УТВЕРЖДАЮ ДИРЕКТОР САЛОНА КРАСОТЫ
_____________________________________
«____»____________________2009 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТОРА САЛОНА КРАСОТЫ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Администратор салона красоты относится к категории руководителей предприятий бытового обслуживания, розничной торговли. Принимаются на работу и увольняются директором фирмы.
1.2. Основными задачами администратора является осуществление руководства и координация деятельности салона, связанные с обслуживанием клиентов, ведение розничной торговли косметическими средствами.
1.3. Администратор подчиняется непосредственно директору салона красоты.
1.4. В своей работе администратор руководствуется:
Постановлениями, распоряжениями, приказами и другими документами вышестоящих и других органов, касающихся особенностей предприятий бытового обслуживания и торговли;
Правилами внутреннего трудового распорядка;
Правилами и нормами охраны труда и техники безопасности на предприятиях бытового обслуживания и торговли, производственной санитарии и противопожарной защиты;
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ
Должностные инструкции администратора салона красоты включают:
2.1. Организацию, планирование и координацию деятельности салона, направленную на сокращение затрат и повышение качества обслуживания клиентов.
2.2. Контроль за эффективным использованием материальных, технических и трудовых ресурсов в процессе деятельности салона, сокращение издержек.
2.4. Обеспечение персонала всеми необходимыми для работы препаратами и аксессуарами.
2.5. Организация учета, составление и своевременное предоставление отчетности (расход материалов) по расходным статьям в процессе деятельности салона.
2.6. Соблюдение правил работы на ККМ (выдача чеков) и торговля (наличие прейскурантов, накладных, сертификатов)
2.7. Принимать оплату за оказанные услуги от клиента.
2.8. Организация работы с персоналом включает в себя:
Контроль за своевременным приходом мастеров на работу;
Контроль за внешним видом мастеров (униформа);
Контроль за наличием инструментов мастера;
Составление графика (не менее 2-х мастеров в смену по профилю);
Выдача и фиксирование материалов, необходимых для работы мастера.
2.9. Контроль за соблюдением чистоты (мусор, грязная посуда, зона продаж, солярий, несвоевременно подметенный мастером пол после клиента, подготовленное рабочее место перед каждым клиентом), правил и норм охраны труда, техники безопасности при обслуживании клиентов и ведении торговой деятельности.
2.10. Контроль за повышением профессионального мастерства персонала:
Запись по просьбе мастеров на семинары и тренинги по согласованию с руководством
2.11. Организация и эффективное общение с клиентами салона красоты:
Консультирование клиентов по телефону, а также осуществление записи клиентов с точным описанием услуг и цен;
Встреча клиентов салона, предложение чая, кофе;
Уточнение заказа клиента с предложением прейскуранта, действующих акций;
Распределение клиентов по мастерам;
Помощь клиенту при знакомстве клиента с мастером;
Ведение предварительной записи клиентов (в т. ч. по телефону);
Ведение книги отзывов клиентов о работе персонала;
Консультирование клиентов в процессе продаж по интересующим их вопросам;
Подбор приятной музыки для салона;
Урегулирование возможных конфликтных ситуаций (адекватная оценка конфликта)
Периодический телефонный или электронный контакт с клиентами в поздравительных целях.
2.12 Повышение уровня профессионального мастерства на следующих условиях:
Первые 3 месяца с момента трудоустройства администратора салона красоты оплата программ, повышающих профессиональный уровень администратора, полностью компенсируется администратором;
Администратор обязуется отработать в салоне красоты 6 месяцев с момента последнего посещения программы, оплаченной средствами работодателя, повышающей его профессиональный уровень.
2.13 Оказание содействия руководству в случае возникновения потребности в администраторе в другом салоне в рамках существующей сети.
2.14 Выполнение разовых поручений руководства.
3. ПРАВА
3.1. Администратор салона устанавливает служебные обязанности для подчиненных ему работников с тем, чтобы каждый работник знал круг своих обязанностей и нес ответственность за их выполнение.
3.2. Назначение и увольнение сотрудников производится по согласованию с директором.
3.3. Наложение штрафов на сотрудников
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности оборудования, косметической продукции.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Приобретать средства, предлагаемые салоном красоты для продажи, а также пользоваться услугами, которые оказываются салоном красоты, в соответствии с прейскурантом, расположенном в приложении № 1.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Администратор несет ответственность за:
4.1. Небрежное, халатное отношение к своим обязанностям.
