Elektronska korespondencija je uvijek bila i ostala glavni način komunikacije u poslovnom svijetu. Pravilno sastavljeno pismo je već pola uspjeha. Ali ne može svako da napiše takva pisma. Ponekad, kada čitate pismo sa poslovnim predlogom, postaje nejasno šta tačno žele da vam ponude, kakve ćete koristi od toga imati i zašto ste uopšte potrošili svoje vreme čitajući i razumevajući ovo pismo.
Sposobnost pisanja ispravnih, uvjerljivih pisama dolazi s vježbom. I dobro je kada se nagomilano iskustvo podijeli, čime se dozvoljava drugim ljudima da ne stanu na iste grablje. Jeffrey James, autor knjige Business to Business Selling: Power Words and Strategies From World's Top Sales Experts, nudi svoj jednostavan sistem od 6 koraka za pisanje uvjerljivih pisama.
Copyright Shutterstock
1. Uvijek imajte jasnu ideju o čemu ćete pisati.
Osnovna svrha pisma je da navede primaoca da donese određenu odluku. Stoga, prije nego počnete pisati pismo, zapitajte se još jednom šta tačno želite od primaoca? Koju odluku treba da donese nakon što pročita vaše pismo?
U ovom slučaju, neizvjesnost je vaš glavni neprijatelj. Što je vaša svrha jasnija, to će vaše pismo biti uvjerljivije.
2. Započnite svoje pismo svojim zaključkom.
Vaš zaključak je izjava o odluci koju bi primalac trebao donijeti na osnovu sadržaja vašeg pisma.
U školi su nas učili da uvijek počinjemo s uvodom. U slučaju pisanja uvjerljivih pisama, ova izjava je netačna. U poslovnom svijetu svi su previše zauzeti da bi cijenili vaše književne sposobnosti. Stoga, morate prijeći direktno na stvar.
Na primjer, želite da dobijete dozvolu od svog šefa da instalirate teretanu u jednoj od prostorija vaše kompanije.
Pogrešno:
"Jim,
Kao što znate, izostanak zaposlenih je glavni problem u ovom trenutku koji ima prilično značajan finansijski uticaj kako na našu kompaniju, tako i na druge kompanije u našoj branši... bla bla bla... Zato bi trebalo razmisliti o izdvajanju novca za uređenje teretana u glavnom uredu naše kompanije.”
desno:
"Jim,
Želim da mi odobrite postavljanje teretane u našoj kancelariji."
3. Podijelite svoje argumente u nekoliko lako svarljivih pasusa.
Kako biste argumente koji podržavaju vašu ideju učinili lakim za čitanje i razumijevanje, podijelite ih u nekoliko pasusa.
Pogrešno
“Prema nedavnom vladinom izvještaju, grupe fizičke aktivnosti su izuzetno važne iako je malo kompanija koje pokazuje opredijeljenost za nagrađivanje zaposlenih na ovaj način. Mnoge firme identifikuju takve grupe kao potcijenjenu imovinu, ali nemaju plan da uvedu takve grupe u ovu industriju, iako je fitnes usko povezan s korporativnim i ličnim uspjehom. Vjerujem da ćemo, ako ne uvedemo takve fizičke grupe u našu kompaniju, ostati daleko iza konkurencije."
U redu
“Teretana u kancelariji će vam omogućiti da:
- smanjiti izostajanje
- povećati ukupnu produktivnost"
4. Potkrepite svaki argument dokazima.
Ako napišete pismo koje se sastoji od čvrstih argumenata, ono se može shvatiti kao čvrsto lično mišljenje i ništa više. Svaki argument treba dokaz. Inače, kako možete shvatiti da to zaista radi?
Pogrešno
“Teretana u kancelariji će biti pravo rješenje jer će ljudi radije ići na posao nego ostati kod kuće. To će također pomoći u smanjenju ukupne bolesti u kancelariji.”
U redu
“Smanjen broj izostanaka. Prema istraživanju Nacionalnog instituta za zdravlje na 1.000 kompanija koje imaju teretane na licu mjesta, izostanak zaposlenih u ovim kompanijama je 20% manji nego u onim kompanijama koje nemaju takvu opremu.
5. Ponovite svoj zaključak kao poziv na akciju.
Na kraju pisma ponovite još jednom svoj zaključak naveden na samom početku. Samo sada kao poziv na konkretnu akciju. Na taj način primaoca navodite na konkretan zaključak koji bi trebao izvući nakon čitanja vašeg pisma. Ovaj poziv bi trebao biti jednostavan i konkretan.
Pogrešno
“Bićemo vam veoma zahvalni ako podržite ovaj projekat.”
U redu
“Ako odgovorite potvrdno na ovo pismo, odmah ću pokrenuti proces.”
6. Navedite pogodnost u naslovu e-pošte
Predmet u e-poruci je gotovo najvažniji dio. Budući da treba predvidjeti glavni predmet pisma i postaviti primaoca u raspoloženje koje vam je potrebno. I zato ga treba popuniti zadnji, nakon što napišete sve argumente i dokaze koji potkrepljuju vaš glavni zaključak.
