Производственная инструкция для лаборанта химического анализа. Фотография рабочего дня Процедура создания карты состоит из таких этапов, как

Для целей планирования количества штатных единиц, а также изучения степени занятости и производительности труда определенных работников, используется фотография времени работы персонала с оформлением одноименного документа. Она позволяет руководству компании принимать правильное решение при формировании штата компании, должностных инструкций, установления нормативов и планов.

– это сплошное наблюдение ответственного должностного лица за работой сотрудников с фиксацией точного времени каждого процесса.

Главная цель этого метода является повышение результативности труда персонала и выявление имеющихся резервов при использовании данных ресурсов в компании, а также снижение затрат как на единицу изделия так и в целом по предприятию.

К задачам фотографии можно отнести расчет общей величины времени, затрачиваемого всеми работниками, количества продукции, изготовленной в конкретный промежуток времени, учет возможных его потерь, рациональное построение рабочего процесса, а также выявление источников для увеличения производительности труда.

Изучая полученные данные, экономисты и руководители разрабатывают нормативы и составляют планы и бюджет компании, а также корректирует ее . Фотографию также могут проводить после ввода нового автоматизированного оборудования, в результате которого будет осуществляться высвобождение рабочих.

В основном обязанность по изучению времени работы возлагается на специалистов кадровой службы или экономического отдела. Фотография может проводиться как всего рабочего процесса, так и определенной стадии, бригады или конкретного специалиста.

На подготовительном этапе, перед исследованием, определяются цели данного мероприятия, изучаются действующие нормы, должностные обязанности и рассматриваются кандидаты, деятельность которых в организации будет обследоваться. Для получения высоких результатов целесообразней выбирать для наблюдения профессиональных работников со значительным стажем работы или лучшей производительности труда.

В некоторых случаях допускается проведение самофотографии, при которой сотрудник самостоятельно в отчете фиксирует соответствующее время и продолжительность своей работы. Это позволит сотруднику самостоятельно выявить бесполезно потраченное на работе и увеличить эффективность роботы без привлечении сторонних наблюдателей.

В процессе наблюдения составляется отчет, который называется карта фотографии рабочего дня. Не существует его стандартизированной формы. Оформляемый бланк должен содержать определенные реквизиты. Как правило, в компаниях разрабатывается формуляр, которой при необходимости заполняется ответственным лицом.

Затем проводится анализ полученных сведений, по результатам которого выявляются отклонения, и в дальнейшем принимаются решения.

Фотография рабочего дня пример заполнения

В документе указывается название компании и ее структурного подразделения. Далее его наименование, номер и дата проведения наблюдения.

В карте фотографии времени работы записываются Ф.И.О. выбранного сотрудника, профессия по образованию, занимаемая должность и наименование выполняемой работы.

Затем нужно кратко охарактеризовать выполняемую человеком работу.

В табличной части документа заполняется информация по каждой стадии рабочего процесса с указанием наименования и кода (если применяется система кодирования). В следующих графах указывается начало и окончание каждого этапа, а также продолжительность. В столбце «Примечание» можно отражать количество вырабатываемой продукции и другие пояснительные сведения.

Под таблицей подводится итог фотографии работы, в котором необходимо подсчитать и отдельно записать:

• Подготовительно-заключительное время.
• Время обслуживание рабочего места.
• Оперативное время.
• Время перерывов.

Документ подписывается начальником структурного подразделения, в котором происходило наблюдение, а также ответственным должностным лицом, проводившим его. При этом указываются их должности и расшифровываются Ф.И.О.

Для точного определения пунктов должностной инструкции, анализа загруженности, а также эффективности работы любого сотрудника, может использоваться фотография рабочего дня. Пример заполнения вы найдёте ниже в этой статье.

Известно, что все трудовые ресурсы должны работать с максимальной эффективностью. Для каждый его механизм должен работать как часы. И если обычному линейному персоналу нужно соблюдать установленные нормы времени, то как проследить за работой инженерно-технического звена?

Способ отследить загруженность работника

Эту задачу можно решить, используя

Данный инструмент позволит понять, есть ли у рабочего свободное время, или он полностью отдаётся трудовому процессу. Но даже если он не имеет ни минуты отдыха, используя приведённый далее пример заполнения фотографии рабочего дня, можно запросто определить, каков у него коэффициент полезного действия.

Как составить и кто этим должен заниматься?

Можно использовать либо собственных нормировщиков, которые есть на всех крупных предприятиях, либо воспользоваться услугами частных компаний по нормировке и стандартизации. Однако выполнять какую-либо работу своими силами всегда дешевле, тем более что разобраться в этом вопросе, используя пример заполнения фотографии рабочего дня, приведенный ниже, не составляет труда.

Для тех, кто хочет пронормировать бухгалтера, инженера или любого другого сотрудника, следует перед фотографией ознакомиться с должностной инструкцией, распорядком рабочего дня, а также основными направлениями работы.

Делать это нужно для того, чтобы человек, подлежащий исследованию, не смог ввести нормировщика в заблуждение. Ведь смысла у замеров, при которых рабочий специально замедляет или останавливает рабочий процесс, просто нет.

При составлении можно ориентироваться на утверждённые общегосударственные нормы

Перед тем, как использовать пример заполнения фотографии рабочего дня, приведённый далее, стоит познакомиться с разработанными и утверждёнными нормами на выполнение тех или иных работ. Хотя на сегодняшний день есть некоторые нормы, которые действуют ещё со времён Советского Союза. Конечно, на общее время ориентироваться не нужно, но поочередность действий, состав работ и использование вспомогательных материалов очень пригодятся при формировании новых замеров.

