วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ: ประเภท กฎการออกแบบ สไตล์ และตัวอย่างจดหมายธุรกิจ จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ - ตัวอย่างจดหมาย เขียนจดหมายที่มีความสามารถ

การติดต่อสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นวิธีการสื่อสารหลักในโลกธุรกิจมาโดยตลอด ตัวอักษรที่เขียนถูกต้องมีชัยไปกว่าครึ่งแล้ว แต่ไม่ใช่ทุกคนที่สามารถเขียนจดหมายแบบนี้ได้ บางครั้ง เมื่ออ่านจดหมายพร้อมข้อเสนอทางธุรกิจ อาจไม่ชัดเจนว่าพวกเขาต้องการเสนออะไรแก่คุณ คุณจะได้รับประโยชน์อะไรบ้าง และทำไมคุณถึงใช้เวลาอ่านและทำความเข้าใจจดหมายฉบับนี้

ความสามารถในการเขียนจดหมายที่ถูกต้องและโน้มน้าวใจมาพร้อมกับการฝึกฝน และเป็นการดีที่แบ่งปันประสบการณ์ที่สั่งสมมาทำให้คนอื่นไม่เหยียบคราดแบบเดียวกัน เจฟฟรีย์ เจมส์ ผู้เขียนหนังสือ Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World's Top Sales Experts นำเสนอระบบ 6 ขั้นตอนง่ายๆ ในการเขียนจดหมายโน้มน้าวใจ

ลิขสิทธิ์ Shutterstock

1. มีความคิดที่ชัดเจนเสมอว่าคุณจะเขียนเกี่ยวกับอะไร

วัตถุประสงค์หลักของจดหมายคือการทำให้ผู้รับตัดสินใจบางอย่าง ดังนั้นก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมาย ให้ถามตัวเองอีกครั้งว่าคุณต้องการอะไรจากผู้รับกันแน่? เขาควรตัดสินใจอย่างไรหลังจากอ่านจดหมายของคุณ?

ในกรณีนี้ ความไม่แน่นอนคือศัตรูตัวฉกาจของคุณ ยิ่งวัตถุประสงค์ของคุณชัดเจน จดหมายของคุณก็จะยิ่งโน้มน้าวใจได้มากขึ้นเท่านั้น

2. เริ่มจดหมายของคุณด้วยบทสรุปของคุณ

ข้อสรุปของคุณคือคำแถลงถึงการตัดสินใจที่ผู้รับควรทำโดยพิจารณาจากเนื้อหาในจดหมายของคุณ

ที่โรงเรียนเราถูกสอนให้เริ่มต้นด้วยการแนะนำเสมอ ในกรณีเขียนจดหมายโน้มน้าวใจ ข้อความนี้ไม่ถูกต้อง ในโลกธุรกิจ ทุกคนยุ่งเกินกว่าจะชื่นชมความสามารถทางวรรณกรรมของคุณ ดังนั้นคุณต้องตรงให้ตรงประเด็น

ตัวอย่างเช่น คุณต้องการได้รับอนุญาตจากเจ้านายให้ติดตั้งห้องออกกำลังกายในสถานที่ของบริษัทของคุณ

ผิด:

“จิม
อย่างที่ทราบกันดีว่าการขาดงานของพนักงานถือเป็นประเด็นสำคัญในขณะนี้ซึ่งส่งผลกระทบทางการเงินค่อนข้างมากต่อทั้งบริษัทของเราและบริษัทอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของเรา...บลา บลา บลา... ดังนั้นเราควรพิจารณาจัดสรรเงินเพื่อจัดห้องออกกำลังกาย ที่สำนักงานใหญ่ของบริษัทเรา”

ขวา:

“จิม
ฉันอยากให้คุณอนุมัติการติดตั้งห้องออกกำลังกายในสำนักงานของเรา”

3. แบ่งข้อโต้แย้งของคุณออกเป็นย่อหน้าที่ย่อยง่ายหลายย่อหน้า

เพื่อให้ข้อโต้แย้งที่สนับสนุนแนวคิดของคุณอ่านและเข้าใจได้ง่าย ให้แบ่งออกเป็นหลายย่อหน้า

ผิด

“ตามรายงานของรัฐบาลเมื่อเร็วๆ นี้ กลุ่มกิจกรรมทางกายมีความสำคัญอย่างยิ่ง แม้ว่าจะมีเพียงไม่กี่บริษัทที่แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นที่จะให้รางวัลแก่พนักงานในลักษณะนี้ บริษัทหลายแห่งระบุว่ากลุ่มดังกล่าวเป็นสินทรัพย์ที่ประเมินมูลค่าต่ำเกินไป แต่พวกเขาไม่มีแผนที่จะเปิดตัวกลุ่มดังกล่าวในอุตสาหกรรมนี้ แม้ว่าความเหมาะสมจะเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับความสำเร็จขององค์กรและส่วนบุคคลก็ตาม ฉันเชื่อว่าหากเราไม่แนะนำกลุ่มทางกายภาพดังกล่าวในบริษัทของเรา เราก็จะยังคงตามหลังคู่แข่งอยู่มาก"

ขวา

“ห้องออกกำลังกายในสำนักงานจะช่วยให้คุณ:
- ลดการขาดงาน
- เพิ่มผลผลิตโดยรวม"

4. สนับสนุนข้อโต้แย้งแต่ละข้อด้วยหลักฐาน

หากคุณเขียนจดหมายที่ประกอบด้วยข้อโต้แย้งที่ชัดเจน อาจถูกมองว่าเป็นความคิดเห็นส่วนตัวที่ชัดเจนและไม่มีอะไรเพิ่มเติม ทุกข้อโต้แย้งต้องการหลักฐาน ไม่อย่างนั้นจะเข้าใจได้อย่างไรว่ามันได้ผลจริงๆ?

ผิด

“การมีห้องออกกำลังกายในออฟฟิศจะเป็นทางออกที่ดี เพราะผู้คนจะนิยมไปทำงานมากกว่าอยู่บ้าน อีกทั้งยังช่วยลดการเจ็บป่วยโดยรวมในออฟฟิศอีกด้วย”

ขวา

“การขาดงานลดลง จากการสำรวจโดยสถาบันสุขภาพแห่งชาติเกี่ยวกับบริษัท 1,000 แห่งที่มีห้องออกกำลังกายในสถานที่ พบว่าการลางานของพนักงานในบริษัทเหล่านี้ต่ำกว่าบริษัทที่ไม่มีอุปกรณ์ดังกล่าวถึง 20%

5. ทำซ้ำข้อสรุปของคุณเป็นคำกระตุ้นการตัดสินใจ

ในตอนท้ายของจดหมาย ให้ทำซ้ำข้อสรุปของคุณที่ระบุไว้ในตอนต้นอีกครั้ง เฉพาะตอนนี้เป็นการเรียกร้องให้ดำเนินการโดยเฉพาะ ด้วยวิธีนี้ คุณจะนำผู้รับไปสู่ข้อสรุปเฉพาะเจาะจงว่าเขาควรสรุปหลังจากอ่านจดหมายของคุณแล้ว การโทรนี้ควรจะเรียบง่ายและเฉพาะเจาะจง