U idealnom slučaju, naslovna linija pisma treba da ispuni dva važna zadatka: da toliko zainteresuje primaoca da otvori i pročita pismo; i trebalo bi da prenese poruku koju želite da prenesete primaocu.
U većini slučajeva, najbolji način da izvršite oba zadatka odjednom je da pišete o koristima koje će proizaći iz donošenja odluke koju želite.
Pogrešno
“Uticaj na zdravlje zaposlenih programa opremanja teretana u kancelarijama”
U redu
„Kako možemo smanjiti izostanak zaposlenih?“
Zanima me vaše mišljenje. Kako biste reagovali na obe opcije i koja pravila se pridržavate kada sastavljate ovakva pisma?
“Ono što je čovjeku najteže je ono što mu nije dato.”
M. Zhvanetsky
Vjerovatno se svatko barem jednom u životu suočio s hitnom potrebom da napiše poslovno pismo šefu komercijalne kompanije, partneru, službeniku ili, u najgorem slučaju, stambenom uredu. Ali ako sebe smatrate poslovnim čovjekom, čak i tek početnikom, ili planirate otvoriti vlastiti posao, čak i u dalekoj budućnosti, morate naučiti pravilno pisati poslovna pisma.
Dakle, koja je razlika između jednostavnog pisma i poslovnog pisma?
Prije svega, odsustvo emocionalnih komponenti, te prevlast logike i pragmatičnog, racionalnog predstavljanja vašeg zahtjeva ili prijedloga. Biznismen, vlasnik kompanije ili menadžer velikog ili čak ne baš velikog preduzeća, za razliku od samo „potrošača“, malo je verovatno da će biti zainteresovan za vaše emotivno i nadahnuto pismo njemu sa molbom za saradnju, pomoć ili uspostavljanje bilo kakvih drugih prijateljskih odnosa .
Prije svega, morate shvatiti da kada pišete poslovno pismo, pišete ga do tačke! Mnogi će sada sami sebi reći, kakva je to „puna igra“, ali jasno je da se poslovno pismo razlikuje od ostalih po jasnom razumijevanju „kome“, „zašto“ i „zašto“. Pročitao sam dosta pisama i prijedloga, a, nažalost, u nekim pismima smisao je stalno izmicao, a na kraju pisma nije bilo nimalo jasno šta autor želi da traži ili ponudi.
Stoga, kako se značenje i ideja slova ne bi "proširili po stablu", morate sami odgovoriti na sljedeća pitanja:
1. Kome pišete pismo? Da li ste pogrešili u adresatu?
2. Zašto pišete pismo, šta želite da ponudite ili pitate? Da li su vaši argumenti jasni, vaš stil prezentacije i da li su vaši argumenti uvjerljivi za primatelja? I kakve će mu koristi raditi sa vama?
3. Zašto ovo radiš? Kakav rezultat želite? Na koje dalje radnje namjeravate „isprovocirati“ primatelja?
Za poslovna pisma razvijen je odgovarajući GOST R 6.30−2003, koji opisuje osnovne zahtjeve za sadržaj i izvođenje dokumenata. Možete se detaljnije upoznati sa ovim GOST-om tako što ćete ga kupiti u prodavnici poslovnih knjiga i koristiti ga u budućnosti prilikom popunjavanja papirologije.
Ali, posebno bih želeo da obratim pažnju na neke važne tačke:
1. Zaglavlje poslovnog pisma mora sadržavati žalbu primaocu. Izdaje se nešto ispod matičnog broja: pozicija i puno ime su naznačeni u gornjem desnom uglu. Adresar. Ispod možete odrediti predmet pisma. Još niže, u sredini, nacrtana je žalba. Obraćanje treba da izražava poštovanje koristeći opšte prihvaćene reči: „Poštovani“, „Gospodine“, „Gospođo“ (skraćenice nisu dozvoljene). Zaglavlje je obično podebljano.
Na primjer:
Ref. broj 01 od 20.04.2012
na u. br. 01 - RiK od 01.01.1930
Direktoru
DOO "Horns and Hooves"
Bender O.I.
“O seriji neispravnih rogova,
isporučeno 1. januara 1930.”
Poštovani Ostap Ibrahimoviću,
2. Uvod. U uvodu trebate ukratko definirati suštinu pisma. Možete početi tradicionalno: „Želim da Vam skrenem pažnju...“, „Pitam vas...“, „U ovom trenutku...“ itd. - ako je pismo napisano u prvom licu.
Ako žalba dolazi od pravnog lica, onda naracija dolazi od treće osobe (npr. „Naša kompanija nudi...“).
Štaviše, i u uvodu i u daljem tekstu pisma, zamjenicu ti i sve njene oblike (ti, ti, tvoj) treba pisati velikim slovom.
3. Zaključak pisma sumira ono što je napisano, često je napisan zahtjev ili prijedlog. Na primjer: “Uzimajući u obzir gore navedeno, molim vas...”
4. Glavni tekst poslovnog pisma tradicionalno završava frazom: “S poštovanjem,...” - ako se želi neutralna adresa. Ako lično poznajete primaoca, onda pismo možete završiti frazom „S poštovanjem,...“.
Na primjer:
s poštovanjem,
Underground milioner (potpis) A.I. Koreiko
Položaj, puno ime (prvo se ispisuje ime i patronimija, a zatim prezime), potpis se stavlja svojom rukom.