Рассмотрим конкретный пример заполнения фотографии рабочего дня:

			Должность
		Иванова Анжелика Евгеньевна	бухгалтер
Рабочий день		Начало дня	Завершение дня
Понедельник
Фотография рабочего дня
	Наименование процесса			Продолж., мин	Индекс процесса
	Открыть кабинет, включить компьютер, подготовить рабочее место
	Открыть программу 1С, выгрузить и распечатать документы по сделке
	Подготовить документы для начисления заработной платы
	Согласовать суммы по заработной плате с главным бухгалтером
	Произвести в программе 1С
	Обеденный перерыв
	Работа с клиент-банком (занесение информации по заработной плате)
	Сбор информации по службам для составления авансового отчёта
	Составление авансового отчёта
	Разложить отчёты и документы по папкам, положить папки по местам, выключить компьютер, убрать рабочее место
	Завершение рабочего дня
Всего замерено, из них:
				20дня бухгалтера. Пример заполнения показывает, как можно умело составить хронометраж для работника административно-управленческого звена. Но чтобы понять эффективность затрат времени, нужно понять, что же указано в столбце "индекс процесса". На что тратится время? ПЗП - подготовительно-завершающий процесс. В эту группу относят операции, связанные с подготовкой рабочего места к трудовому дню либо же к завершению трудовой деятельности. ОП - операционный процесс. Сюда входят непосредственно все работы, которые есть в должностной инструкции и сотрудник должен их выполнять. ВО - время на отдых либо личные надобности. Это перерывы в процессе производства, которые регламентированы распорядком рабочего дня. ДП - дополнительные процессы. В этой группе находятся работы, не входящие в ОП, но без них невозможно начинать работу. К примеру, для тех кто работает за станком - это настройка оборудования, подготовка рабочих поверхностей и т.д. НТВ - неоперационные траты времени. В эту группу входит всё то время, которое было потрачено не на рабочий процесс (звонки по телефону с родными, поход в магазин, решение личных вопросов или другое). О чём говорит, приведённая выше фотография рабочего дня? Пример заполнения, указанный выше, можно использовать для анализа загруженности и трудовой эффективности сотрудника. Видно, что неоперационных трат времени нет, минимальное время расходуется на отдых либо личные нужды. Всё остальное время сотрудник тратит на выполнение своих непосредственных обязанностей. Чтобы понять, куда же уходит рабочее время, нужна фотография рабочего дня. Пример заполнения для инженера не будет отличаться от вышеуказанного, так как приведённая форма подходит и для инженерно-технического персонала. Просто виды и названия работ могут отличаться.

Случается так, что сотрудник на рабочем месте не успевает выполнять поставленные перед ним задачи. Причины на то могут быть разные – низкая квалификация, слишком большая нагрузка или он просто занимается на работе не тем чем нужно. Собственно это можно проверить проведя специальное исследования. Фотография рабочего дня: пример заполнения, и случаи назначения следует рассмотреть детально.

Фотография рабочего дня (ФРД) – это инструмент, который помогает увеличить продуктивность работы любой компании, хотя на первом этапе она помогает узнать, куда именно сотрудник/сотрудники тратят свои рабочие часы.

Фотография рабочего времени – это метод, который помогает изучить временные затраты конкретного сотрудника на те или иные действия во время работы. Все наблюдения и измерения, полученные в процессе документируются, образец и пример заполнения фотографии рабочего дня будет представлен ниже.

Если метод успешно освоить – это поможет получать уникальные данные касательно организации рабочего процесса любого сотрудника, узнать производительность каждого. То есть в перспективе подкорректировать нагрузку и обеспечить все для того чтобы рабочие задачи выполнялись.

Предельно детальное исследование и нотирование результатов поможет найти ответ на следующие вопросы:

1. Сколько времени тратит сотрудник (исследуемый) на каждый вид работы с которым он сталкивается ежедневно?
2. Какой период тратят разные работники на выполнение одинаковых задач?
3. Есть ли возможности повысить эффективность труда и что для этого нужно?
4. Возможно ли упрощение или исключение каких-либо этапов, передача их другим структурным подразделениям?
5. Варианты установки норм продуктивности труда.
6. Причины невыполнения существующих рабочих норм.
7. Насколько эффективно использует конкретный сотрудник свое рабочее время?
8. Существуют ли технические проблемы, которые мешают выполнить поставленные задачи?

Важно! Фотография рабочего времени дает информацию, которую в будущем могут использовать экономисты и руководители для составления планов и бюджета компании, корректируют .

Некоторые особенности

Среди особенностей этого процесса можно выделить такие:

• ФРД может осуществляться после введения нового оборудования, которое освобождает некоторых рабочих от их обязанностей.
• Выполняет подобную работу зачастую уполномоченный сотрудник отдела кадров.
• Фотографироваться может как все день, так и определенные операции, стадии, бригада или один специалист.
• Прежде чем начать ФРД, следует определить цели, должностные обязанности исследуемых.
• Иногда разрешается самофотографирование, то есть чтобы фотография рабочего времени проводилась самим сотрудником, деятельность которого нужно отследить. В этом случае подразумевается, что он сам делает все записи в отчете и фиксирует временные промежутки, потраченные на те или иные действия. Эта методика поможет сотруднику определить, в какие периоды его рабочее время тратиться нерационально.

