные заказы и заявки .
7 . Практические примеры управления заказами
Управлять заказами можно из формы списка заказами (см рис. 5).
Отметим, что если взаиморасчеты с клиентом, согласно договору, ведутся по заказам возможно посмотреть следующие величины
- Сумма оплаты и Процент оплаты
- Сумма отгрузки заказа и Процент отгрузки заказа
- Сумма Долга и Процент долга
Если взаиморасчеты с клиентом ведутся по договору в целом, то значения в этих колонках будут пустыми
На диске ИТС https://its.1c.ru/db/utovio#content:205:hdoc рассматриваются несколько конкретных примеров, применяемых в оптовой торговле. Здесь я показываю некоторые из них
7.1 Контроль оплаты по заказу
Контроль оплаты по заказам возможен если взаиморасчеты с клиентом ведутся по заказам. В списке Заказы клиентов можно произвести отбор по тем заказам, по которым просрочена оплата. Например, нам необходимо посмотреть заказы, по которым клиент просил зарезервировать товар и обещал оплатить его в течение указанного срока.
Для этого в списке заказов нужно установить отбор по текущему состоянию Ожидается предоплата (до отгрузки) .
Рис 5 Форма списка заказов
Те заказы, по которым просрочена оплата в соответствии с установленной датой оплаты в диалоговом окне Правила оплаты , в списке будут отмечены красным цветом.
Используя этот список, можно определить те заказы клиентов, по которым приближается срок оплаты, и отослать клиентам напоминания о том, что если оплата не будет произведена вовремя, то резерв по данному заказу будет снят. В качестве напоминания можно отослать электронное письмо или SMS, сформированное по определенному шаблону
Например, нам необходимо отобрать заказы, срок оплаты которых истекает завтра.
Для отбора списка таких заказов нужно установить дополнительный фильтр по сроку выполнения: Срок выполнения – Завтра . Далее можно связаться с клиентом, уточнить у него, планируется ли оплата по заказу, и решить вопрос о снятии резерва по заказу.
При этом возможны два варианта:
- если клиент отказался от покупки товаров, то в заказе следует отменить непоставленные строки и установить статус Закрыт ;
- если резерв по заказу следует временно снять, то в строках заказа следует установить действие Не обеспечивать .
Следует отметить, что установка статуса Закрыт с отменой непоставленных строк возможна только в том случае, если в программе предусмотрен контроль правильности оплаты и отгрузки по заказам: установлены флажки Не отгружать частично отгруженные (оплаченные) заказы и заявки в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи .
Изменение статуса можно произвести по нескольким заказам клиентов непосредственно в списке. Для этого нужно выделить заказы в списке и выполнить команду Действия , выбрав вариант Закрыть заказы .
7.2 Отгрузка товара в кредит
Отгрузка товара в кредит оформляется с помощью документа Реализация товаров и услуг . Документ оформляется по соглашению и договору с указанными условиями предоставления кредита.
Документ может быть оформлен по предварительному заказу клиента или без оформления заказа клиента.
Необходимость отгрузки по заказу может возникнуть в том случае, если товар нужно резервировать на складе или заказывать у поставщика. Оформление отгрузки товара в кредит по заказу клиента производится так же, как при работе по предоплате. Отличием является то, что контроль возможности отгрузки по заказу и установка действия Отгрузить в строках документа производятся сразу в момент выписки заказа.
Для оформления отгрузки товаров в кредит используется журнал документов Документы продажи (все) .
Новый документ Реализация товаров и услуг создается из списка документов продажи при нажатии кнопки Создать . Если отгрузка товаров в кредит оформляется по заказу, то для оформления документа отгрузки используется журнал Накладные к оформлению . На ней показаны все заказы, которые подготовлены к отгрузке.
Вводим документы заказ покупателя, заказ поставщику, поступление товаров и услуг, реализация товаров.
Цепочка заказ покупателя – реализация
Введем в систему управления предприятием 2.0 классическую цепочку движения товаров, начинающуюся заказом покупателя и завершающуюся реализацией этому покупателю.
В нашей цепочке будет участвовать – заказ поставщику. То есть будут введены следующие документы – заказ покупателя, далее заказ поставщику, поступление товаров и услуг, реализация товаров и услуг покупателю.
Для оформления заказа покупателю перейдем в раздел «Продажи». Выберем пункт «Заказы клиентов». Кстати, если у вас данного пункта нет, нужно не забывать, что система управления предприятием настраиваемая, и возможно данный пункт отключен в вашей системе. А настраивается это в меню «Администрирование» в разделе « и продажи». Здесь есть соответствующая галочка – «заказы клиентов». В том случае, если она отключена, у нас в разделе «Продажи» - «Заказы клиентов» отсутствует. Включим ее обратно.
Итак, вернемся к созданию заказов клиентов. Создаем новый документ. Указываем клиента. Это будет «Светлый путь». Нам нужно выбрать так же соглашение. И добавить товар, который хочет приобрести клиент. Укажем количество товара и его цену. Также нам необходимо указать желаемую дату отгрузки. Дата документа у нас 9-е число. Пускай желаемая дата отгрузки будет 14-е число.