5. Poslovno pismo završava se podacima o pošiljaocu, koji moraju sadržavati njegovo puno ime. (poželjno u punoj) poziciji, i kontakt telefon. Ovo je neophodno ako je potrebno kontaktirati primatelja ili njegovog predstavnika za dodatne informacije. Također možete navesti odgovornu osobu (puno ime) i njen kontakt telefon. Usput, ne zaboravite navesti broj grada zajedno sa svojim brojem telefona. Nemojte prisiljavati primatelja da gubi vrijeme tražeći ove informacije.
Skrenuo bih vam pažnju i na neke tačke vezane za prezentaciju samog pisma. Svojevremeno sam koristio razne opcije za predstavljanje pisma, uključujući i korištenje NLP-a, ali sve to nije davalo praktične koristi, jer je sam stil poslovnog pisma vrlo konzervativan, a pisma koja ne odgovaraju ovom stilu jednostavno nisu preći van „carinske kontrole“, pred sekretarom kompanije. Stoga sam napustio eksperimente i počeo pisati onako kako to zahtijeva poslovni stil.
Zapamtite, vaše pismo treba da sadrži tri glavna odjeljka, a to su uvod, argument i zaključak. Mnogi pisci pisama pređu direktno na stvar bez uvođenja sagovornika u stvar. Naravno, ako je pismo dovoljno dugo, biznismen možda neće pročitati uvod, ali će odmah preći na stvar. Ali može se i vratiti na početak pisma ako ga ta „suština” zanima. U zaključku, potrebno je da napišete šta želite da dobijete. Pismo ne bi trebalo da sadrži nikakva dvostruka tumačenja, samo jednu jasnu misao kroz vaše pismo. Da biste to učinili, bilo bi lijepo prisjetiti se Aristotela, koji je 300. godine prije Krista razmatrao logiku iskaza i na njenoj osnovi formulirao logičke zakone:
1. Zakon identiteta - pojam se mora koristiti u istom značenju u toku rasuđivanja;
2. Zakon protivrečnosti – „ne protivreči sebi“;
3. Zakon isključene sredine – “A” ili “ne-A” je tačan, trećeg nema.”
Prema pravilima pisanja, glavni dio poslovnog pisma treba logički dosljedno otkrivati sadržaj zahtjeva ili prijedloga, čineći ga razumljivim primaocu. Svi prethodni paragrafi bi logično trebalo da pređu u sledeći. Navedite konkretne činjenice i brojke ako je potrebno. I ne zaboravite da je „kratkoća sestra talenta“. Imajte na umu da predugačak tekst može “umoriti” primatelja, on može ostaviti vaše pismo po strani i ne saznati šta je značenje vaše jedinstvene ponude.
I tek nakon što pomislite da je vaše pismo konačno napisano, obavezno ga provjerite ima li pravopisnih i interpunkcijskih grešaka. Ponovo provjerite njegov logičan slijed i čitljivost cijelog teksta ( najbolje je pročitati naglas).
Ako nehotice ili u žurbi napravite pravopisne greške, to će biti sramota. Kako možete “poslovati” sa kompanijom koja distribuira pisma s greškama? Biti pažljiv!
Zaključno želim da kažem da će i vaše pismo prvo dočekati njegovo “odjeće”, posebnu pažnju treba obratiti na kvalitet papira na kojem je pismo odštampano, dizajn, da li će pismo izgubiti svoju oblik tokom transporta, da li će poželeti da ga pokupe. Ako je u tom pogledu sve u redu, onda će uredno, logično konzistentno, razotkrivajuće, dobro napisano poslovno pismo nagnati primatelja na pozitivnu odluku u vašu korist. Pisati pisma!
Ako vam se svidio članak, podijelite ga sa prijateljima, kliknite na odgovarajuće dugme!
Pisma se pišu od pamtivijeka i pišu se do danas. Oni služe kao alat za komunikaciju među ljudima, pomažući da se sugovorniku jasno prenese suština, što je i bio razlog za njegovo pisanje. U ovom članku ćemo pogledati nekoliko vrsta poslovne korespondencije i naučiti kako pravilno sastaviti poslovna pisma.