4.2. Нетактичное отношение к клиентам и персоналу.
4.3. Нечеткое и несвоевременное выполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
4.4. Неправомерные действия с документами и информацией о деятельности предприятия, сохранение коммерческой тайны о работе предприятия.
4.5. Организацию эффективной работы салона, рост продаж и экономное расходование материалов.
4.6. Дисциплинарная, материальная и иная ответственность определяется в соответствии с действующим законодательством.
5. ШТРАФЫ И ВЗЫСКАНИЯ
5.1 За опоздание на работу без предварительного предупреждения
директора (за день) с администратора взыскивается сумма в размере 600 руб. – опозданием на работу расценивается время приходу после 9-45 в салоне, после 10-30 в парикмахерских.
5.2 Невыход администратора на работу без предварительного предупреждения (за 2 днярублей.
5.4 За пользование услугами салона красоты в рабочее время, а также за пособничество в оказании услуг другим сотрудникам салона в рабочее время этих сотрудников - штраф 1200 руб.
Директор салона красоты "Название салона"
Ф. ИО. Директора
Подпись_________
«___»____________2009 г.
С инструкцией ознакомлен(а) _________________________
паспорт______№___________
проживающий(ая) по адресу: ____________________________________________________
подпись___________________
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Администратора.
1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия (учреждения, организации).
1.3. Администратор подчиняется непосредственно _________________.
1.4. На должность Администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Администратор должен знать:
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;
Структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
Правила и методы организации обслуживания посетителей;
Виды оказываемых услуг;
Основы экономики, организации труда и управления;
Планировку и порядок оформления помещений и витрин;
Основы эстетики и социальной психологии;
Законодательство о труде;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия Администратора его обязанности возлагаются на ___________________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Функциональные обязанности Администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Администратора и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.
2.2. Администратор:
2.2.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
2.2.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.
2.2.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.
2.2.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
2.2.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.
2.2.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.
2.2.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.
2.2.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.
2.2.9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.
2.2.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия.
3. ПРАВА
3.1. Администратор имеет право:
3.1.1. Давать распоряжения и указания и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.
3.1.2. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его функциональным обязанностям.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Администратор несет ответственность за:
4.1.1. Невыполнение своих функциональных обязанностей.
4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.
4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия.
4.1.4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Администратора определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
Другие инструкции в разделе:
Современный потребитель очень требователен к качеству предоставляемых ему услуг. Потому эта сфера постоянно совершенствуется. Все большую популярность приобретает должность администратора. Так, на сегодняшний день большинство магазинов, клубов, салонов имеют в своем штате такого сотрудника. Клиенты охотнее посещают заведения, где работает такой специалист. Ведь к администратору заведения всегда можно обратиться за помощью, задать интересующие вопросы и решить конфликтную ситуацию.
Администратор – это должностное лицо, работа которого связана с управлением государственной либо коммерческой организацией. Такой сотрудник по праву считается главным помощником директора. Поэтому требования к его умениям, навыкам и личностным качествам предъявляются высокие. По мнению многих работодателей, хороший администратор – это тот, кто:
— является профессионалом в области экономики и менеджмента;
— разбирается в документоведении;
— умеет обрабатывать информацию на компьютере;
— искусно владеет навыками общения;
— имеет высокие организаторские способности;
— обладает такими личностными качествами, как эмоциональная устойчивость, толерантность, способность убеждать.
Профессиональные обязанности администратора
К таковым относят:
- Обеспечение качественного обслуживания клиентов, создание комфортных условий для них.
- Предоставление посетителю нужной информации, что касается ассортимента услуг, акций, возможных бонусных программ.
- Ведение документации (запись на прием, заполнение базы клиентов и т. д.).
- Обеспечение общественного порядка (принимает меры в случае конфликтных ситуаций, рассматривает жалобы клиентов, следит за дисциплиной сотрудников).
- Контроль за поддержанием чистоты в помещении, соблюдением норм санитарии.
- Информирование руководства о недостатках в обслуживании.
- Выполнение поручений начальника.
Администратор – это нужный человек во многих направлениях предпринимательской деятельности.