ผิด

“เราจะขอบคุณมากหากคุณสนับสนุนโครงการนี้”

ขวา

“ถ้าคุณตอบว่าใช่ในจดหมายฉบับนี้ ฉันจะเริ่มกระบวนการทันที”

6. ระบุสิทธิประโยชน์ในหัวเรื่องของอีเมล

หัวเรื่องในอีเมลเกือบจะเป็นส่วนที่สำคัญที่สุด เนื่องจากควรคาดเดาหัวเรื่องหลักของจดหมายและกำหนดอารมณ์ของผู้รับตามที่คุณต้องการ และนั่นคือเหตุผลที่คุณควรกรอกข้อมูลเป็นลำดับสุดท้าย หลังจากที่คุณได้เขียนข้อโต้แย้งและหลักฐานทั้งหมดที่สนับสนุนข้อสรุปหลักของคุณแล้ว

ตามหลักการแล้ว หัวเรื่องของจดหมายควรบรรลุภารกิจสำคัญสองประการ: ผู้รับควรสนใจมากจนเปิดอ่านจดหมาย; และควรสื่อข้อความที่คุณต้องการสื่อถึงผู้รับ

ในกรณีส่วนใหญ่ วิธีที่ดีที่สุดในการทำงานทั้งสองอย่างให้สำเร็จในคราวเดียวคือการเขียนเกี่ยวกับประโยชน์ที่จะมาจากการตัดสินใจที่คุณต้องการ

ผิด

“ผลกระทบต่อสุขภาพของพนักงานโครงการจัดห้องออกกำลังกายในสำนักงาน”

ขวา

“เราจะลดการขาดงานของพนักงานได้อย่างไร”

ฉันสนใจความคิดเห็นของคุณ คุณจะตอบสนองต่อทั้งสองตัวเลือกอย่างไร และคุณปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ใดเมื่อเขียนจดหมายดังกล่าว

“สิ่งที่ยากที่สุดสำหรับบุคคลคือสิ่งที่ไม่ได้มอบให้เขา”

ม.ซวาเนตสกี้

อาจเป็นไปได้ว่าทุกคนอย่างน้อยหนึ่งครั้งในชีวิตต้องรับมือกับความจำเป็นเร่งด่วนในการเขียนจดหมายธุรกิจถึงหัวหน้าบริษัทการค้า หุ้นส่วน เจ้าหน้าที่ หรือที่เลวร้ายที่สุดถึงสำนักงานการเคหะ แต่ถ้าคุณคิดว่าตัวเองเป็นนักธุรกิจแม้จะเป็นเพียงมือใหม่หรือกำลังวางแผนที่จะเปิดธุรกิจของตัวเองแม้ในอนาคตอันไกลโพ้นคุณต้องเรียนรู้ที่จะเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง

แล้วจดหมายธรรมดากับจดหมายธุรกิจต่างกันอย่างไร?

ประการแรก การไม่มีองค์ประกอบทางอารมณ์ และความเหนือกว่าของการนำเสนอคำขอหรือข้อเสนอของคุณที่เป็นตรรกะและมีเหตุผลและมีเหตุผล นักธุรกิจ เจ้าของบริษัท หรือผู้จัดการขององค์กรขนาดใหญ่หรือไม่ใหญ่มาก ซึ่งตรงข้ามกับ "ผู้บริโภค" ไม่น่าจะสนใจจดหมายทางอารมณ์และแรงบันดาลใจของคุณถึงเขาเพื่อขอความร่วมมือ ความช่วยเหลือ หรือสร้างความสัมพันธ์ฉันมิตรอื่น ๆ .

ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจว่าเมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจ คุณจะต้องเขียนให้ตรงประเด็น! ตอนนี้หลายๆ คนจะพูดกับตัวเองว่า "เล่นสำนวน" อะไรสักอย่าง แต่เป็นที่ชัดเจนว่าจดหมายธุรกิจแตกต่างจากจดหมายอื่นๆ ในเรื่องความเข้าใจที่ชัดเจนของคำว่า "ถึงใคร" "ทำไม" และ "ทำไม" ฉันอ่านจดหมายและข้อเสนอมากมาย แต่น่าเสียดายที่ในจดหมายบางฉบับความหมายนั้นถูกซ่อนอยู่ตลอดเวลา และในตอนท้ายของจดหมายก็ไม่ชัดเจนว่าผู้เขียนต้องการถามหรือเสนออะไร

ดังนั้นเพื่อไม่ให้ความหมายและความคิดของจดหมาย "กระจายไปทั่วต้นไม้" คุณต้องตอบคำถามต่อไปนี้ด้วยตัวเอง:

1. คุณเขียนจดหมายถึงใครคุณทำผิดกับผู้รับหรือไม่?

2.ทำไมถึงเขียนจดหมาย ต้องการเสนอหรือถามอะไร? ข้อโต้แย้งของคุณชัดเจน รูปแบบการนำเสนอของคุณ และข้อโต้แย้งของคุณโน้มน้าวใจผู้รับหรือไม่? และเขาจะได้ประโยชน์อย่างไรจากการร่วมงานกับคุณ?

3. ทำไมคุณถึงทำเช่นนี้? คุณต้องการผลลัพธ์อะไร? คุณตั้งใจที่จะ "ยั่วยุ" ผู้รับให้กระทำสิ่งใดเพิ่มเติมอีก?

สำหรับจดหมายธุรกิจ GOST R 6.30−2003 ที่เกี่ยวข้องได้รับการพัฒนาซึ่งอธิบายข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับเนื้อหาและการดำเนินการของเอกสาร คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับ GOST นี้โดยละเอียดยิ่งขึ้นโดยซื้อที่ร้านหนังสือธุรกิจและใช้ในอนาคตเมื่อกรอกเอกสารของคุณ

แต่ฉันอยากจะให้ความสนใจเป็นพิเศษกับประเด็นสำคัญบางประการ:

1. ส่วนหัวของจดหมายธุรกิจจะต้องมีคำอุทธรณ์ต่อผู้รับ ออกให้ต่ำกว่าหมายเลขทะเบียนเล็กน้อย: ตำแหน่งและชื่อเต็มจะแสดงอยู่ที่มุมขวาบน ผู้รับ ด้านล่างนี้คุณสามารถระบุหัวเรื่องของจดหมายได้ ตรงกลางที่ต่ำกว่านั้น การอุทธรณ์ก็ถูกวาดขึ้น ที่อยู่ควรแสดงความเคารพโดยใช้คำที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป: “เรียน” “นาย” “มาดาม” (ไม่อนุญาตให้ใช้คำย่อ) ส่วนหัวมักจะเป็นตัวหนา

ตัวอย่างเช่น:

อ้างอิง ฉบับที่ 01 ตั้งแต่วันที่ 20/04/2555

บนอิน หมายเลข 01 - RiK ตั้งแต่ 01/01/1930

ถึงผู้กำกับ

LLC "เขาและกีบ"

เบนเดอร์ โอ.ไอ.