Da biste ispravno sastavili bilo koje poslovno pismo, morate biti u stanju jasno navesti njegovu suštinu i pravilno ga strukturirati. Poslovna korespondencija se vodi na memorandumu koje je odobrila kompanija sa vašim logotipom i adresom. U gornjem desnom uglu popunite zaglavlje koje se sastoji od pozicije i imena šefa kompanije primaoca. Na kraju zaglavlja ispisane su kratke informacije o pošiljaocu. Sljedeća faza pisanja pisma je pisanje žalbe. Može zvučati drugačije u zavisnosti od stepena upoznavanja sa primaocem. Ako ga lično poznajete, onda mu se možete obratiti ovako: "Dragi Sergeje Jurjeviču!" Ako je primalac stranac, adresa može izgledati ovako: „Poštovani gospodine Ivanov!“ Mora se imati na umu da je u ovim slučajevima neprihvatljivo skraćivanje riječi gospodin ili stavljanje inicijala umjesto prezimena i imena. Prenošenje suštine pisma u sažetom obliku je zadatak preambule. Najčešće se sastoji od jednog pasusa. Nakon čitanja preambule, primalac bi već trebao ukratko razumjeti sadržaj pisma. Nakon njega počinje glavni tekst koji sadrži nekoliko pasusa. Tekst treba sažeto izraziti vaše mišljenje o situaciji. Preporučljivo je da glavni tekst ne prelazi četiri pasusa. Pismo treba završiti zaključkom, u kojem se ukratko sumiraju rezultati pisma, stavlja se datum i potpis koji označava ime i položaj pošiljaoca. U zavisnosti od razloga pisanja žalbe, ponekad je prikladno završiti je riječima: „S poštovanjem!“, „S nadom u daljnju saradnju“ itd. Jedna od uobičajenih vrsta poslovnih pisama je garantno pismo. U svom glavnom tekstu autor garantuje ispunjenje jednog ili drugog obećanja, najavljuje krajnji rok za ispunjenje garancija i utvrđuje visinu kazne koju će morati da plati u slučaju kršenja garantnih obaveza.Može se preuzeti ovdje.
I pisma zahvalnosti su vrsta posla, ali već iz kategorije ličnih. Mogu se izdati na memorandumu kompanije ili čestitki. Glavni tekst treba da sadrži čestitke primaocu, navodeći događaj koji je doveo do pisma i navođenje izuzetnih postignuća primaoca.Na našoj web stranici.
Preuzmite ovdje.
E-pošta je jedan od najgorih rasipnika radnog vremena. O tome smo već pisali.
Ali odgovornosti nekih od vaših zaposlenih uključuju ne samo pregled sadržaja poštanskog sandučeta, već i pisanje poslovnih pisama: potencijalni zaposlenici, radne kolege, poslovni partneri, predstavnici raznih kompanija i državnih organa...
Problem mnogih zaposlenih je što nemaju vještine pisanja poslovnih pisama. Ovaj zadatak ih zbunjuje, prisiljavajući ih da dugo uređuju tekst.
Kako pisati poslovna pisma brzo i tako da vas razumiju
I naš kolega se suočio sa istim problemom. Ali, srećom, naša korporativna biblioteka ima knjigu Sasha Karepina "Umjetnost poslovnog pisanja". Pomogao je više od jednog zaposlenika, bit će nam drago ako bude koristan u vašoj kompaniji.
Zaposlenica kompanije podijelila je svoj problem i njegovo rješenje:
„Mislim da je svako od nas bar jednom u životu napisao pismo. (Dopisivanje sa decom iz dečjeg kampa i prijateljima sa sela, gde su me roditelji slali svako leto kod bake, ne računa se).
U ovom članku želim da vam ispričam koliko mi je bilo teško pisati pisma klijentima i kako mi je knjiga „Umetnost poslovnog pisanja“ Saše Karepine pomogla da prevaziđem svoje strahove.
Sve je počelo činjenicom da sam došao na novi posao, gdje sam se, zapravo, suočio s problemom pisanja poslovnog pisma. Za pismo koje je sadržavalo najviše 10 redova trebalo mi je ni više ni manje - 30 minuta.
Razmislite samo o tome, 30 minuta sam pisao pismo (sada ga čitam, stidim se), drhtavom rukom pritisnuo „Pošalji“ i sa zadrškom čekao odgovor. A sve zato što nisam znao s koje strane da pristupim pismu: odakle da počnem i kako napisati pismo da bi klijent na njega odgovorio.
Problem je bio što se ni meni nisu sviđala pisma koja sam napisao. Ali nisam mogao pisati bolje nego što je bilo - to je bio moj akrobatik.
Vidjevši kako sam svaki put zabrinut, kolega mi je preporučio knjigu „Umetnost poslovnog pisanja“.
Dakle, sa kojim se poteškoćama susrećemo kada pišemo pismo?
1. Ima puno razmišljanja, ali odakle početi pismo?
2. Svašta mi se vrti u glavi: poštovani gospodine, preduzmite akciju... Ovo pismo čini dugim i dosadnim.
3. Samo želim da zapišem činovničke izraze koje sam zapamtio od škole. I par u svakoj rečenici.
4. Kako prenijeti suštinu pisma da nas primalac ispravno razumije?
5 pravila koja će vam pomoći da pišete učinkovita poslovna pisma
1. Strukturirajte pismo
Poslovno pismo mora sadržavati sljedeće potrebnih elemenata:
1. Uvod.
- naslov;
- žalba;
- svrha pisma;
2. Glavni dio.
3. Zaključak.
Treba da napišete pismo od opšteg ka konkretnom: ono najvažnije i ukratko na početku, a zatim opišite detalje.
Koristite posebne riječi u svom pismu povezivanje riječi, kao što su:
na primjer, naime, osim toga, štoviše, jer, kao rezultat, dakle, međutim, itd.
Oni će vam pomoći da povežete rečenice i cijele pasuse, što znači da vam se misli neće zbuniti i da će čitalac lako razumjeti suštinu vašeg pisma.