Сфера торговли
Торговля – очень древний род занятий людей. А умение продавать – полезный навык. Сегодня каждое торговое предприятие хочет быть конкурентоспособным. Для этого уже мало просто иметь качественный товар, нужно уметь его предложить покупателю. Такую функцию зачастую выполняет администратор магазина. В обязанности этого должностного лица входит управление работой торгового зала. Он должен осуществлять контроль за приемом и сдачей товаров, своевременностью появления продукции на прилавках, витринах магазина, проверять качество, срок годности всего ассортимента.
Чтобы привлечь клиентов, управленец может заключить договор с компанией на BTL-услуги. Такая реклама товаров в виде дегустаций, презентаций новинок повышает рейтинг предприятия, а инициатор получает законную премию.
Также администратор магазина старается не пропустить интересные промоакции. Потому что в результате предприятие получит выгодную бонусную поставку. А она лишней не бывает, так как иногда магазин несет убытки из-за воровства, просрочки товаров.
Сфера развлечений
Администратор клуба – это управленец, представительское лицо, на котором лежит ответственность за качество досуга клиентов. Данный специалист должен контролировать три направления – клубное помещение, работников, клиентов.
Хороший администратор понимает важность стильного оформления и чистоты зала. А также примыкающей территории снаружи.
В подчинении администратора находятся работники кухни, официанты и бармены, техперсонал, охранная служба. Управленец обязан следить за тем, чтобы все они соблюдали правила дисциплины, нормы гигиены и санитарии. Если, к примеру, клиент обнаружит в своем блюде волос, то это будет виной администратора, так как он не проконтролировал свой персонал.
Управляющий клубом обязан вежливо встретить посетителей, сопроводить их к столику и рассказать о возможных услугах заведения. В случае большого количества гостей он может поручить это опытному официанту. Если возникают конфликтные ситуации или клиент предъявляет претензии касательно качества сервиса, администратор должен деликатно выслушать и принять меры для разрешения проблемы.
Сфера индустрии красоты
Работа в этой сфере не так проста, как кажется. Администратор в салон красоты подбирается не только по уровню профессионализма, но и по внешним данным, ведь он будет «лицом компании». Именно его в первую очередь видят клиенты и по нему судят об уровне услуг салона.
Администратор приветствует посетителей. Он помогает подобрать процедуры, советует обратить внимание и на дополнительные услуги фирмы. Также он занимается денежными расчетами, координирует работу других специалистов салона.
Каким бы ни было направление деятельности фирмы, администратор – это прежде всего квалифицированный специалист с отличными способностями к организации и самоорганизации.
Профессия администратор кафе
Профессия администратор кафе известна еще под названием менеджер зала, метрдотель или управляющий. Это человек, который управляет деятельностью заведения в целом. Основное, чем занимается администратор кафе - организует работу персонала (поваров, официантов, гардеробщиков, уборщиц, охранников и т.д.), контролирует качество обслуживания, решает возможные конфликтные ситуации и создает хорошее настроение посетителям.
Места работы
Администратор нужен во всех заведениях общественного питания, будь то кафе, бар, ресторан или столовая.
История профессии
Термин «метрдотель» появился во Франции XVIII века (от фр. ma?tre d’h?tel - хозяин отеля). Так называли владельца постоялого двора, где отдыхали и обедали путники и туристы. Он встречал посетителей, рассаживал их в обеденном зале, принимал заказы, производил расчет и командовал прислугой на кухне.
Сегодня метрдотель - это администратор ресторана или кафе, без которого трудно себе представить любую точку общепита.
1.4. На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Администратор должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;
— структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
— правила и методы организации обслуживания посетителей;
— виды оказываемых услуг;
— основы экономики, организации труда и управления;
— планировку и порядок оформления помещений и витрин;
— основы эстетики и социальной психологии;
— законодательство о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
1.6. Администратор подчиняется непосредственно ___________________________.
1.7. В период временного отсутствия администратора, его должностные обязанности возлагаются на ___________________.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
2.1. Осуществлять работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
2.2. Обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей.
2.3. Консультировать посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.
2.4. Принимать меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
2.5. Рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно- технические мероприятия.
2.6. Осуществлять контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.
2.7. Обеспечивать чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.
2.8. Контролировать соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.
2.9. Информировать руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.
2.10. Обеспечивать исполнение работниками указаний руководства предприятия.
2.11. Должностные обязанности администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности администратора и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции администратора, исходя из конкретных обстоятельств.
3. ПРАВА.