“ประมาณเขาที่ชำรุดจำนวนหนึ่ง

ส่งมอบเมื่อวันที่ 1 มกราคม 1930”

เรียน Ostap Ibrahimovic

2. บทนำ. ในบทนำ คุณจะต้องระบุสาระสำคัญของจดหมายโดยย่อ คุณสามารถเริ่มต้นแบบดั้งเดิมได้: “ฉันอยากจะเรียกร้องความสนใจของคุณ…”, “ฉันขอให้คุณ…”, “ในปัจจุบัน...” ฯลฯ - ถ้าจดหมายเขียนด้วยอักษรตัวแรก

หากการอุทธรณ์มาจากนิติบุคคล คำบรรยายจะมาจากบุคคลที่สาม (ตัวอย่างเช่น “บริษัทของเราเสนอ...”)

นอกจากนี้ทั้งในคำนำและในข้อความต่อไปนี้ของจดหมาย สรรพนามคุณและรูปแบบทั้งหมด (คุณ คุณ ของคุณ) ควรเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่

3. การสรุปจดหมายจะสรุปสิ่งที่เขียน ซึ่งมักจะเขียนคำขอหรือข้อเสนอ เช่น “เมื่อคำนึงถึงสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว ผมขอถามคุณว่า...”

4. ข้อความหลักของจดหมายธุรกิจมักจะลงท้ายด้วยวลี: "ด้วยความเคารพ..." - หากตั้งใจจะใช้ที่อยู่ที่เป็นกลาง หากคุณรู้จักผู้รับเป็นการส่วนตัว คุณสามารถลงท้ายจดหมายด้วยวลี “ขอแสดงความนับถือ...”

ตัวอย่างเช่น:

ขอแสดงความนับถือ

เศรษฐีใต้ดิน (ลายเซ็น) AI. โคเรอิโกะ

ตำแหน่ง ชื่อเต็ม (พิมพ์ชื่อและนามสกุลก่อนแล้วจึงพิมพ์ชื่อ) ลายเซ็นจะถูกใส่ด้วยมือของคุณเอง

5. จดหมายธุรกิจลงท้ายด้วยข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งซึ่งต้องมีชื่อเต็มของเขา (ควรเต็ม) ตำแหน่ง และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ นี่เป็นสิ่งจำเป็นหากจำเป็นต้องติดต่อผู้รับหรือตัวแทนของเขาเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม คุณยังสามารถระบุบุคคลที่รับผิดชอบ (ชื่อเต็ม) และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อได้ อย่าลืมระบุรหัสเมืองพร้อมกับหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ อย่าบังคับให้ผู้รับเสียเวลาในการค้นหาข้อมูลนี้

ฉันอยากจะดึงความสนใจของคุณไปยังบางประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการนำเสนอจดหมายด้วย ครั้งหนึ่งฉันใช้ตัวเลือกต่าง ๆ ในการนำเสนอจดหมายรวมถึงการใช้ NLP แต่ทั้งหมดนี้ให้ประโยชน์ในทางปฏิบัติเพียงเล็กน้อยเนื่องจากรูปแบบของจดหมายธุรกิจนั้นค่อนข้างอนุรักษ์นิยมและตัวอักษรที่ไม่สอดคล้องกับสไตล์นี้ก็ไม่ได้เป็นเช่นนั้น ผ่านพ้น “การควบคุมทางศุลกากร” ต่อหน้าเลขานุการบริษัท ดังนั้นฉันจึงละทิ้งการทดลองและเริ่มเขียนตามรูปแบบธุรกิจที่ต้องการ

โปรดจำไว้ว่าจดหมายของคุณควรประกอบด้วยสามส่วนหลัก ได้แก่ บทนำ การโต้แย้ง และการสรุปนักเขียนจดหมายหลายคนตรงประเด็นโดยไม่ต้องแนะนำคู่สนทนาให้ทราบเรื่องนี้ แน่นอนว่าหากจดหมายยาวพอ นักธุรกิจอาจจะไม่ได้อ่านคำนำ แต่จะตรงประเด็นทันที แต่เขาสามารถกลับไปยังจุดเริ่มต้นของจดหมายได้หาก "สาระสำคัญ" นี้ทำให้เขาสนใจ สรุปต้องเขียนว่าอยากได้อะไร จดหมายไม่ควรมีการตีความซ้ำซ้อน มีเพียงความคิดเดียวที่ชัดเจนตลอดจดหมายของคุณ ในการทำเช่นนี้ เป็นการดีที่จะจดจำอริสโตเติลซึ่งเมื่อ 300 ปีก่อนคริสตกาล พิจารณาตรรกะของข้อความและกำหนดกฎเชิงตรรกะบนพื้นฐานของมัน:

1. กฎแห่งอัตลักษณ์ - ต้องใช้แนวคิดในความหมายเดียวกันในการให้เหตุผล

2. กฎแห่งความขัดแย้ง - "อย่าขัดแย้งกับตัวเอง";

3. กฎของคนกลางที่ถูกแยก - “A” หรือ “ไม่ใช่-A” เป็นจริง ไม่มีบุคคลที่สาม”

ตามกฎของการเขียน ส่วนหลักของจดหมายธุรกิจควรเปิดเผยเนื้อหาของคำขอหรือข้อเสนออย่างมีเหตุผลอย่างสม่ำเสมอ ทำให้ผู้รับสามารถเข้าใจได้ ย่อหน้าก่อนหน้าทั้งหมดควรไหลไปสู่ย่อหน้าถัดไปอย่างมีเหตุผล ให้ข้อเท็จจริงและตัวเลขเฉพาะเจาะจงหากจำเป็น และอย่าลืมว่า “ความกะทัดรัดเป็นน้องสาวของพรสวรรค์” โปรดจำไว้ว่าข้อความที่ยาวเกินไปอาจทำให้ผู้รับ “เหนื่อย” เขาอาจวางจดหมายของคุณไว้เฉยๆ และไม่รู้ว่าข้อเสนอพิเศษของคุณมีความหมายว่าอย่างไร

และหลังจากที่คุณคิดว่าจดหมายของคุณเขียนเสร็จแล้วเท่านั้น อย่าลืมตรวจสอบข้อผิดพลาดในการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนด้วย ตรวจสอบลำดับตรรกะและความสามารถในการอ่านข้อความทั้งหมดอีกครั้ง ( ดีที่สุดที่จะอ่านออกเสียง).

หากคุณสะกดผิดโดยไม่ตั้งใจหรือรีบร้อน จะกลายเป็นเรื่องลำบากใจ “ทำธุรกิจ” กับบริษัทที่แจกจดหมายมีข้อผิดพลาดได้อย่างไร? ระวัง!

โดยสรุปฉันอยากจะบอกว่าจดหมายของคุณจะได้รับการต้อนรับด้วย "เสื้อผ้า" ก่อน คุณต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับคุณภาพของกระดาษที่ใช้พิมพ์จดหมายการออกแบบไม่ว่าจดหมายจะสูญเสียไปหรือไม่ รูปร่างระหว่างการขนส่งไม่ว่าพวกเขาจะต้องการรับมันหรือไม่ หากทุกอย่างเป็นไปด้วยดีในเรื่องนี้ จดหมายธุรกิจที่เรียบร้อย สอดคล้องตามตรรกะ เปิดเผย และเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างดีจะทำให้ผู้รับมีการตัดสินใจในเชิงบวกต่อคุณ เขียนจดหมาย!