Виды ФРД

Существует разделение на виды в зависимости от количества объектов, за которым буде вестись наблюдение. Конкретнее:

1. Индивидуальная – касается исследования рабочего времени конкретного сотрудника, при этом детализация затраченных сил будет максимально возможной.
2. Групповая – такая фотография рабочего дня предусматривает наблюдение за деятельностью группы сотрудников, которые связаны между собой определенными рабочими процессами. Основная задача этого исследования – это проверить насколько эффективное происходит взаимодействие, согласованы ли их действия, насколько каждый из них загружен, проверить иные процессы.
3. Комплексная – выявляет взаимосвязи рабочих процессов. Получается изучить ритм работы, рациональность применения оборудования. Данный метод будет полезен, если нужна разработка действий, направленных на увеличение эффективности труда.

Обратите внимание! Для того чтобы получить предельно точную картину и правдивые данные, фотографирование проводится на протяжении нескольких дней, недель и даже месяцев.

Кому полезны данные ФРД?

Фотография рабочего времени предоставит немало полезных данных для руководителя и собственника компании. Они получают картину эффективности работы сотрудников. Также не лишним будут эти данные для менеджера по персоналу, отдела кадров для формирования должностных инструкций, штата и т.д.

Конечно, помогут данные, полученные в результате ФРД самим сотрудникам, если он заинтересованы в повышении эффективности своей работы и выполнении должностных обязанностей.

Порядок проведения ФРД

Фотографирование рабочего времени – это процесс,который требует от исполнителя предельной щепетильности и внимательности. Ему нужно в буквальном смысле фиксировать все, в том числе разговоры по телефона на личные темы.

Начинается все с подготовки, определения цели. Так если задачи наблюдения – это определить соблюдают ли сотрудники правила , то проводить фотографирование можно сразу группы сотрудников. Если трудовая дисциплина нарушается – это будет заметно сразу. Например, очень часто ходят на перекуры или пьют чай не в отведенные для этого периоды, вместо того чтобы заниматься работой.

В тех ситуациях, когда нужна оптимизация рабочего дня одного работника, то фотографию рабочего дня проводят индивидуально для каждого. Фиксируется не только то, что он делает, но также процессы взаимодействия с остальными работниками, их эффективность.

Важно! Проводить ФРД можно как явно, так и скрыто, то есть, не сообщая об этом сотруднику. Как показывает практика, именно второй вариант помогает выявить, куда действительно тратится большая часть рабочего времени. Если выбран второй метод, то следует на этапе подготовки придумать легенду касательно внедрения наблюдателя.

Стоит заметить, что от инструктажа и обучения тех, кто будет проводить ФРД, зависят конечные результаты. Также на этом этапе следует согласовать бланки, в которые будет вноситься информация.

Правила внесения данных в ФРД

Для того чтобы бланк соответствовал требованиям, в него нужно внести такую информацию:

• Название компании, ее структурного подразделения.
• Название наблюдения, номер и дата его осуществления.
• В самом бланке вносятся данные, относительно работника, за которым ведется наблюдение – ФИО, профессия, должность, выполняемая работа.
• Краткая характеристика его должностных обязанностей.

После этого следует табличная часть, в которую вносятся конкретные временные затраты и описание действий, которые забрали это время. Например:

1. Включение компьютера – 5 минут.
2. Перекур – 10 минут.
3. Общение с клиентами – 45 минут.

И в такой хронологи расписываются все действия, осуществленные сотрудником за рабочий день. Ведутся все наблюдения в режиме реального времени. В конце подводится итог, где просчитываются такие важные пункты временных затрат:

• Подготовительно-заключительные действия.
• Время на обслуживание рабочего места.
• Оперативное время.
• Время перерывов.

Важно! Документ обязательно должен подписать начальник структурного подразделения, где исследуемый трудиться.

Вывод

Фотография рабочего времени – это эффективный инструмент проверки того чем занимаются сотрудники и почему они не успевают выполнять поставленные перед ними задачи. Такое наблюдение поможет, в том числе определить претендентов на увольнение или узнать сколько нужно людей добавить в штат.

Одним из резервов повышения эффективности работы любой организации является более продуктивное использование трудовых ресурсов. В данном случае простым и действенным инструментом получения и анализа объективных данных выступает фотография рабочего дня (ФРД).

Фотография рабочего дня — это метод, позволяющий изучить распределение времени конкретного сотрудника путем наблюдения, измерения и документирования всех без исключения затрат времени на выполнение рабочих операций в течение рабочего дня.

Освоение метода ФРД позволяет получать уникальные результаты в области управления персоналом и его производительностью даже в условиях неполного охвата нормированием выполняемых в компании работ. Процесс ФРД направлен на определение затрат времени на каждую операцию, выявление и анализ причин невыполнения заданий, оптимизацию трудового процесса в целом.

Фотография рабочего дня дает ответы на следующие вопросы:

1. Сколько времени уходит у сотрудника на определенный вид работы?

2. Сколько времени уходит у разных сотрудников на выполнение одного и того же вида работ?

3. Можно ли увеличить производительность труда и за счет чего?

4. Можно ли опустить (упростить) какие-либо из бизнес-процессов или делегировать их другим отделам?

5. Как установить нормы производительности труда и выявить причины невыполнения этих норм?