Администратор имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному начальству о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению
3.3. Давать распоряжения и указания и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.
3.4. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его должностным обязанностям и предусмотренным настоящей должностной инструкцией.
3.5. Получать от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей
3.6. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
3.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
Администратор несет ответственность за:
4.1. За ненадлежащее выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством РФ.
4.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.
4.5. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия.
4.6. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.
Должностные инструкции администратора и его обязанности
Администратор должен осуществлять надзор за выполнением другими работниками основных функций, а при необходимости — решение спорных ситуаций. В задачи администратора входит обеспечение слаженной работы всей команды и постоянный контроль за качеством получающихся изделий или услуг. Чтобы быть назначенным на должность администратора, достаточно иметь полное среднее или высшее образование. Многие компании требуют стаж работы по профильной специальности, составляющий не менее 2 лет.
Что должен знать администратор
- Руководства, указы, постановления и другие распоряжения вышестоящих органов или законодательных актов, которые касаются устава жизни определенной общественной группы, что обязывает делать должностная инструкция системного администратора.
- Структуру и особенности деятельности управления, умение осуществлять контроль функций других работников. Права и назначенные обязанности каждого работника, а также режим работы совместно с возможными переработками или короткими днями, что обязывает делать должностная инструкция администратора салона.
- Основные правила обслуживания посетителей, а также методы усовершенствования сервиса.
- Полный перечень и точные разновидности услуг, которые оказывает предприятие.
- Основные вопросы экономики, в большинстве случаев касающиеся особенностей организации труда рабочих и вопросов управления каждым сотрудником по справедливости и согласно уставу предприятия, законодательным нормам, что предусматривает должностная инструкция администратора магазина.
Читайте также: Сроки взыскания по исполнительному листу судебными приставами
Основные навыки администратора
- Главные позиции маркетинга, а также основы организации рекламы, ее планирования и удачного позиционирования продукции или услуг, умение осуществления надзора за выполняемыми операциями, рассчитанными на популяризацию продукции или услуг в обществе.
- Планировка всех производственных и показательных помещений, особенности расположения стратегически важных объектов, оформление каждого помещения, при необходимости проведение осмотра или экскурсии по определенным отсекам или комнатам. Это касается тех, руководством в работе которых является должностная инструкция администратора гостиницы.
- Эстетические понятия о красоте и социальную психологию, по которой можно ориентироваться, принимая наиболее важные решения.
- Полный спектр законодательных актов, касающихся защиты трудящихся и их охраны от негативных происшествий во время осуществления трудовой деятельности.
Чем руководствуется администратор
- Общественным уставом, особенно его распространенными положениями.
- Приказами и распоряжениями, которые издает начальство.
- Правилами внутреннего распорядка, которые прописаны в законодательных актах и предписаниях каждой организации.
- Должностной инструкцией, которая объединяет права и обязанности администратора.
Функции
Каждый администратор обязан осуществлять следующие функции:
- Контроль и самостоятельное принятие участия в хозяйственной деятельности определенной рабочей группы.
- Осуществление наблюдения за рациональным применением финансовых средств, исключая необоснованные траты.
- Постоянное ведение отчетной деятельности в рамках своей компетенции и квалификации, отдавая их вышестоящему начальству. Это предусматривает должностная инструкция администратора гостиницы.
Основные обязанности
- Поддержание контролирующей функции за целостностью и сохранностью всех объектов, представляющих материальную ценность и являющихся частью конкретной организации.
- Принятие мер, если возникают срочные или конфликтные ситуации, требующие незамедлительного решения. Реагировать следует быстро, поэтому работа администратора связана с большой моральной, а иногда и физической нагрузкой, что предписывает должностная инструкция администратора салона красоты.
- Рассматривать и частично принимать решения по поводу жалоб, поступивших от клиентов, которые недовольны сервисом или работой сотрудников. Во втором случае администратор часто может применить штрафные санкции или другие меры пресечения неудовлетворительной работы сотрудников. Также он должен разбираться в ситуации, а не просто выполнять работу, поэтому многие утверждают, что такая деятельность является сложной в моральном плане, что регламентирует должностная инструкция администратора кафе.
Главные предписания
- Следить за тем, чтобы все помещения были оформлены надлежащим образом. Также осуществлять контроль надлежащего внешнего вида, размещения и своевременности перемены рекламных объектов как внутри, так и снаружи помещения. Это в первую очередь касается работников, которыми должна выполняться должностная инструкция администратора салона красоты.