2. Utvrđivanje koristi za primaoca
Glavna stvar u pismu je da zainteresuje čitatelja da vam odgovori ili ispuni vaš zahtjev. A da biste to učinili, morate pokušati razumjeti njegove potrebe, pokušati razumjeti što zanima ili brine primatelja. Ali ne zaboravite da su svi primaoci različiti. Neophodno je razumeti šta će čitalac dobiti ako uradi tačno ono što od njega tražimo. I predstavite to kao beneficije.
3. Stil pisanja
Posebnu pažnju treba obratiti na stil kojim pišete pismo.
Potrebno je jasno razlikovati lični i formalni stilovi. Upotreba jednog ili drugog stila zavisi od situacije i sadržaja poruke.
Pridržavajući se ličnog stila, ističemo svoju ličnost, pokazujemo svoj stav; Koristeći formalni stil, iznosimo činjenice.
Dakle, ako želimo da pokažemo da ravnopravno razgovaramo sa primaocem, da ga razumemo, da se dogovorimo na humanoj osnovi ili da ga pohvalimo za dobar rad, bolje je koristiti lični stil.
Ako trebate napisati pritužbu ili zahtjev, formalni stil bi bio prikladan. Budući da formalni stil karakterišu karakteristike kao što su: pritisak sa pozicije, iznošenje činjenica, dominacija nad nekim, kritika. Ako pišete vladinom službeniku, također je najbolje da pišete u formalnom stilu.
Nakon što napišete pismo, pročitajte ga ponovo i uvjerite se da ste odabrali ispravan stil. Tada će vas primalac ne samo razumjeti, već će i vjerovati u iskrenost vaše poruke.
4. Zaključak
Najveća greška koja se najčešće pravi prilikom pisanja pisma nije pisanje kraja.
Zapamtite, koliko god dobro opisali suštinu svog prijedloga, koliko god sve uljepšali činjenicama i živopisnim detaljima, pismo mora imati završetak. Trebao bi biti jednostavan, jasan i koncizan.
U zaključku, morate još jednom naglasiti suštinu pisma i prednosti za čitaoca. Ovo je svojevrsni efekat fiksiranja.
Nakon čitanja kraja, vaš adresat treba da shvati kakva bi trebala biti njegova reakcija na pismo. Šta očekuješ od njega? To će ga potaknuti na akciju, što ste, zapravo, očekivali od njega.
5. Dizajn
Prekrasan i što je najvažnije pravilno oblikovan tekst neće samo zainteresirati primatelja, već će ga i poželjeti čitati. Stoga se važnost oblikovanja slova ne može potcijeniti.
Pravila dizajna:
1. Odaberite font:
- serif - pogodan za čitanje s papira;
- sans serif - za čitanje u trčanju ili na ekranu;
2. Izrada pasusa u tekstu
3. Odaberite naslove;
4. Odaberite tekst koji nam je potreban:
- podebljano - istaknite glavnu ideju teksta;
- kurziv - možete istaknuti fragmente teksta pisama VIP klijentima ili nešto manje važno;
- naglašeno - ako želimo nešto zaista naglasiti.
5. Pravljenje lista:
- bulletirane liste - ako je broj stavki od 3 do 5;
- numerisane liste - više od 5.
Ovo su jednostavna, ali efikasna pravila koja sam otkrio nakon čitanja knjige „Umetnost poslovnog pisanja“. Sada trošim znatno manje vremena na pisanje pisama (i moji primaoci, nadam se, bolje razumiju šta se od njih očekuje).
Nadam se da će vam moj članak biti od koristi i pomoći vama i vašim zaposlenima u pisanju poslovnih pisama klijentima i poslovnim partnerima, kao i za internu korespondenciju sa zaposlenima.
Uostalom, morate priznati, sve je prilično jednostavno. Pa zašto ove jednostavne principe ne primijeniti u praksi?
Savjetujem vam da ne odlažete knjigu za sutra i počnete čitati danas.”
Možete kupiti knjigu "Umetnost poslovnog pisanja" (ili gde god da je naiđete))
16apr
Zdravo! U ovom članku ćemo govoriti o poslovnim pismima.
Danas ćete naučiti:
- Zašto poslovna korespondencija nije izgubila na važnosti;
- Koje vrste poslovnih pisama postoje i kako su oblikovana;
- Kako pravilno napisati poslovno pismo.
Sada je izvan naših prozora vrijeme visoke tehnologije i interneta. Ali poslovna korespondencija nije izgubila na značaju i aktuelnosti, jednostavno je prešla u druge medije. Razgovarajmo danas o tome zašto je važno znati sastavljati i formatirati poslovna pisma.
Zašto vam je potrebna poslovna korespondencija?
Prije svega, ovo je prilika za razmjenu mišljenja, sugestija i razmišljanja sa zaposlenima ili poslovnim partnerima. Uz pomoć prepiske iznose žalbe, zahtjeve i razjašnjavaju nesporazume između kompanija.
Poslovna korespondencija je jedna od vrsta službene korespondencije.
Razlike između poslovnih pisama i drugih
Glavne razlike su sljedeće:
- Stilistika prezentacije;
- Rečnik koji ne dozvoljava jasno izražavanje emocija;
- Sačinjeno na službenom memorandumu kompanije;
- Font nije premali, ali nije ni veliki, te je isti u cijelom tekstu;
- Rijetko zauzimaju više od 1 stranice;
- Prisustvo strogog službenog lanca komandovanja.