Виды ФРД

В зависимости от числа объектов наблюдения и целевого задания применяются следующие виды фотографии рабочего дня:

. индивидуальная — определяют затраты времени отдельными исполнителями, что позволяет изучить работу с максимальной степенью ее детализации;

. групповая — наблюдают за деятельностью нескольких сотрудников, связанных между собой рабочим процессом, для дальнейшего рационального распределения обязанностей между членами группы. Основное назначение групповой фотографии — изучить согласованность работы членов группы, степень их загруженности, организацию работы, выявить причины и продолжительность потерь рабочего времени, исследовать другие вопросы, не требующие точных замеров времени;

. комплексная — дает возможность выявить взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучить производственный ритм работы, определить степень рационального использования оборудования, разработать конкретные мероприятия, направленные на рост эффективности труда. В данном случае группа наблюдателей изучает работу бригады, цеха, отдела или предприятия в целом, что позволяет охватить всю совокупность производственных процессов или их значительную часть;

. самофотография — специалист самостоятельно выполняет замеры времени своей деятельности.

Важная деталь: чтобы получить более объективные и достоверные данные, проводят комплексные фотографии рабочего дня на протяжении нескольких дней (недели, месяца).

ЦЕЛИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФРД

Фотографию рабочего дня можно использовать для разных целей:

1. Определение структуры рабочего времени, выявление наиболее затратных операций и видов работ.

2. Изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу для постановки задач, оценки эффективности сотрудника, поиска оптимальных способов организации труда.

3. Установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда. Причем метод ФРД применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм.

4. Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но отдельные сотрудники их регулярно не выполняют, то с помощью фотографии рабочего дня можно выявить причины такой ситуации.

5. Выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРД можно определить, на каких этапах рабочего процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации работы, нерационально выстроенной технологией или недобросовестностью сотрудников.

6. Совершенствование процесса организации труда на предприятии. ФРД позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны.

7. Оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции — это возможность оценить уровень его профессионализма и мотивации.

ТЕХНОЛОГИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ФРД

Технология проведения фотографии рабочего дня состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Подготовка к проведению фотографии рабочего дня.

На начальном этапе устанавливают цели проведения фотографии рабочего дня. Исходя из поставленных целей, определяют вид и методику проведения ФРД.

Если главной целью ФРД является контроль соблюдения персоналом правил внутреннего трудового распорядка , то фотографию рабочего дня можно проводить одновременно у группы работников (группировка сотрудников по структурному подразделению или по типу выполняемых работ). Нарушения трудовой дисциплины будут заметны сразу.

Если надо выявить потери рабочего времени , оптимизировать бизнес-процессы компании , то фотографию рабочего дня нужно проводить индивидуально для каждого работника, тщательно фиксировать выполняемые им операции, взаимодействие с другими сотрудниками и структурными подразделениями.

Также на первом этапе необходимо определиться, сообщать сотрудникам о проведении ФРД или стоит придумать подходящую легенду для внедрения наблюдателя.

ЭТО ВАЖНО

Подготовительный этап предполагает подготовку (инструктаж и обучение) наблюдателей. От подготовки во многом зависят полученные результаты.

Не будет лишним заранее согласовать бланки ФРД, чтобы правильно отразить в них необходимую информацию. Это особенно важно, если исследование будет проводиться одновременно в нескольких структурных подразделениях разными наблюдателями.

Этап 2. Фотографирование рабочего дня.

Фотографирование ведется по текущему времени. Результаты замеров заносят в наблюдательный лист (табл. 1-3). В колонках 1 и 2 наблюдатель фиксирует время начала и окончания каждого нового действия (бездействия). В колонке 4 он описывает действия, в колонку 5 вносит перечень оборудования, необходимого для выполнения работы. Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие.

Каждый элемент работы или перерыва нужно оформлять отдельно . Особенно четко следует отличать элементы работ по обслуживанию рабочего места, а также перерывы в работе с учетом их характера и причин. При этом колонки 1, 2, 4, 5 наблюдательного листа заполняются непосредственно в процессе наблюдений, а колонки 3, 6 — при обработке результатов фотографии.

Фотография рабочего дня экономиста

Настоящая фотография проведена 18.03.2016 методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя № 147 от 09.03.2016 с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в табл. 1.

Ф.И.О. работника: Петрова А. И.

Стаж работы по специальности: 2 года.

Таблица 1. Фотография рабочего дня экономиста
				Оборудование	Примечание
			Включение компьютера
			Уточнение по телефону содержания требуемой информации. Рассылка согласно запросам по электронной почте плановых показателей работы подразделения	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету
				Телефонный аппарат
			Сбор необходимой исходной информации для анализа выполнения плановых показателей производственными участками Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест»	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету
			Анализ выполнения плановых показателей по производству продукции производственными участками Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» согласно отчетам начальников производственных участков	Компьютер
			Уточнение натуральных и денежных показателей у исполнителей отчетов	Телефонный аппарат, подключение к Интернету
			Внесение изменений в аналитический отчет по выполнению плановых показателей	Компьютер
			Подготовка аналитических записок руководителю подразделения о целесообразности внедрения новых материалов при производстве продукции	Компьютер
			Выход по личным надобностям, перекур
			Анализ фонда оплаты труда Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» за месяц	Компьютер, телефонный аппарат
			Беседа на личные темы по телефону	Телефонный аппарат
			Планирование фонда оплаты труда на следующий месяц
			Завершение работы, отключение техники, порядок на рабочем месте	Компьютер, принтер, телефонный аппарат

С фотографией рабочего дня ознакомлена: экономист Петрова А. И.