หากคุณชอบบทความนี้ แบ่งปันกับเพื่อนของคุณ คลิกปุ่มที่เหมาะสม!

จดหมายถูกเขียนมาตั้งแต่สมัยโบราณและยังคงเขียนมาจนถึงทุกวันนี้ พวกเขาทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการสื่อสารระหว่างผู้คนช่วยถ่ายทอดสาระสำคัญไปยังคู่สนทนาซึ่งเป็นเหตุผลในการเขียนอย่างชัดเจน ในบทความนี้เราจะดูจดหมายธุรกิจหลายประเภทและเรียนรู้วิธีเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง

ในการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง คุณจะต้องสามารถระบุสาระสำคัญของจดหมายได้อย่างชัดเจนและจัดโครงสร้างจดหมายได้อย่างถูกต้อง การติดต่อทางธุรกิจจะดำเนินการโดยใช้หัวจดหมายที่บริษัทอนุมัติพร้อมโลโก้และที่อยู่ของคุณเอง ที่มุมขวาบน ให้กรอกส่วนหัวที่ประกอบด้วยตำแหน่งและชื่อหัวหน้าบริษัทผู้รับ ในตอนท้ายของส่วนหัวจะมีการเขียนข้อมูลสั้น ๆ เกี่ยวกับผู้ส่ง ขั้นตอนต่อไปของการเขียนจดหมายคือการเขียนคำอุทธรณ์ อาจฟังดูแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับระดับความคุ้นเคยกับผู้รับ หากคุณรู้จักเขาเป็นการส่วนตัว คุณสามารถพูดกับเขาเป็นดังนี้: “เรียน Sergey Yuryevich!” หากผู้รับเป็นคนแปลกหน้า ที่อยู่อาจมีลักษณะดังนี้: “เรียนคุณอิวานอฟ!” จะต้องจำไว้ว่าในกรณีเหล่านี้ เป็นที่ยอมรับไม่ได้ที่จะย่อคำว่านายหรือใส่ชื่อย่อแทนนามสกุลและชื่อ การถ่ายทอดสาระสำคัญของจดหมายในรูปแบบที่กระชับถือเป็นหน้าที่ของคำนำ ส่วนใหญ่มักประกอบด้วยหนึ่งย่อหน้า หลังจากอ่านคำนำแล้ว ผู้รับควรมีความเข้าใจเนื้อหาของจดหมายพอสมควรแล้ว หลังจากนั้น ข้อความหลักจะเริ่มต้นขึ้น โดยมีหลายย่อหน้า ข้อความควรแสดงความคิดของคุณเกี่ยวกับสถานการณ์โดยกระชับ ขอแนะนำว่าข้อความหลักมีความยาวไม่เกินสี่ย่อหน้า จดหมายควรลงท้ายด้วยบทสรุปซึ่งสรุปผลลัพธ์ของจดหมายโดยย่อ ใส่วันที่และลายเซ็นระบุชื่อและตำแหน่งของผู้ส่ง ขึ้นอยู่กับเหตุผลในการเขียนคำอุทธรณ์บางครั้งก็เหมาะสมที่จะลงท้ายด้วยคำว่า: "ขอแสดงความนับถือ!", "ด้วยความหวังว่าจะได้รับความร่วมมือเพิ่มเติม" เป็นต้น จดหมายธุรกิจประเภทหนึ่งทั่วไปคือหนังสือค้ำประกัน ในเนื้อหาหลักผู้เขียนรับประกันการปฏิบัติตามสัญญาอย่างใดอย่างหนึ่งประกาศวันสิ้นสุดสำหรับการปฏิบัติตามการรับประกันและกำหนดจำนวนค่าปรับที่เขาจะต้องจ่ายในกรณีที่ละเมิดภาระผูกพันในการรับประกัน

สามารถดาวน์โหลดได้ที่นี่

จดหมายแสดงความขอบคุณก็เป็นธุรกิจประเภทหนึ่งเช่นกัน แต่อยู่ในหมวดหมู่ส่วนตัวแล้ว สามารถออกด้วยหัวจดหมายของบริษัทหรือบัตรอวยพรได้ ข้อความหลักควรรวมถึงการแสดงความยินดีกับผู้รับ โดยระบุถึงเหตุการณ์ที่ทำให้เกิดจดหมายและระบุความสำเร็จที่โดดเด่นของผู้รับ

บนเว็บไซต์ของเรา

จดหมายแนะนำส่วนใหญ่มักเขียนถึงพนักงานขององค์กรในนามของผู้จัดการ ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติที่ดีที่สุดของพนักงาน คุณธรรม และความสำเร็จของเขา โดยปกติแล้ว ในจดหมายดังกล่าว นายจ้างคนก่อนพร้อมที่จะรับรองลูกจ้างของตนต่อนายจ้างในอนาคต

ดาวน์โหลดได้ที่นี่

ไม่เพียงแต่องค์กรเท่านั้นที่ต้องดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจ เมื่อหางานต้องปฏิบัติตามมารยาททางธุรกิจด้วย ผู้สมัครจะต้องสามารถเขียนเรซูเม่และจดหมายสมัครงานได้อย่างถูกต้อง โดยเขียนที่อยู่สั้น ๆ ถึงนายจ้าง โดยระบุแหล่งที่มาของข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างที่ต้องการ ชื่อผู้สมัคร และหมายเลขโทรศัพท์ของเขา

อีเมลเป็นหนึ่งในการเสียเวลาทำงานที่เลวร้ายที่สุด เราได้เขียนเกี่ยวกับเรื่องนั้นแล้ว

แต่ความรับผิดชอบของพนักงานบางคนของคุณไม่เพียงแต่รวมถึงการดูเนื้อหาของกล่องจดหมายเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการดูเนื้อหาในกล่องจดหมายด้วย การเขียนจดหมายธุรกิจ: พนักงานที่มีศักยภาพ เพื่อนร่วมงาน คู่ค้าทางธุรกิจ ตัวแทนของบริษัทต่างๆ และหน่วยงานภาครัฐ...