Также на закладке «Дополнительно» нужно проверить заполнение этапов оплаты. Заполним их автоматически. И выберем вариант оплаты – « после отгрузки», иначе программа нам не даст отгрузить данный товар без оплаты, а оплату в данном уроке мы не рассматриваем. Нажимаем ОК.
И в принципе документ у нас заполнен за исключением такого важного момента, как «Статус». Статус, также пункт настраиваемый. Статусы можно отключить, но если они включены, его нужно обязательно заполнять, для того чтобы документ корректно проводился. В данном случае у нас статус – «к обеспечению». По нажатию стрелочки вверх, программа автоматически устанавливает максимально возможный статус документа. Нажимаем кнопку «Провести и закрыть». И у нас создается документ «Заказы клиентов».
В самом заказе мы можем посмотреть состояние выполнения данного заказа. Данный отчет показывает: сколько клиент заказал, сколько требуется обеспечить и к какому числу, и сколько, собственно говоря, уже собирается на складе, и сколько ему отгружено. То есть, в данном отчете вы можете увидеть полную картину выполнения данного заказа.
Введем на основании данного заказа клиента – заказ поставщику. Нажмем кнопку «Создать на основании». И выберем «Заказ поставщику». У нас откроется новый заказ поставщику. Также заказ поставщику можно ввести через раздел «Закупки» - «Заказы поставщикам».
Итак, у нас заполнен документ основание заказа поставщику. Нам нужно указать поставщика. Также у нас заполнена табличная часть, где нам остается указать цену заказа. На закладке «Дополнительно», мы также должны указать этапы оплаты поставщику. Этапы оплаты мы указываем, для того чтобы бухгалтер смог вовремя оплатить все наши заказы, для того чтобы у нас была четкая картина по тем деньгам, которые к нам придут и тем деньгам, которые мы должны заплатить, чтобы у нашей организации не было кассового разрыва. Из платежей и поступлений у нас складывается, так называемый, «платежный календарь». Нажимаем кнопку ОК. Также устанавливаем статус заказу поставщику. Нажимаем кнопку «Провести».
И далее создадим «На основании» прямо из формы данного документа «Поступление товаров и услуг». Система говорит нам, что мы не можем ввести поступление товаров и услуг, поскольку статус данного документа не позволяет нам сделать этого. Это можно сделать только после того, как статус будет - к поступлению. Для того чтобы статус был «К поступлению», мы можем его установить «К поступлению» и провести документ.
Теперь создаем «На основании» - «поступление товаров и услуг». Указываем дату документа – 10-е число. Здесь также мы можем указать, что получен счет-фактура от поставщика. На закладке «Дополнительно» мы должны указать «Подразделение». Укажем подразделение – «Отдел закупок». И нажмем «Провести» документ. Документ проведется. И в «Заказе поставщику» мы можем увидеть состояние выполнения данного заказа. Мы видим, что заказаны 5 шт. и оформлено также 5 шт. В «Заказе поставщику» устанавливаем статус «Закрыт». И проведем его.
Теперь вернемся к нашему «Заказу клиента». И проверим его статус выполнения. Как видим, он на данный момент не изменился. Введем «На основании» заказа клиента документ «Реализация товаров и услуг». Система не позволяет нам ввести документ реализации товаров и услуг пока документ находится в статусе «к обеспечению». Переведем его в статус «к отгрузке». Проведем. И введем «На основании» - «реализация товаров и услуг». Здесь нам также требуется на закладке «Дополнительно» указать подразделение. Укажем «отдел продаж». Также создадим счет-фактуру. И проведем документ.
Вернемся к заказу клиента. Посмотрим его статус выполнения. Как мы видим, что в документе заказано 5 шт., оформлено 5 шт. Таким образом, мы видим, что заказ выполнен. Установим статус заказа клиента – «Закрыт». И проведем его.
Таким образом, мы прошли всю цепочку от заказа клиента до реализации клиенту товара. Посмотрим, как это отразилось на деятельности предприятия. Перейдем в раздел «Финансы». Откроем пункт «Отчеты по финансам». И откроем отчет «Валовая прибыль предприятия». Нажмем кнопку «Сформировать».
Как мы видим, система показывает нам выручку и себестоимость в разрезе подразделений, организации и менеджеров. Но в данном случае себестоимость не рассчитана и программа нам показывает 100-процентную рентабельность нашей операции. С чем это связано? Это связано с тем, что себестоимость в данной программе рассчитывается отдельно.
Рассчитаем себестоимость нашей операции. Для этого перейдем в раздел «Закрытие месяца» в меню «Финансы». Нажмем кнопку «Рассчитать» напротив пункта «Расчет себестоимости». Себестоимость рассчитается.
Если же у вас себестоимость не рассчитана, то возможно вы не настроили учетную политику по расчету себестоимости. Для этого вам нужно перейти в «Настройки и справочники». И указать настройку методов оценки стоимости товаров. В данном случае указана – средняя за месяц. Но это может быть – ФИФО взвешенная или скользящая оценка. Также очень важная галочка – обновлять стоимость регламентным заданием. Она означает, что себестоимость будет пересчитываться автоматически раз в заранее заданный промежуток времени.
Но вернемся к нашему отчету «Валовая прибыль предприятия». Сформируем его. Мы увидим, что себестоимость рассчиталась. У нас получилась валовая прибыль и рентабельность.
Загрузка...