__________/Петрова А. И./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

__________/Рябченко А. Р./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Настоящая фотография проведена 17.03.2016 методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя № 147 от 09.03.2016 с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в табл. 2.

Ф.И.О. работника: Макарова С. В.

Должность работника: бухгалтер.

Стаж работы по специальности: 13 лет.

Подразделение: Воронежское подразделение ООО «Камелия-Инвест».

Таблица 2. Фотография рабочего дня бухгалтера
Время начала действия (операции)	Время окончания действия (операции)	Длительность операции (действия), мин.	Выполняемая работа (действие)	Оборудование	Примечание
			Включение компьютера, включение сортировки электронных баз данных
			Прием и контроль первичной документации по участкам бухгалтерского учета и подготовка их к счетной обработке. Возврат документов, оформленных не в соответствующем порядке, составителям
			Проверка электронной почты, ознакомление с содержанием	Компьютер, подключение к Интернету
			Подготовка и отправка необходимой информации по себестоимости произведенной продукции в отчетном квартале по запросу руководителя подразделения (выборка, ксерокопирование счетов сторонних организаций, калькуляции себестоимости по видам продукции и др.)	Копировальный аппарат, компьютер, принтер, подключение к Интернету
			Выход по личным надобностям, перекур
			Выполнение работы по бухгалтерскому учету основных средств	Компьютер, принтер
			Обеденный перерыв
			Выполнение работы по бухгалтерскому учету затрат на производство продукции	Компьютер, принтер
			Сверка с поставщиками услуг в телефонном режиме	Компьютер, телефонный аппарат
			Проверка электронной почты, ознакомление с содержанием	Компьютер, подключение к Интернету
			Сканирование документов по начислению заработной платы и отправка их по электронной почте в главный офис компании	Компьютер, сканер, подключение к Интернету
			Выход по личным надобностям, перекур
			Совещание с руководителем отдела по вопросам изменений в налоговом законодательстве
			Подготовка документов для передачи в архив
			Выключение компьютера и другой аппаратуры, порядок на рабочем месте	Компьютер, принтер, сканер, ксерокс

С фотографией рабочего дня ознакомлена: бухгалтер Макарова С. В.

__________/Макарова С. В./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Ответственный за проведение фотографии рабочего дня: менеджер по работе с персоналом Рябченко А. Р.

__________/Рябченко А. Р./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Фотография рабочего времени менеджера по закупкам

Настоящая фотография проведена 19.03.2016 методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя № 147 от 09.03.2016 с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в табл. 3.

Ф.И.О. работника: Сергеев П. И.

Должность работника: менеджер по закупкам.

Стаж работы по специальности: 9 лет.

Подразделение: Воронежское подразделение ООО «Камелия-Инвест».

Таблица 3. Фотография рабочего дня менеджера по закупкам
Время начала действия (операции)	Время окончания действия (операции)	Длительность операции (действия), мин.	Выполняемая работа (действие)	Оборудование	Примечание
			Включение компьютера, принтера, ксерокса	Компьютер, принтер, ксерокс
			Запрос у планово-экономического отдела бюджета закупок, согласованного с финансовым отделом, на текущий квартал	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету
			Запрос у главного склада информации о наличии материалов	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету
			Определение наличия и потребности в материалах на текущий квартал	Компьютер, телефонный аппарат
			Выход по личным надобностям, перекур
				Компьютер, принтер, телефонный аппарат
			Обеденный перерыв
			Составление ежемесячного плана закупок	Компьютер, принтер, телефонный аппарат
			Выход по личным надобностям, перекур
			Проведение маркетинговых исследований по изучению предложений от поставщиков, уровню цен, условий поставки согласно плану закупок
			Прием и обработка документов, связанных с закупкой	Компьютер, принтер, подключение к Интернету, телефонный аппарат
			Выход по личным надобностям, перекур
			Окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад	Компьютер, подключение к Интернету, телефонный аппарат
			Внесение справочной информации в базу данных о поставщиках	Компьютер, подключение к Интернету
			Составление отчета о проделанной за день работе, выключение компьютера и другой аппаратуры	Компьютер

С фотографией рабочего дня ознакомлен: менеджер по закупкам Сергеев П. И.

__________/Сергеев П. И./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Ответственный за проведение фотографии рабочего дня: менеджер по работе с персоналом Рябченко А. Р.

__________/Рябченко А. Р./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Этап 3. Обработка результатов.

Расчет длительности элементов (заполнение колонки 3) ведется при обработке результатов.

На данном этапе также заполняют колонку 6, классифицируют каждый элемент. Для непроизводственного персонала компании «Камелия-Инвест» применяли следующую классификацию затрат рабочего времени :

ОВ — общее время работы (продолжительность рабочей смены);

ПЗ — (подготовка к выполнению задания, поддержанию средств производства в рабочем состоянии в течение смены);

ОП — ;

ОЛН — ;

НТД — (опоздания, самовольные отлучки с рабочего места, преждевременный уход с работы и др.).

На основе полученных данных (табл. 1-3) создают баланс трудовой деятельности. В таблице 4 представлен баланс рабочего времени экономиста .