Vrste poslovnih pisama
Sva poslovna pisma mogu se podijeliti u nekoliko grupa. Zadržat ćemo se na svakom detaljnije i dati kratak opis.
Pisma na koja ne treba odgovarati.
- Garantno pismo;
- Prateće;
- Informativni;
- Pismo upozorenja;
- Pismo podsjetnika.
Pisma na koja je potreban odgovor.
- žalba;
- Ponuda;
- Zahtjev;
- Requirement;
- Peticija.
Nekomercijalna pisma.
- Pozivno pismo;
- Pisma saučešća;
- Pisma u kojima se izražava zahvalnost;
- Pisma koja obavještavaju o nečemu;
- Pisma s preporukama;
- Garancijska pisma;
- Pisma koja potvrđuju da je roba primljena, usluga pružena i tako dalje;
- Pisma čestitki u raznim prilikama;
- Pismo zahtjeva;
- Pisma uputa;
- Propratna pisma.
Komercijalna pisma.
Obično se koriste prije sklapanja ugovora, kao i tokom važenja ugovora.
To uključuje:
- Pisma koja odgovaraju na upite;
- Direktan zahtjev;
- – pismo u kojem se predlaže da se izvrši transakcija ili zaključi ugovor;
- TVRDITI;
- Reminder;
- Pismo koje sadrži upozorenje o raskidu ugovora ili potrebi ispunjavanja obaveza itd.
Ako govorimo o klasifikaciji po strukturi, postoje 2 vrste poslovnih pisama:
- Sadrži autorski tekst i napisan u slobodnoj formi;
- Sastavljeno prema strogom obrascu.
Po adresatu.
- Cirkular – pismo koje se šalje na više adresa;
- Redovno – šalje se jednom primaocu u ime jedne osobe;
- Zbirno – šalje se jednom primaocu, ali od više osoba.
Pisma su također podijeljena prema obliku u kojem su poslana:
- Poslano kao faks poruka;
- Poslano e-poštom;
- Oni su poslani u običnim kovertama.
Postoje vrste pisama koja bi, iz etičkih razloga, trebala biti pisana rukom, a ne otkucana. Ovo se odnosi na saučešće i čestitke.
Tajne pravilnog dizajna
Tekst pisma podijeljen je na uvodni, glavni i završni dio. Oni su logički povezani jedni s drugima. Uvodni dio obuhvata okolnosti koje su dovele do nastanka pisma, a glavni dio predstavlja sam sadržaj. Završni dio sumira rezultate koji izražavaju zahtjev, odbijanje itd.
Općenito, poslovna korespondencija sa svom odgovornošću može se nazvati umjetnošću, jer je potrebno naučiti kako je voditi ispravno, u skladu sa svim zahtjevima. Uostalom, najčešće razmišljamo samo o tome da su informacije jasno predstavljene, a zaboravljamo na činjenicu da se pismo može smatrati licem kompanije.
Stilistika.
Svako pismo je vođeno u strogom poslovnom stilu, koristeći govorna sredstva karakteristična za službene dokumente.
Zahtjevi za prezentaciju informacija.
Sve informacije sadržane u pismu su predstavljene na sljedeći način:
- Adresirano, namijenjeno određenoj osobi;
- Sve informacije moraju biti aktuelne na dan pisanja;
- Pouzdan;
- Nepristrasno;
- Reasoned;
- Što potpunije, da se na osnovu toga može donijeti odluka.
Forma.
Prije svega, pismo se sastavlja na memorandumu koji je vlasništvo kompanije.
- Za pisanje poslovnog pisma koriste se listovi formata A4;
- Lijeva margina obrasca mora biti najmanje 3 cm, jer će nakon nekog vremena biti poslane u datoteku;
- Navodi se naziv kompanije, njena pravna i stvarna adresa i adresa e-pošte;
- Bolje je koristiti standardni font Times New Roman, veličine 12. Najoptimalniji je i lako se čita;
- Dozvoljeno je sastavljanje poslovnih pisama bez upotrebe memoranduma, ali tada i dalje morate navesti podatke iz obrasca.
Ako se pismo bavi velikim transakcijama u vezi sa finansijama ili povjerljivim informacijama druge prirode, ne preporučuje se slanje takvih pisama faksom ili elektronskim putem. Bolje je na starinski način, u običnoj papirnoj koverti.
Numeracija.
Ako se pismo sastoji od nekoliko stranica, onda se numeriraju počevši od druge. Brojevi su označeni na vrhu u sredini arapskim brojevima. Nema tačaka pored broja.
Podjela na dijelove.
To znači podjelu pisma na paragrafe. Tekst ne bi trebao teći u kontinuiranom toku, inače se jednostavno neće percipirati. Zahvaljujući podjeli na paragrafe, možete vidjeti gdje završava jedna misao, a počinje druga.
Dostupnost popravki.
Nije preporučljivo dozvoliti ispravke, greške u kucanju ili brisanja. Pismo mora biti ispravno napisano, a tekst mora biti štampan u intervalima od 1,5 - 2.
Korišteni detalji.