ปัญหาของพนักงานจำนวนมากคือพวกเขาไม่มีทักษะในการเขียนจดหมายธุรกิจ งานนี้ทำให้พวกเขาสับสนและบังคับให้พวกเขาแก้ไขข้อความเป็นเวลานาน

เขียนจดหมายธุรกิจอย่างไรให้เร็วและเข้าใจง่าย

เพื่อนร่วมงานของเราก็ประสบปัญหาเดียวกัน แต่โชคดีที่ห้องสมุดบริษัทของเรามีหนังสืออยู่เล่มหนึ่ง Sasha Karepina “ศิลปะการเขียนเชิงธุรกิจ”. ได้ช่วยเหลือพนักงานมากกว่าหนึ่งคน เรายินดีเป็นอย่างยิ่งหากสิ่งนี้มีประโยชน์ในบริษัทของคุณ

พนักงานบริษัทคนหนึ่งเล่าถึงปัญหาและแนวทางแก้ไขของเธอ:

“ฉันคิดว่าเราแต่ละคนเคยเขียนจดหมายอย่างน้อยหนึ่งครั้งในชีวิต (ไม่นับการโต้ตอบกับเด็ก ๆ จากค่ายเด็กและเพื่อนในหมู่บ้านซึ่งพ่อแม่ส่งฉันมาอยู่กับยายทุกฤดูร้อน)

ในบทความนี้ ฉันอยากจะบอกคุณว่าการเขียนจดหมายถึงลูกค้าเป็นเรื่องยากเพียงใด และหนังสือ “The Art of Business Writing” ของ Sasha Karepina ช่วยให้ฉันเอาชนะความกลัวได้อย่างไร

ทุกอย่างเริ่มต้นจากการที่ฉันมาทำงานใหม่ ซึ่งจริงๆ แล้วฉันประสบปัญหาในการเขียนจดหมายธุรกิจ จดหมายซึ่งมีไม่เกิน 10 บรรทัดนั้นใช้เวลาไม่มากก็น้อย - 30 นาที

ลองคิดดูสิ ฉันใช้เวลา 30 นาทีในการเขียนจดหมาย (อ่านตอนนี้ฉันรู้สึกละอายใจ) กดส่งด้วยมือที่สั่นเทาและรอคำตอบด้วยลมหายใจซึ้งน้อยลง และทั้งหมดเป็นเพราะฉันไม่รู้ว่าจะต้องเข้าหาจดหมายจากฝ่ายไหน: จะเริ่มจากตรงไหน และจะเขียนจดหมายอย่างไรเพื่อให้ลูกค้าตอบกลับ

ปัญหาคือฉันไม่ชอบจดหมายที่ฉันเขียนเช่นกัน แต่ฉันเขียนได้ดีไปกว่านี้ไม่ได้แล้ว นั่นคือการแสดงผาดโผนของฉัน

เมื่อเห็นว่าฉันรู้สึกกังวลทุกครั้ง เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งจึงแนะนำหนังสือ “ศิลปะการเขียนเชิงธุรกิจ” ให้ฉัน

แล้วเราต้องเผชิญกับความยากลำบากอะไรบ้างในการเขียนจดหมาย?

1. มีความคิดมากมาย แต่จะเริ่มต้นจดหมายได้ที่ไหน?
2. ทุกสิ่งหมุนวนอยู่ในหัวของฉัน ท่านที่รัก ลงมือทำ... สิ่งนี้ทำให้จดหมายยาวและน่าเบื่อ
3. ฉันแค่อยากจะจดสำนวนเสมียนที่ฉันจำได้ตั้งแต่สมัยเรียน และคู่ในแต่ละประโยค
4. จะถ่ายทอดสาระสำคัญของจดหมายอย่างไรเพื่อให้ผู้รับเข้าใจเราอย่างถูกต้อง?

กฎ 5 ข้อที่จะช่วยให้คุณเขียนจดหมายธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

1. จัดโครงสร้างตัวอักษร

จดหมายธุรกิจจะต้องมีสิ่งต่อไปนี้ องค์ประกอบที่จำเป็น:

1. บทนำ.

• ชื่อ;
• อุทธรณ์;
• วัตถุประสงค์ของจดหมาย

2. ส่วนหลัก.
3. บทสรุป.

คุณต้องเขียนจดหมายจากเรื่องทั่วไปถึงเรื่องเฉพาะ: สิ่งที่สำคัญที่สุดและสั้น ๆ ในตอนเริ่มต้นแล้วจึงอธิบายรายละเอียด

ใช้คำพิเศษในจดหมายของคุณ คำเชื่อม, เช่น:

เช่น กล่าวคือ นอกจากนี้ ยิ่งไปกว่านั้น เพราะเหตุนั้น อย่างไรก็ตาม เป็นต้น

พวกเขาจะช่วยให้คุณเชื่อมโยงประโยคและทั้งย่อหน้าซึ่งหมายความว่าความคิดของคุณจะไม่สับสนและผู้อ่านจะเข้าใจสาระสำคัญของจดหมายของคุณได้อย่างง่ายดาย

2. การกำหนดผลประโยชน์ให้กับผู้รับ

สิ่งสำคัญในจดหมายคือการทำให้ผู้อ่านสนใจในการตอบคุณหรือทำตามคำขอของคุณ และในการทำเช่นนี้คุณต้องพยายามเข้าใจความต้องการของเขาพยายามทำความเข้าใจว่าผู้รับสนใจหรือกังวลอะไร แต่อย่าลืมว่าผู้รับทุกคนต่างกัน จำเป็นต้องเข้าใจว่าผู้อ่านจะได้รับอะไรหากเขาทำตามที่เราขอ และนำเสนอเป็นคุณประโยชน์

3. สไตล์การเขียน

ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับรูปแบบที่คุณเขียนจดหมาย

จำเป็นต้องแยกแยะให้ชัดเจน สไตล์ส่วนตัวและเป็นทางการ. การใช้รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งขึ้นอยู่กับสถานการณ์และเนื้อหาของข้อความ

โดยยึดมั่นในสไตล์ส่วนบุคคล เราเน้นบุคลิกภาพ แสดงทัศนคติของเรา เรานำเสนอข้อเท็จจริงโดยใช้รูปแบบที่เป็นทางการ

ดังนั้นหากเราต้องการแสดงให้เห็นว่าเรากำลังพูดคุยกับผู้รับอย่างเสมอภาค เราเข้าใจเขา เราต้องการที่จะตกลงกันอย่างมีมนุษยธรรม หรือเราต้องการชมเชยเขาสำหรับการทำงานที่ดี ก็ควรใช้ สไตล์ส่วนตัว

หากคุณต้องการเขียนข้อร้องเรียนหรือข้อเรียกร้อง รูปแบบที่เป็นทางการจะเหมาะสม เนื่องจากรูปแบบที่เป็นทางการนั้นมีลักษณะเฉพาะเช่น: ความกดดันจากจุดยืน, การแถลงข้อเท็จจริง, การครอบงำเหนือใครบางคน, การวิพากษ์วิจารณ์ หากคุณกำลังเขียนถึงเจ้าหน้าที่ของรัฐ วิธีที่ดีที่สุดคือเขียนในรูปแบบที่เป็นทางการ

หลังจากเขียนจดหมายแล้ว ให้อ่านอีกครั้งและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกรูปแบบที่ถูกต้อง จากนั้นผู้รับจะไม่เพียงแต่เข้าใจคุณเท่านั้น แต่ยังจะเชื่อในความจริงใจของข้อความของคุณด้วย

4. บทสรุป

ข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดที่มักเกิดขึ้นเมื่อเขียนจดหมายคือการไม่เขียนตอนจบ

โปรดจำไว้ว่า ไม่ว่าคุณจะอธิบายสาระสำคัญของข้อเสนอได้ดีแค่ไหน ไม่ว่าคุณจะตกแต่งทุกอย่างด้วยข้อเท็จจริงและรายละเอียดที่ชัดเจนอย่างไร จดหมายจะต้องมีจุดสิ้นสุด ควรเรียบง่าย ชัดเจน และกระชับ