Таблица 4. Баланс рабочего времени экономиста
	Описание			Общее время наблюдения, мин.
	Организация рабочего места и заключительные работы			540 мин. (9 ч)
	Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)
	Затраты времени на отдых и личные надобности
	Нарушения правил трудовой дисциплины

Графа «Общая продолжительность, мин.» табл. 4 заполнена исходя из данных табл. 1 следующим образом:

ПЗ = 10 + 15 = 25 (мин.);

ОП = 45 + 60 + 70 + 40 + 30 + 75 + 65 + 35 = 420 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 = 80 (мин.);

НТД = 5 + 10 = 15 (мин.).

Расчет коэффициента К1 , который показывает долю элемента затрат в общем времени наблюдения:

К1(ПЗ) = 25 / 540 × 100 % = 4,6 %;

К1(ОП) = 420 / 540 × 100 % = 77,8 %;

К1(ОЛН) = 80 / 540 × 100 % = 14,8 %;

К1(НТД) = 15 / 540 × 100 % = 2,8 %.

Рассмотрим баланс рабочего времени бухгалтера (табл. 5).

Таблица 5. Баланс рабочего времени бухгалтера
Классификатор рабочего времени	Описание	Общая продолжительность, мин.	Процент от общего времени наблюдения (К1), %	Общее время наблюдения, мин.
	Организация рабочего места и заключительные работы
	Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)
	Затраты времени на отдых и личные надобности
	Нарушения правил трудовой дисциплины

Заполнение графы «Общая продолжительность, мин.» на основании данных табл. 2:

ПЗ = 10 + 5 = 15 (мин.);

ОП = 15 + 20 + 105 + 80 + 75 + 15 + 15 + 45 + 50 + 25 = 445 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 = 80 (мин.).

Нарушения правил трудовой дисциплины отсутствуют.

Расчет коэффициента К1 , отражающего долю элемента затрат в общем времени наблюдения:

К1(ПЗ) = 15 / 540 × 100 % = 2,8 %;

К1(ОП) = 445 / 540 × 100 % = 82,4 %;

К1(ОЛН) = 80 / 540 × 100 % = 14,8 %.

Таблица 6 содержит данные по балансу рабочего времени менеджера по закупкам .

Таблица 6. Баланс рабочего времени менеджера по закупкам
Классификатор рабочего времени	Описание	Общая продолжительность, мин.	Процент от общего времени наблюдения (К1), %	Общее время наблюдения, мин.
	Организация рабочего места и заключительные работы
	Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)
	Затраты времени на отдых и личные надобности
	Нарушения правил трудовой дисциплины

Графа «Общая продолжительность, мин.» табл. 6 заполнена исходя из данных табл. 3:

ПЗ = 10 + 35 = 45 (мин.);

ОП = 5 + 15 + 150 + 50 + 30 + 80 + 45 + 15 + 15 = 405 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 + 10 = 90 (мин.).

Нарушений правил трудовой дисциплины нет.

Расчет коэффициента К1:

К1(ПЗ) = 45 / 540 × 100 % = 8,3 %;

К1(ОП) = 405 / 540 × 100 % = 75 %;

К1(ОЛН) = 90 / 540 × 100 % = 16,7 %.

Этап 4. Анализ результатов и выработка решений (рекомендаций).

На основе данных, полученных в результате ФРД, делают выводы и разрабатывают рекомендации по устранению выявленных недостатков.

В нашем случае анализ фотографий рабочего дня экономиста, бухгалтера и менеджера Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» показал достаточно высокий уровень соблюдения трудовой дисциплины , так как нарушения либо отсутствуют, либо НТД имеет низкое значение (2,8 % от общего времени наблюдения у экономиста).

Перед началом наблюдения нужно определиться, что именно считать нарушением трудовой дисциплины. Ведь так называемые перекуры, чаепития в рабочее время, беседы с коллегами на посторонние темы и другие поглотители времени часто просто необходимы для поддержания нормальной обстановки в коллективе с моральной точки зрения.

Важная деталь: во избежание недоразумений по этому поводу рекомендуется правила внутреннего трудового распорядка изложить в письменной форме, согласовать с коллективом и профсоюзной организацией. Принимая на работу новых сотрудников, необходимо ознакомить их с этими правилами.

В ходе ФРД было выявлено, что менеджер по закупкам тратит около 30 мин. каждый день на составление отчета о проделанной за день работе. Руководство компании «Камелия-Инвест» посчитало, что это значительные затраты времени, и приняло решение упростить формы внутрифирменной отчетности как менеджеров по закупкам, так и других сотрудников.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Формы отчетности, их содержание и периодичность следует пересматривать периодически в любом случае, так как в современной быстро меняющейся среде ведения бизнеса любая информация быстро теряют свою актуальность.

По результатам проведения ФРД было принято решение о внесении в штатное расписание Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» ставки оператора компьютерного набора для делегирования ему следующих функций: ксерокопирование и сканирование документов, отправка и приемка электронной почты, архивирование документов, составление простых отчетов и текстовых документов. Это позволило разгрузить квалифицированные кадры (бухгалтеров, экономистов и менеджеров).

В любом случае проще найти человека, владеющего навыками общения с компьютером и другой офисной техникой, чем грамотного экономиста, ответственного бухгалтера и опытного менеджера. Да и с точки зрения оплаты труда такой вариант наиболее оптимален.

Эффективность работы любого подразделения во многом зависит от его обеспеченности современным высокоскоростным оборудованием (высокоскоростными компьютерами, способными работать с большими массивами данных) и средствами связи. Возможно, по результатам проведения ФРД в некоторых случаях будет оправданной закупка такого оборудования, ведь от оперативности и достоверности получаемых данных зависит эффективность работы компании .