Naznačićemo samo glavne, jer smo o njima već ukratko govorili malo ranije:
- Ako je preduzeće u državnom vlasništvu, koristi se grb Ruske Federacije. Nalazi se u sredini službenog obrasca;
- Puni naziv kompanije;
- Brojevi faksa i telefona;
- Broj računa u banci;
- Adresar - i naziv kompanije primaoca se koristi u nominativu, za navođenje pozicije i prezimena primaoca koristite dativ;
- Ako primalac ima akademsku diplomu ili zvanje, navesti to ispred prezimena osobe;
- Svi detalji se pišu u novom redu i velikim slovom.
Poslovno pismo nakon sastanka
Održali ste poslovni sastanak, bilo je izgleda za. Dalje ćemo razgovarati o tome kako to odražavati u pismu.
- Prije svega, na početku pisma navedite datum i vrijeme vaše komunikacije sa potencijalnim partnerom, čak i ako je od sastanka prošlo nekoliko dana.
- Izbjegavajte greške ili previše složene fraze: neka pismo bude kratko i jasno, ali na način da ga primalac želi pročitati.
- Navedite o čemu je bio razgovor. Npr: " Razgovarali smo o tome koliko bi koštala vaza u venecijanskom stilu.”
- Pobrinite se da primalac pisma izrazi svoje mišljenje o temi sastanka.
- Navedite vrijeme kada možete komunicirati telefonom ili se sastati lično.
- Recite primaocu da se radujete saradnji sa njim: “ Radujem se budućim poslovnim odnosima s vama«.
- Završite svoje pismo sljedećom ili sličnom frazom: “ Najbolje želje tebi...».
Elektronska poslovna pisma
Nemoguće je zanemariti zahtjeve za njihov dizajn, jer se sada sve više pisama izdaje u elektronskom, a ne u papirnom obliku. Uostalom, to je 21. vijek.
Priprema elektronskog poslovnog pisma nije teška, zahtjevi za formatiranje su identični tradicionalnim pismima. Jedina stvar je da takvo pismo uvijek ima naslov (ili temu) kako se jednostavno ne bi izgubilo u toku dokumentacije.
Osim toga, kada se na takvo pismo odgovori, bolje je ne mijenjati temu pisma, pa ćete brzo shvatiti o čemu se govori ako dobijete puno mejlova.
Takođe, ne bi trebalo da koristite najsavremeniji softver kada kreirate priloge takvim pismima; daleko je od činjenice da vaš primalac ima isto. Ako ga nema, pismo se jednostavno neće otvoriti.
Nemojte koristiti emotikone kada pišete poslovno pismo elektronskim putem. Tehnologija je odlična, ali neka bude poslovno kada pišete.
Koji je rok za odgovor na pismo?
Ako je pismo klasificirano kao da zahtijeva odgovor, onda kada odgovoriti ovisi o informacijama sadržanim u pismu:
- Ako primite zahtjev, molimo vas da potvrdite da je primljen u naredna tri dana od prijema. A konačan odgovor se može dati u roku od mjesec dana;
- Ako je riječ o saučešću, ono se može poslati u roku od deset dana nakon što se tužan događaj desio;
- Dozvoljeno je slanje čestitki u roku od 8 dana od trenutka kada ste saznali za poseban datum;
- Ako govorimo o općim pravilima lijepog ponašanja, onda je bolje odgovoriti na pisma u roku od sedam dana.
Kako napisati poslovno pismo: jednostavnim jezikom o složenim stvarima
Razlikujte poslovno pismo i ličnu prepisku. Danas smo već više puta pričali o tome koje su to razlike, ne treba ih zaboraviti. Pogledajmo sada pisanje slova korak po korak.
Faza 1. Naznačavamo adresata.
U gornjem desnom uglu obrasca upisujemo prezime, inicijale i poziciju osobe kojoj upućujemo pismo. Ako je adresat organizacija, navedite njenu pravnu adresu.
Faza 2. Žalba.
Stavljamo ga u sredinu forme. Izvodi se na način poštovanja, bez skraćenica i brisanja.
Primjer: Poštovani (ime, patronim)! Takođe, adresatu se može obratiti navođenjem njegovog položaja. Ali kada se nekoj osobi obraćate imenom, to smanjuje psihološki stres i ukazuje da je poslovni odnos stabilan i uspostavljen.
Faza 3. Izjava o svrsi.
Objasnite svrhu pisma, njegovu suštinu i glavne ideje. Ovaj dio je glavni. Napišite šta želite da kažete, koji je razlog vaše žalbe. Ali ne zaboravite na službeni i neutralni stil.
Faza 4. Davanje prijedloga i preporuka.
Gotovo svako poslovno pismo podrazumijeva da će primalac odgovoriti na njega. To uglavnom ne zahtijevaju samo pisma informativne prirode. Stoga, ne opišite samo problem, već i predložite kako se on može riješiti.
Ako podnesete žalbu, zatražite da se poduzmu određene mjere; ako ponudite saradnju, recite nam koje su opcije dostupne.
Jednostavno rečeno, onaj ko primi pismo mora da vidi da ne samo da žele nešto od njega, već i da razume kako se to može postići.