โดยสรุปคุณต้องเน้นย้ำถึงสาระสำคัญของจดหมายและประโยชน์ของผู้อ่านอีกครั้ง นี่คือเอฟเฟกต์การแก้ไขชนิดหนึ่ง

หลังจากอ่านตอนจบแล้ว ผู้รับของคุณควรเข้าใจว่าปฏิกิริยาของเขาต่อจดหมายควรเป็นอย่างไร. คุณคาดหวังอะไรจากเขา? สิ่งนี้จะผลักดันให้เขาลงมือปฏิบัติซึ่งจริงๆ แล้วคุณคาดหวังจากเขา

5. การออกแบบ

ข้อความที่สวยงามและที่สำคัญที่สุดคือการจัดรูปแบบที่ถูกต้องไม่เพียงแต่จะดึงดูดความสนใจของผู้รับ แต่ยังทำให้เขาอยากอ่านอีกด้วย ดังนั้นจึงไม่สามารถมองข้ามความสำคัญของการจัดรูปแบบตัวอักษรได้

กฎการออกแบบ:

1. เลือกแบบอักษร:

• serif - เหมาะสำหรับการอ่านจากกระดาษ
• sans serif - สำหรับการอ่านขณะวิ่งหรือบนหน้าจอ

2. การสร้างย่อหน้าในข้อความ
3. เลือกหัวข้อ;
4. เลือกข้อความที่เราต้องการ:

• ตัวหนา - เน้นแนวคิดหลักของข้อความ
• ตัวเอียง - คุณสามารถเน้นส่วนของข้อความตัวอักษรถึงลูกค้า VIP หรือสิ่งที่สำคัญน้อยกว่าได้
• เน้นย้ำ - หากเราต้องการเน้นบางสิ่งบางอย่างจริงๆ

5. การทำรายการ:

• รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย - หากจำนวนรายการอยู่ระหว่าง 3 ถึง 5
• รายการลำดับเลข - มากกว่า 5

นี่เป็นกฎง่ายๆ แต่มีประสิทธิภาพที่ฉันค้นพบหลังจากอ่านหนังสือ “ศิลปะการเขียนเชิงธุรกิจ” ตอนนี้ฉันใช้เวลาเขียนจดหมายน้อยลงอย่างเห็นได้ชัด (และฉันหวังว่าผู้รับจะเข้าใจสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาได้ดีขึ้น)

ฉันหวังว่าบทความของฉันจะเป็นประโยชน์สำหรับคุณและจะช่วยคุณและพนักงานของคุณในการเขียนจดหมายธุรกิจถึงลูกค้าและคู่ค้าทางธุรกิจตลอดจนการติดต่อภายในกับพนักงาน

ท้ายที่สุดคุณต้องยอมรับว่าทุกอย่างค่อนข้างง่าย แล้วทำไมไม่นำหลักการง่ายๆ เหล่านี้ไปปฏิบัติล่ะ?

ฉันแนะนำให้คุณอย่าเลื่อนหนังสือออกไปจนกว่าจะถึงวันพรุ่งนี้และเริ่มอ่านตั้งแต่วันนี้”

คุณสามารถซื้อหนังสือ “The Art of Business Writing” (หรือที่ไหนก็ได้ที่คุณเจอ))

16เม.ย

สวัสดี! ในบทความนี้เราจะพูดถึงจดหมายธุรกิจ

วันนี้คุณจะได้เรียนรู้:

1. เหตุใดการติดต่อทางธุรกิจจึงไม่สูญเสียความเกี่ยวข้อง
2. มีจดหมายธุรกิจประเภทใดบ้างและจัดรูปแบบอย่างไร
3. วิธีเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง

ตอนนี้นอกหน้าต่างของเราเป็นเวลาของเทคโนโลยีขั้นสูงและอินเทอร์เน็ต แต่การติดต่อทางธุรกิจไม่ได้สูญเสียความสำคัญและความเกี่ยวข้องไป เพียงแต่ได้ย้ายไปยังสื่ออื่นเท่านั้น วันนี้มาพูดคุยกันว่าทำไมการเขียนและจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจจึงเป็นเรื่องสำคัญ

ทำไมคุณถึงต้องการจดหมายทางธุรกิจ?

ก่อนอื่นถือเป็นโอกาสในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ และความคิดกับพนักงานหรือคู่ค้าทางธุรกิจ ด้วยความช่วยเหลือของการติดต่อทางจดหมาย พวกเขาระบุข้อร้องเรียน คำขอ และชี้แจงความเข้าใจผิดระหว่างบริษัท

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจถือเป็นจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการประเภทหนึ่ง

ความแตกต่างระหว่างจดหมายธุรกิจและอื่นๆ

ความแตกต่างหลักมีดังนี้:

• ลีลาการนำเสนอ
• คำศัพท์ที่ไม่สามารถแสดงอารมณ์ได้ชัดเจน
• จัดทำด้วยหัวจดหมายอย่างเป็นทางการของบริษัท
• แบบอักษรไม่เล็กเกินไป แต่ก็ไม่ใหญ่เช่นกัน และเหมือนกันตลอดทั้งข้อความ
• ไม่ค่อยมีมากกว่า 1 หน้า;
• การปรากฏตัวของสายการบังคับบัญชาอย่างเป็นทางการที่เข้มงวด

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นหลายกลุ่ม เราจะกล่าวถึงรายละเอียดเพิ่มเติมและให้คำอธิบายสั้น ๆ

จดหมายที่ไม่จำเป็นต้องตอบ

• หนังสือค้ำประกัน;
• ประกอบ;
• ข้อมูล;
• จดหมายเตือน;
• จดหมายเตือนความจำ

จดหมายที่ต้องการคำตอบ

• อุทธรณ์;
• เสนอ;
• ขอ;
• ความต้องการ;
• คำร้อง.

จดหมายที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์

• หนังสือเชิญประชุม;
• จดหมายแสดงความเสียใจ;
• จดหมายแสดงความขอบคุณ
• จดหมายแจ้งเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง
• จดหมายที่มีคำแนะนำ
• หนังสือค้ำประกัน;
• จดหมายยืนยันว่าได้รับสินค้าแล้ว ให้บริการแล้ว และอื่นๆ
• จดหมายแสดงความยินดีในโอกาสต่างๆ
• หนังสือร้องขอ;
• จดหมายคำสั่ง;
• จดหมายปะหน้า.