Также ФРД дает возможность рассмотреть использование одного и того же оборудования (сканирующие устройства, широкоформатные печатные устройства, цветные принтеры) несколькими сотрудниками/подразделениями без ущерба для результативности их работы. Такое оборудование используется, как правило, эпизодически, для выполнения разовых задач.

Результаты ФРД можно использовать для решения вопроса о продвижении по службе, для аттестации, награждения и т. д.

К СВЕДЕНИЮ

Фотографию рабочего дня можно проводить силами самой компании (более экономичный вариант) либо доверить специализирующейся на этом фирме (результат исследования получится более достоверный).

Персонал, организационная система, методы работы, стиль управления компании достаточно легко поддаются воздействию со стороны предприятия, управляемы и в то же время оказывают существенное влияние на совокупный показатель производительности. Именно поэтому повышению эффективности труда следует уделять большое внимание, и ФРД в данном вопросе является одним из самых удобных и рациональных методов изучения затрат и потерь рабочего времени.

Многие руководители замечают, что со временем продуктивность работы его персонала падает. Если работники или отдельные подразделения не успевают справиться с поставленными перед ними задачами, это не может не отразиться на конечном результате деятельности компании. Причиной может стать как высокая загруженность работников, так и недостаточная квалификация сотрудника. Для того, чтобы найти объективную причину применяется : фотография рабочего дня.

Фотография рабочего дня – это вид наблюдения за деятельностью отдельного сотрудника: бухгалтера, повара, менеджера, секретаря, кладовщика или группы работников: инженеров, экономистов, электросварщиков с целью определения расходования ими рабочего времени.

Подобное наблюдение призвано перенести на бумагу и увидеть воочию реальные затраты времени на рабочий процесс. При составлении карты в нее вносятся даже телефонные разговоры, занявшие несколько минут. Как результат руководитель видит, чем реально занимается его персонал на протяжении всего рабочего дня, недели.

Важно! Сроки наблюдения могут быть разные. Определяются они исходя из сложности ситуации и поставленных перед наблюдателем задач.

Основные цели составления отчета по результатам фотографии рабочего дня:

• определить структуру рабочего времени. Она помогает выявить самую затратную по времени операцию, вид работ и определить приоритеты работника, то есть, если на одну задачу он тратит больше времени, значит, она для него важнее;
• изучить опыт работы специалистов, дающих лучшие результаты. Он будет полезен для молодых кадров. Опыт и особенности постановки, выполнения задач лучших сотрудников помогает оптимально организовать работу остальных;
• установить нормы. Проанализировав рабочее время нескольких сотрудников, будет легче определиться с выработкой норматива для остальных. Это особенно важно для таких профессий, как: мастер разнообразных станков, работники столовой и другие . Данная методика помогает определить, почему ранее установленные нормы не выполнялись;
• определить потери в рабочем процессе. Результаты покажут, чем занимался сотрудник на протяжении дня, и какой процент времени затрачивал на выполнение своих должностных обязанностей;
• оценка эффективности сотрудника помогает оценить уровень профессионализма сотрудников и их мотивацию к работе.

Важно! Ограничений по применяемости этого метода нет, он поможет рассмотреть предельно внимательно как рабочий день уборщицы, так и главного бухгалтера, и даже руководителя.

Хронометраж или фотография рабочего дня?

Часто эти методы сравнивают, но они отличаются друг от друга. Так, хронометраж имеет продолжительность от недели до одного месяца, период определяет сам работник. То есть он знает о наблюдении и может делать все, как говорится, правильно.

Касательно рассматриваемого метода, а именно фотографии рабочего дня, он считается более официальным и эффективным. Инициирует его исключительно руководитель. К тому же наблюдатель зачастую внедряется в рабочий коллектив как агент, то есть о том, чем на самом деле он будет заниматься, никто из сотрудников не знает.

При проведении фотографии рабочего дня все данные вносятся в специальный бланк, с последующей их обработкой и анализом. На основании этих данных руководитель получает отчет согласно установленного образцу. Метод довольно старый, но по-прежнему не теряет своей актуальности, особенно при появлении новых профессий.

Необходимость применения методики полезна для всех:

• руководитель/владелец компании получает информацию относительно загруженности персонала и рационального использования ресурсов, на рабочем месте. При помощи данного метода даже можно рассчитывать заработную плату за тот или иной труд;
• менеджер по персоналу. Наблюдение помогает представителям отдела кадров составлять оптимальные должностные инструкции, а также формировать потребность в работниках, что особенно актуально для бригадных специальностей;
• для сотрудников, заинтересованных в повышении эффективности работы.

Виды

Существует несколько видов ФРД, разделение происходит с учетом количества объектов наблюдения.

Индивидуальная

Индивидуальную фотографию рабочего дня применяют при аттестации работников. В этом случае рассматривается рабочий день только одного работника, на производстве или в офисе, с учетом оценки эффективности использования рабочего времени. Наблюдение ведется на протяжении одного рабочего дня, реже недели.

Групповая

Данный вид чаще называют массовым. Под прицелом наблюдателей находится группа сотрудников или целое структурное подразделение, иногда смена. Порядок проведения и фиксации такой же, как и в предыдущем способе, в результате чего удается получить картину затрат рабочего времени каждого сотрудника в звене.