- Контролировать обеспечение и постоянное поддержание порядка внутри и снаружи помещения, что является неотъемлемой частью имиджа здания или конкретной фирмы, что показывает образец должностной инструкции администратора.
- Осуществлять контроль за соблюдением работниками основных норм трудовой дисциплины, а также пожарной безопасности и других предохранительных мер, что предусматривают должностные инструкции администратора.
- Доносит полученную или увиденную информацию до непосредственного начальника, касающуюся всех ошибок в работе сотрудников, а также приводит возможные меры, которые направлены на ликвидацию всех неполадок и ошибочных действий, что обязывает делать должностная инструкция администратора кафе.
- С помощью команд поддерживает чистоту и порядок в рабочем помещении, курируя труд работников или нанимая специальные команды. Также в обязанности администратора входит проверка исправности и надлежащего состояния средств технического назначения и необходимого для работы оборудования, покупка мебели для офиса или другого помещения, оборудования и товаров различного назначения, которые пригодятся как для технических, так и хозяйственных целей.
Функциональные обязанности
- Производит организацию, формирует распорядок и назначает время труда уборщицы, а также проверяет результат работы.
- Организовывает поздравительные мероприятия или покупку подарков, бонусов в честь праздничных событий для сотрудников компании, а также прошлых и настоящих партнеров, постоянных клиентов или всех тех, кто пользовался услугами или продукцией конкретного предприятия.
- Полностью решает все вопросы с арендодателем, касающиеся коммунального обслуживания помещений, которые арендует фирма, что предусматривают должностные инструкции администратора.
- Проводит организационные мероприятия по поводу исправной работы всего оборудования, при необходимости назначает ремонтные работы, определяет их время, скорость, согласовывает стоимость, выбирает мастеров или фирмы, которые предоставляют оптимальные услуги за назначенную плату.
- Постоянно ведет учет канцелярских и других технических принадлежностей, оборудования, инвентаря и всех элементов по хозяйственной части, своевременно предоставляет положенное количество и спектр данных устройств работникам.
- Составляет, проверяет и сдает документацию, в которой содержатся отчеты из различных сфер за каждый прошедший период, что определяют должностные инструкции администратора.
- Проводит организацию и контролирует надлежащее и дозированное питание работников, происходящее во время обеденного перерыва, распределяет порции, если это предусмотрено уставом компании.
Права
Администратор располагает такими правами:
- Делать запросы по поводу состояния и качества поставляемого оборудования, наличия и количества, интенсивности расхода материалов для производства.
- Составлять и вносить предложения по поводу улучшения работы фирмы или модернизации действий руководителей.
- Выставлять требования руководителям по обеспечению хороших условий для осуществления обязанностей служебного характера.
- Осуществлять принятие быстрых и рациональных решений, которые находятся в рамках компетенции администратора, что уточняется в уставе фирмы. Это утверждают должностные инструкции администратора.
Ответственность
На администратора возлагается ответственность по своевременному обеспечению необходимыми материалами и ресурсами для работы, поддержанию чистоты и безопасности на конкретном объекте, нахождению документации в исправном состоянии. Также от администратора зависит правильность составления и своевременность предоставления отчетов.
Он не имеет права разглашать коммерческую тайну, а также все сведения, о которых он узнал случайно, при выполнении своих непосредственных обязанностей. Чтобы данный сотрудник мог работать без проблем, он должен своевременно выполнять свои обязанности. Он отвечает за сохранность вверенного имущества, а также за выполнение требований должностной инструкции.
Должностные обязанности администратора: образец
Должностные обязанности администратора устанавливаются вышестоящим руководством. Все они должны быть указаны в должностной инструкции, а иначе они не имеют никакой юридической силы. Помимо этого, данный документ должен быть представлен администратору для ознакомления непосредственно перед его вступлением на новую должность.
Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.
Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.
Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.
Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.
I. Общие положения
1. Администратор офиса относится к категории специалистов.
2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее). Опыт хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)
3. Администратор офиса должен знать:
3.1. Расположение офисных помещений.
3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
3.3. Правила и методы организации работы офиса.
3.4. Сферу деятельности работников офиса.
3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Принципы организации снабжения офиса.
3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
3.9. Техническое оснащение офиса.
3.10. Правила пользования оргтехникой.