Kako završiti poslovno pismo
Poslovno pismo mora biti savršeno napisano. Ako se ne poštuju pravila pisanja, to može negativno uticati na reputaciju kompanije u cjelini. Stoga sada predlažemo da se detaljnije zadržimo na dizajnu završnog dijela poslovnog pisma.
Na kraju pisma sumirajte sve ono o čemu je ranije bilo reči. Ali ne biste trebali svoje zaključke razvući u 10 rečenica; na kraju krajeva, kratkoća i sažetost se cijene u poslovnim pismima. Bolje je da se ograničite na jednostavne fraze.
Završetak ćemo bazirati na 2 pokazatelja: trebao bi biti što pristojniji i korektniji. Postoje različite opcije kako ga izgraditi.
Evo nekoliko primjera:
- Hvala na pažnji ili pomoći: Hvala ti! (Dozvolite mi da vam se zahvalim...);
- Izrazite svoje nade za budućnost: Nadamo se obostrano korisnoj saradnji (Nadamo se da ćemo dobiti odgovor u bliskoj budućnosti...);
- Možete sastaviti frazu da uvjerite primatelja u nešto: Biće nam drago da sarađujemo sa Vama;
- Pošaljite zahtjev: Molimo vas da prijavite rezultate;
- Izvinjavamo se zbog eventualnih neugodnosti: Izvinjavam se zbog neočekivanog kašnjenja u plaćanju materijala.
Kako se oprostiti od primaoca.
Unatoč činjenici da je prepiska službena, možete se oprostiti na različite načine.
Evo nekoliko opcija:
- S poštovanjem...;
- Uz želje za uspjeh...;
- Sve najbolje…
Potpisujemo ispravno.
Prilikom potpisivanja pisma navedite svoju poziciju, ime i prezime. Ako sumnjate u prikladnost fraze poput: “ S poštovanjem" - samo ga nemoj koristiti.
U potpisu možete navesti svoje kontakte, dodatni broj telefona ili e-mail adresu, čime ćete pokazati primaocu da ste spremni za komunikaciju i saradnju s njim.
U sljedećem dijelu našeg članka želio bih govoriti o poslovnim pismima na engleskom.
Poslovna pisma na engleskom
Ne postoji propisana forma za sastavljanje ovakvih pisama. Sve će zavisiti od svrhe pisma i ko mu je adresat. Evo nekoliko kratkih preporuka za izradu.
Datum pisanja.
Ako pišemo u SAD, onda prilikom označavanja datuma prvo stavljamo mjesec, zatim dan i tek onda godinu. Ako je u Ujedinjenom Kraljevstvu, datum se unosi kao u Ruskoj Federaciji. U tom slučaju napišite mjesec slovima kako biste izbjegli zabunu.
Detalji o primaocu.
- Ako pišete muškarcu, kontaktirajte ga ovako: g. (upisati prezime);
- Ako je žena koja je udata: gđa (upisati prezime);
- Za neudatu damu: gospođica (navesti prezime);
- Ako ne znate status dame: Gđa (unesite prezime).
Određivanje adrese.
Redoslijed je suprotan od onog prihvaćenog u Ruskoj Federaciji: ured, kućni broj, naziv ulice, poštanski broj, naziv države (ako se piše u SAD), naziv okruga i naziv zemlje (ako se piše u UK).
Kako kontaktirati primaoca.
Standardni pozivi:
- Draga gospođo;
- Dragi gospodine;
- Dragi gospodine ili gospođo;
- Draga gospođo;
- Dragi.
Nakon adrese stavljamo zarez (ako pišete u UK) ili dvotočku (ako pišete u SAD). Nije uobičajeno stavljati uzvičnik.
Predmet.
Obavezno naznačite predmet pisma, baš kao u Ruskoj Federaciji.
Glavni tekst.
Podijelite na paragrafe. Ili napišite svaku rečenicu u novom redu.
Kako reći zbogom.
Na primjer, ovako: “ Hvala vam na pomoći, ostajemo Vaši zaista"– Hvala ti, predani moj..., mada možda manje formalno.
Registracija potpisa.
Stavljamo svoj potpis ispod paragrafa oproštaja, označavamo svoje ime i prezime, naziv firme i poziciju.
Dizajn aplikacija.
Ako prilažete bilo koji dokument, navedite ovo na kraju pisma: “ Enc.” i lista aplikacija.
Šta napisati velikim slovom.
- Prezimena i inicijali;
- Nazivi kompanija;
- Imena gradova, država, itd.;
- Bilo koje riječi koje označavaju položaj koji se zauzima;
- Prve riječi oproštaja;
- Otvaranje adrese.
Prije nego što završimo razgovor, evo nekoliko primjera poslovnih pisama na ruskom i engleskom jeziku.
Uzorci poslovnih pisama na ruskom i engleskom jeziku
Zaključak
Ukratko, želio bih reći da je poslovno pismo sredstvo za komunikaciju u bilo kojoj oblasti aktivnosti. Ako je ispravno napisan, definitivno će predstaviti vašu kompaniju u pozitivnom svjetlu.
S druge strane, pismo napisano traljavo i sa greškama može potpuno uništiti posao koji najviše obećava. Pišite ispravno slova, a mi smo pokušali da vam kažemo kako to da uradite.
Učitavanje...