Если фиксация проводится для группы более чем из 3 сотрудников, то применяется метод мгновенной фиксации. Данная методика имеет свои особенности, а именно:

• наблюдатель определяет конкретный вид работ, который он будет фиксировать для каждого из участников группы. Однако, уследить сразу за всеми и внести корректные данные невозможно;
• периоды наблюдения делятся на интервалы с точными временными промежутками;
• при фиксации занесении результатов в бланк пишут используя сокращения.

Бригадная

Данным методом исследованию подвергается большая группа работников. Зачастую эту методику используют на е сотрудники поделены на бригады.

Недостатки методики ФРД

Хотя фотография рабочего дня дает исчерпывающие данные по затратам времени в процессе работы, однако, определенные недостатки все же существуют. Во-первых, это необходимость проведения наблюдения на протяжении нескольких дней. Фиксированные результаты одного дня, мягко говоря, некорректны.

Во-вторых, привлечение к наблюдению отдельного человека тоже относится к недостатку метода. Конечно, можно нанять специалиста по этому направлению, но это далеко не дешево. Если использовать имеющиеся ресурсы и приставить в качестве наблюдателя своего же сотрудника, то и его придется также оторвать от основной работы. А в случае применения самофотографирования, результаты могут оказаться не самыми правдоподобными. Вряд ли сотрудник оформит отчет, в котором добровольно укажет, сколько раз он курил за день или сколько часов провел за интернетом, посещая соц. сети.

Алгоритм проведения фотографии рабочего дня

Однако, при правильной организации процесса, рассматриваемая методика дает положительный результат.

Определение целей

Проведение любого исследования, в том числе такого требует конкретной постановки цели. В противном случае оно бесполезно. Цели могут быть разные, поэтому первым делом следует составить их список, указав какие результаты должны быть отображены в отчете. Это может быть:

• составление перечня реально выполняемых задач конкретным сотрудником или группой;
• поиск возможностей оптимизации труда;
• определение потери эффективности;
• разработка норм затрат рабочего времен;
• выявление сотрудников с низкой квалификацией, не справляющимися с поставленными перед ними задачами.

Определение целевой группы исследуемых, временных рамок

Оптимально, если длительность исследования такова, что охватывает весь рабочий цикл, однако, на практике это реализовать не всегда возможно. Когда цель – определение структуры затрат рабочего времени, процедура фотографирования должна проводиться на протяжении как минимум 1-2 недель, возможны короткие перерывы.

Для определения норм выработки касательно отдельных видов работ требуется фиксировать каждый вид работ не меньше 10-15 раз, в таком случае, продолжительность исследования возрастет до 3-4 недель.

При определении исследуемой группы могут быть такие варианты:

• для коллектива менее десяти человек ФРД проводится для каждого сотрудника отдельно. При этом остаться без наблюдения могут: работники на испытательном сроке, если таковые есть на производстве;
• если численность персонала более десяти человек, то можно исследовать только самых опытных работников. Конечно в этом случае все зависит от поставленных руководством целей.

Подготовка и заполнение бланка

Еще один важный этап, от которого зависит удобство фиксации данных, а в последующем и их анализа, это подготовка и правильное занесение информации в бланк. Скачать готовый наблюдательный бланк можно ниже:

Сделать такой бланк также можно вручную в ворде или excel.

В зависимости от выбранного варианта проведения фотографирования бланк заполняет специально назначенный сотрудник или сам исследуемый. Это можно проводить на распечатанном листе или заносить данные в цифровом виде, а распечатать потом.

Важно! При фотографировании фиксируется время начала действия и его завершение. Не должно быть «белых пятен», то есть если в 8:45 одно действие завершено, то в 8:45 должна быть начата следующая операция. Даже если сотрудник просто сидит за рабочим столом, ничего не делая – это тоже указывается.

Того, кто будет вести фотографирование, обязательно нужно проинструктировать в отношении правильного заполнения бланков. В отдельных случаях требуется провести обучение. Для этого выдается .

Если у вас цель получить самые достоверные сведения, желательно сотрудника, который будет проводить фотографирование, ввести в коллектив под какой-либо легендой. В таком случае исследуемые ведут себя как обычно, что особенно актуально для выявления причин по снижению эффективности труда.

Работа с результатами

После того, как все этапы фотографирования пройдены проводится анализ полученных результатов. Если исследовалась группа, то данные по каждому сотруднику могут быть представлены индивидуально. Анализ представляется в виде таблицы с отображением затрат рабочего времени по должностям, видам работ, отделам и другим необходимым критериям.

Порядок оформления отчета

Все результаты анализа заносятся в специальный бланк, который должен быть оформлен согласно правилам. В нем указывается:

• название предприятия и структурного подразделения;
• Ф.И.О. сотрудника (сотрудников);
• уровень образования и квалификация;
• занимаемая должность;
• название выполняемой работы;
• краткая характеристика работ;
• в таблице фиксируют информацию по стадиям и временным затратам;
• в столбец «примечание» вносят дополнительные данные, полученные в результате фотографирования;
• под таблицей суммируют коэффициенты: в общем, затраты на рабочий процесс, а также использованное время на оперативное решение задач и время перерыва в работе любого типа (перекур, обед, прочтение литературы не относящейся к работе).

Отчет обязательно передается на подпись непосредственного руководителя, а далее на рассмотрение высшему руководству.

Вывод

Фотография рабочего времени – эффективный метод отслеживания реально потраченного времени на работу, а также идеальный инструмент налаживания всего рабочего процесса. Подобное пристальное исследование поможет обнаружить проблемы по снижению производительности и оказать помощь в оптимизации рабочего процесса.