3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.14. Основы трудового законодательства.
3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.
6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Администратор офиса:
1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
13. Ведет учет посетителей.
14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).
III. Права
Администратор офиса имеет право:
1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
IV. Ответственность
Администратор офиса несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
Грамотный, компетентный управляющий– настоящий клад для директора салона красоты. Но, к сожалению, целенаправленно на эту должность идут единицы, зато велик поток соискателей, которые рассматривают работу администратора как временную, считая ее не перспективной и не престижной. Многие предполагают, что работа заключается только в том, чтобы поздороваться с клиентом, предложить чай или кофе, проводить к мастеру и принять деньги. Так ли это?
Разберемся, что входит в обязательства администратора зала, его положение в салоне и почему эта должность одна из ключевых.
Контролировать работу управляющего и качество исполняемых им обязанностей вы можете в режиме онлайн в удобной программе Арника. Попробуйте сейчас.
Вести учет работы
Обязанности управляющего
Администратор салона красоты и парикмахерской обязан организовать качественное обслуживание клиентов. Для этого он координирует большинство бизнес-процессов, обеспечивая необходимыми материалами и информацией клиента, персонал, руководителя.
Менеджер относится к категории специалистов либо руководителей. В зависимости от круга обязанностей и степени самостоятельности в принятии решений, может быть присвоена квалификация – «старший» или «ведущий».
Основные задачи и функции
Руководитель должен выполнять ряд функций. Приводим их в таблице ниже.
|
Обязанности управляющего салона красоты и парикмахерской |
Знания и навыки, необходимые для выполнения обязанностей |
Личностные характеристики |
||
|
Увеличить продажи |
Создать комфортные условия для клиентов |
Правила и методы организации процесса обслуживания посетителей Основы эстетики Правила планировки и оформления помещений салона красоты, витрин. |
Желание помочь клиенту (эмпатия) Толерантность Хорошая память Быстрая реакция Способность быстро переключать внимание Стрессоустойчивость Способность сохранять внимание длительное время Коммуникационные навыки Аккуратность (в одежде, рабочее место, документы) Честность, Самодисциплина Отсутствие вредных привычек (курение, алкоголь) |
|
|
Информировать клиентов по вопросам наличия имеющихся услуг |
Правила презентации Этапы продаж Правила телефонных переговоров Виды оказываемых услуг. |
|||
|
Быстро и точно производить расчеты с клиентами наличным и б/наличным способом |
Порядок работы с наличными ДС и банковскими картами Порядок возврата ДС Умение работать в программах (1С, АRNICA, Малахит, Юниверс и пр) |
|||
|
Информировать клиентов о новых услугах (оформлять внутреннее пространство, в Интернете, СМС – рассылки, проведение дней открытых дверей) |
Знать особенности восприятия информации и уметь применять на практике Базовые навыки работы в Интернете |
|||
|
Планировать визиты клиентов совместно с мастерами, производить предварительную запись |
Знать условия проведения процедур, время проведения процедур, периодичность, возможность совмещения и пр. условия. |
|||
|
Принимать меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. |
Основы этики и социальной психологии Основы конфликтологии |
|||
|
Снизить потери материалов |
Соблюдать порядок работы с ТМЦ |
Правила работы с ТМЦ Правила проведения инвентаризаций. Знать внутренние нормативы расходования ТМЦ |
||
|
Минимизировать потери при проверках (Роспотребнадзор, инспекция по труду, налоговая, прокуратура и т.д.) |
Рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и проводить соответствующие организационно-технические мероприятия. |
Закон о защите прав потребителя Порядок разрешения конфликтных ситуаций |
||
|
Контролировать соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены. |
Структуру управления предприятием, права и обязательства работников организации и режим их работы. Правила внутреннего трудового распорядка. Правила техники безопасности |
|||
|
Обеспечивать чистоту и порядок в помещениях и на прилегающих к ним или зданию территориях. |
Порядок уборки территории Программа производственного контроля Требования Роспотребнадзора |
|||
|
Обеспечивать защиту персональных данных клиентов и сотрудников |
Закон о защите персональных данных. |
|||
|
Повысить исполнительскую дисциплину |
Осуществлять контроль над исполнением работниками указаний руководства организации. |
Основы экономики, организации труда и управления. Умение работать в программах (Мегаплан, Outlook и т.п.) |
||
|
Выполнение поручений руководителя |
Тайм-менеджмент |
Обязательства руководителя разделяют на тематические блоки. Разберемся, что должен делать управляющий:
1. Организация и планирование деятельности зала, цель которой – сокращение затрат и повышение качества обслуживания клиентов. То есть контроль над эффективным использованием материальных, технических и трудовых ресурсов в процессе деятельности, работа над сокращением издержек. Учет и своевременное предоставление отчетности руководству.
2. Работа с кассовым аппаратом. Выдача чеков, прием оплаты за оказанные услуги.
ВАЖНО
Значимое требование к администратору - знание правовых актов, действующего законодательства. Эти знания могут потребоваться в разных направлениях работы – от представления интересов собственника при проверках до разработок рекламных акций с соблюдениями требований закона "О рекламе" и "О связи".
3. Работа с персоналом: вести табель учета рабочего времени, контролировать соблюдение рабочего графика, внешний вид сотрудников (дресс-код и униформа).
4. Контроль чистоты, правил и норм охраны труда, техники безопасности при обслуживании клиентов.
5. Системная работа с клиентской базой: ведение, обновление и пополнение, а также работа по формированию лояльности (рассылка по клиентам информации, поздравлений, напоминаний и пр.)
https://ru.freepik.com
6. Общение с клиентами, а именно – ответы на все входящие звонки, консультация (услуги, цены, продукция) и запись клиентов - это также должен делать мегннеджер. Сюда же отнесем встречу клиента, ведение клиента до мастера (знакомство с мастером), сопровождение клиента после оказания услуги, а также сбор информации для последующего использования ее в качестве основы новых акций.
7. Поскольку управляющий обязан контролировать ведение рекламных и прочих акций, его могут просить применять на практике основы маркетинга, рекламы и мерчендайзинга.
8. В небольших офисах работа руководителя в чем-то аналогична работе офис-менеджера – он отвечает за работоспособность зала, отслеживает наличие бумаги в принтере, канцтоваров, туалетной бумаги в туалетах.
Также руководитель регулирует возникающие конфликты, ведет книгу отзывов, работает с претензиями.
В обязательства управляющего входит выполнение разовых поручений руководителя
Елена Валеева, директор «Наталия» (Калининград): «В нашем салоне в обязанности администратора входит: отвечать на телефонные звонки, записывать, консультировать клиента, координировать работу специалистов, помогать в выборе подходящих процедур, предлагать и показывать дополнительные услуги, продавать косметику для домашнего ухода, контролировать наличие необходимых средств, исправность аппаратуры, производить денежные расчеты, расчет заработной платы сотрудников. Для руководителя важны тактичность и профессионализм в работе. Опытный, ответственный и надежный он – опора руководителя зала и залог развития компании. Принимая на работу управляющего, обращаем внимание в первую очередь на личные качества, профессиональным можно и доучить».
Требования
К руководителю предъявляются определенные требования. Так, он должен обладать следующими знаниями:
- основы маркетинга и правила работы рекламы
- основы экономики, организации работы
- ПК и основные программы, например, 1С
- особенности сферы, например, косметологии, нейл-индустрии, визажа
- правила внутреннего трудового распорядка
- основы психологии
- этические нормы.
https://www.pexels.com
Помимо этого у управляющего должны быть определенные умения. Обычно для этой профессии требуются управленческие и организационные навыки, навыки проведения и анализа маркетинговых активностей, навыки работы мерчендайзера и дизайнера по оформлению.
Права
У руководителя есть определенные права. К ним относятся:
- требование от директора создать благоприятные и соответствующие требованиям законодательства условия труда
- получение информации о всех решениях директора, если они связаны с непосредственным исполнением трудовых функций администратором
- информирование руководителя о проблемах в работе предприятия и участие в их устранении
- принятие самостоятельных решений, входящих в перечень его компетенций
- внесение предложений, касающихся исполнения трудовых функций или деятельности салона красоты.
Ответственность
Управляющий несет ответственность за:
- халатное отношение к обязанностям
- несоблюдение распоряжений директора
- нарушение коммерческой тайны
- нарушение внутреннего трудового распорядка, дисциплины, техники безопасности и правил пожарной безопасности.
Администратор – настоящее лицо компании. Он не только регулирует и организует работу, но и знакомит с залом клиента и зачастую является определяющими фактором выбора того или иного салона клиентом.
Загрузка...