จดหมายเชิงพาณิชย์

โดยปกติจะใช้ก่อนทำข้อตกลงตลอดจนในระหว่างที่สัญญามีผลบังคับใช้

ซึ่งรวมถึง:

• จดหมายตอบคำถาม;
• คำขอโดยตรง
• – จดหมายเสนอให้ทำธุรกรรมหรือทำข้อตกลง
• เรียกร้อง;
• คำเตือน;
• จดหมายที่มีคำเตือนเกี่ยวกับการสิ้นสุดข้อตกลงหรือความจำเป็นในการปฏิบัติตามภาระผูกพัน ฯลฯ

หากเราพูดถึงการจำแนกตามโครงสร้างจดหมายธุรกิจจะมีอยู่ 2 ประเภท:

• มีข้อความของผู้เขียนและเขียนในรูปแบบอิสระ
• เรียบเรียงตามรูปแบบที่เข้มงวด

โดยผู้รับ

• หนังสือเวียน – จดหมายที่ส่งถึงผู้รับหลายคน
• ปกติ – ส่งถึงผู้รับหนึ่งคนในนามของบุคคลหนึ่งคน
• กลุ่ม - ส่งถึงผู้รับหนึ่งคน แต่ส่งจากหลาย ๆ คน

จดหมายยังถูกแบ่งตามแบบฟอร์มที่ส่ง:

• ส่งเป็นข้อความแฟกซ์
• ส่งทางอีเมล;
• ที่ส่งเป็นซองธรรมดา

มีจดหมายหลายประเภทที่ควรเขียนด้วยลายมือแทนที่จะพิมพ์ด้วยเหตุผลด้านจริยธรรม สิ่งนี้ใช้กับการแสดงความเสียใจและขอแสดงความยินดี

ความลับของการออกแบบที่เหมาะสม

ข้อความในจดหมายแบ่งออกเป็นส่วนเบื้องต้น ส่วนหลัก และส่วนสุดท้าย พวกเขาเชื่อมต่อกันอย่างมีเหตุผล ส่วนเกริ่นนำประกอบด้วยสถานการณ์ที่นำไปสู่การสร้างจดหมาย และส่วนหลักแสดงถึงเนื้อหานั้นเอง ส่วนสุดท้ายสรุปผลซึ่งแสดงถึงการร้องขอ การปฏิเสธ ฯลฯ

โดยทั่วไปแล้ว การติดต่อทางธุรกิจโดยมีความรับผิดชอบทั้งหมดสามารถเรียกได้ว่าเป็นศิลปะ เนื่องจากจำเป็นต้องเรียนรู้วิธีดำเนินการอย่างถูกต้องและสอดคล้องกับข้อกำหนดทั้งหมด ท้ายที่สุดแล้ว บ่อยครั้งที่เราคิดถึงแต่ข้อมูลที่นำเสนออย่างชัดเจนเท่านั้น และเราลืมไปว่าจดหมายนั้นถือได้ว่าเป็นหน้าตาของบริษัท

โวหาร

จดหมายแต่ละฉบับจะถูกเก็บรักษาไว้ในรูปแบบธุรกิจที่เข้มงวดโดยใช้ลักษณะคำพูดของเอกสารราชการ

ข้อกำหนดสำหรับการนำเสนอข้อมูล

ข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ในจดหมายมีดังต่อไปนี้:

• กล่าวถึง มีไว้สำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ
• ข้อมูลทั้งหมดจะต้องเป็นปัจจุบัน ณ วันที่เขียน;
• เชื่อถือได้;
• อย่างเป็นกลาง;
• มีเหตุผล;
• ให้สมบูรณ์ที่สุดเพื่อให้สามารถตัดสินใจได้

รูปร่าง.

ก่อนอื่น จดหมายจะเขียนไว้บนหัวจดหมายที่เป็นกรรมสิทธิ์ของบริษัท

• ในการเขียนจดหมายธุรกิจจะใช้แผ่นขนาด A4
• ขอบด้านซ้ายของแบบฟอร์มต้องมีอย่างน้อย 3 ซม. เนื่องจากหลังจากนั้นครู่หนึ่งพวกเขาจะถูกส่งไปยังไฟล์
• ชื่อบริษัท ที่อยู่ตามกฎหมายและที่อยู่จริง และที่อยู่อีเมล
• ควรใช้แบบอักษร Times New Roman มาตรฐานขนาด 12 จะดีกว่า เหมาะสมที่สุดและอ่านง่าย
• อนุญาตให้เขียนจดหมายธุรกิจได้โดยไม่ต้องใช้หัวจดหมาย แต่คุณยังต้องให้ข้อมูลจากแบบฟอร์ม

หากจดหมายเกี่ยวข้องกับธุรกรรมขนาดใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับการเงินหรือข้อมูลที่เป็นความลับในลักษณะอื่น ไม่แนะนำให้ส่งจดหมายดังกล่าวทางแฟกซ์หรือทางอิเล็กทรอนิกส์ จะดีกว่าแบบเก่าในซองกระดาษธรรมดา

การนับเลข

หากตัวอักษรประกอบด้วยหลายหน้า ก็จะมีการกำหนดหมายเลขตั้งแต่หน้าที่สอง ตัวเลขจะถูกทำเครื่องหมายไว้ที่ด้านบนตรงกลางเป็นเลขอารบิค ไม่มีจุดถัดจากตัวเลข

แบ่งเป็นส่วนๆ.

นี่หมายถึงการแบ่งจดหมายออกเป็นย่อหน้า ข้อความไม่ควรไหลต่อเนื่อง ไม่เช่นนั้นจะไม่สามารถรับรู้ได้ ด้วยการแบ่งออกเป็นย่อหน้า คุณจึงสามารถดูได้ว่าความคิดหนึ่งจบลงที่ใดและอีกความคิดหนึ่งเริ่มต้นขึ้นอย่างไร

ความพร้อมใช้งานของการแก้ไข

ไม่แนะนำให้แก้ไข พิมพ์ผิด หรือลบข้อมูล ต้องเขียนตัวอักษรอย่างถูกต้องและต้องพิมพ์ข้อความในช่วงเวลา 1.5 - 2

รายละเอียดที่ใช้.

เราจะระบุเฉพาะเรื่องหลักเนื่องจากเราได้พูดคุยสั้น ๆ เกี่ยวกับพวกเขาก่อนหน้านี้เล็กน้อยแล้ว:

• หากองค์กรเป็นของรัฐ จะใช้ตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซีย ตั้งอยู่ตรงกลางของแบบฟอร์มราชการ
• ชื่อเต็มของบริษัท
• หมายเลขแฟกซ์และหมายเลขโทรศัพท์
• หมายเลขบัญชีธนาคาร;
• ผู้รับ - และชื่อของบริษัทผู้รับจะใช้ในกรณีเสนอชื่อ เพื่อระบุตำแหน่งและนามสกุลของผู้รับให้ใช้กรณีแทน
• หากผู้รับมีวุฒิการศึกษาหรือตำแหน่งให้ระบุก่อนนามสกุล
• รายละเอียดใด ๆ จะถูกเขียนในบรรทัดใหม่และด้วยตัวพิมพ์ใหญ่

จดหมายธุรกิจหลังการประชุม

คุณได้จัดการประชุมทางธุรกิจ มีโอกาสบ้าง เราจะพูดคุยเพิ่มเติมถึงวิธีสะท้อนสิ่งนี้ในจดหมาย

1. ก่อนอื่น ในตอนต้นของจดหมาย ให้อ้างอิงวันที่และเวลาที่คุณสื่อสารกับผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นคู่ของคุณ แม้ว่าการประชุมจะผ่านไปสองสามวันแล้วก็ตาม
2. หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดหรือวลีที่ซับซ้อนเกินไป: เขียนจดหมายให้สั้นและชัดเจน แต่ในลักษณะที่ผู้รับต้องการอ่าน
3. พูดถึงบทสนทนาเกี่ยวกับอะไร. เช่น: " เราคุยกันว่าแจกันสไตล์เวนิสราคาเท่าไหร่”
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับจดหมายแสดงความคิดเห็นในหัวข้อการประชุม
5. ระบุเวลาที่คุณสามารถสื่อสารทางโทรศัพท์หรือพบปะด้วยตนเอง
6. ให้ผู้รับทราบว่าคุณรอคอยที่จะร่วมงานกับเขา: “ ฉันหวังว่าจะมีความสัมพันธ์ทางธุรกิจในอนาคตกับคุณ«.
7. ลงท้ายจดหมายของคุณด้วยวลีต่อไปนี้หรือวลีที่คล้ายกัน: “ ความปรารถนาดีต่อคุณ...».

จดหมายธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์

เป็นไปไม่ได้ที่จะเพิกเฉยต่อข้อกำหนดสำหรับการออกแบบเนื่องจากขณะนี้มีการออกจดหมายในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มากกว่าในรูปแบบกระดาษ ท้ายที่สุดแล้ว มันคือศตวรรษที่ 21

การเตรียมจดหมายธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่เรื่องยากข้อกำหนดการจัดรูปแบบจะเหมือนกับตัวอักษรทั่วไป สิ่งเดียวคือจดหมายดังกล่าวควรมีหัวเรื่อง (หรือหัวเรื่อง) เสมอเพื่อไม่ให้หลงทางในการไหลของเอกสาร

นอกจากนี้ เมื่อตอบจดหมายดังกล่าวแล้ว จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่เปลี่ยนหัวเรื่องของจดหมาย ดังนั้นคุณจะเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่ากำลังพูดอะไรอยู่หากคุณได้รับอีเมลจำนวนมาก

นอกจากนี้คุณไม่ควรใช้ซอฟต์แวร์ที่ล้ำสมัยเมื่อสร้างไฟล์แนบกับจดหมายดังกล่าวซึ่งห่างไกลจากข้อเท็จจริงที่ว่าผู้รับของคุณมีเหมือนกัน หากไม่มีจดหมายก็จะไม่เปิดออก

อย่าใช้อีโมติคอนเมื่อเขียนจดหมายธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์ เทคโนโลยีเป็นสิ่งที่ดี แต่ให้เหมือนธุรกิจเมื่อเขียน

กำหนดเวลาในการตอบกลับจดหมายคือเมื่อใด

หากจดหมายถูกจัดประเภทว่าต้องตอบกลับ เมื่อใดที่ต้องตอบกลับจะขึ้นอยู่กับข้อมูลที่มีอยู่ในจดหมาย:

• หากคุณได้รับคำขอ โปรดยืนยันว่าได้รับภายในสามวันถัดไปหลังจากได้รับ และสามารถให้คำตอบสุดท้ายได้ภายในหนึ่งเดือน
• หากเรากำลังพูดถึงความเสียใจสามารถส่งได้ภายในสิบวันหลังจากเหตุการณ์เศร้าเกิดขึ้น
• อนุญาตให้ส่งแสดงความยินดีได้ภายใน 8 วันนับจากช่วงเวลาที่คุณทราบเกี่ยวกับวันพิเศษ
• ถ้าเราพูดถึงกฎทั่วไปของมารยาทที่ดีก็ควรตอบจดหมายภายในเจ็ดวันจะดีกว่า

วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ: ด้วยภาษาง่ายๆ เกี่ยวกับสิ่งที่ซับซ้อน

แยกความแตกต่างระหว่างจดหมายธุรกิจและจดหมายส่วนตัว วันนี้เราได้พูดคุยกันมากกว่าหนึ่งครั้งเกี่ยวกับความแตกต่างเหล่านี้ เราไม่ควรลืมเกี่ยวกับพวกเขา ตอนนี้เรามาดูการเขียนจดหมายทีละขั้นตอนกัน

ขั้นที่ 1 เราระบุผู้รับ

ที่มุมขวาบนของแบบฟอร์มเราเขียนนามสกุล ชื่อย่อ และตำแหน่งของบุคคลที่เรากำลังพูดถึงจดหมาย หากผู้รับเป็นองค์กร ให้ระบุที่อยู่ตามกฎหมาย

ขั้นที่ 2 อุทธรณ์.

เราวางไว้ตรงกลางแบบฟอร์ม ดำเนินการด้วยความเคารพ โดยไม่มีคำย่อหรือการลบล้าง

ตัวอย่าง: เรียน (ชื่อนามสกุล)!นอกจากนี้ ผู้รับสามารถแก้ไขได้โดยระบุตำแหน่งของเขา แต่เมื่อคุณเรียกชื่อบุคคลจะช่วยลดความเครียดทางจิตใจและบ่งชี้ว่าความสัมพันธ์ทางธุรกิจนั้นมั่นคงและมั่นคง

ด่าน 3 คำแถลงวัตถุประสงค์

อธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมาย สาระสำคัญ และแนวคิดหลัก ส่วนนี้เป็นส่วนหลัก เขียนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการพูด เหตุผลในการอุทธรณ์ของคุณคืออะไร แต่อย่าลืมเกี่ยวกับสไตล์ที่เป็นทางการและเป็นกลาง

ด่าน 4 การทำข้อเสนอและข้อเสนอแนะ

จดหมายธุรกิจเกือบทุกฉบับบอกเป็นนัยว่าผู้รับจะตอบกลับ โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องใช้เฉพาะตัวอักษรที่มีลักษณะเป็นข้อมูลเท่านั้น ดังนั้นอย่าเพียงแต่อธิบายปัญหาเท่านั้น แต่ยังเสนอแนะวิธีแก้ปัญหาด้วย

หากคุณยื่นเรื่องร้องเรียน โปรดสอบถามถึงมาตรการบางอย่างที่ต้องใช้ หากคุณเสนอที่จะร่วมมือ โปรดแจ้งให้เราทราบว่ามีตัวเลือกใดบ้าง

พูดง่ายๆ ก็คือ ผู้ที่ได้รับจดหมายจะต้องเห็นว่าพวกเขาไม่เพียงแต่ต้องการบางสิ่งจากเขาเท่านั้น แต่ยังต้องเข้าใจว่าจะบรรลุผลสำเร็จได้อย่างไร

วิธีการลงท้ายจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจจะต้องเขียนอย่างสมบูรณ์ หากไม่ปฏิบัติตามกฎการเขียนอาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของบริษัทโดยรวมได้ ดังนั้นเราจึงเสนอให้ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบส่วนสุดท้ายของจดหมายธุรกิจ

ในตอนท้ายของจดหมาย ให้สรุปทุกสิ่งที่ได้พูดคุยกันก่อนหน้านี้ แต่คุณไม่ควรขยายข้อสรุปออกเป็น 10 ประโยค เพราะท้ายที่สุดแล้ว ความกะทัดรัดและรัดกุมนั้นมีคุณค่าในจดหมายธุรกิจ เป็นการดีกว่าที่จะจำกัดตัวเองด้วยวลีง่ายๆ

เราจะยึดตอนจบตามตัวบ่งชี้ 2 ตัว: ควรสุภาพและถูกต้องที่สุด มีตัวเลือกต่าง ๆ สำหรับวิธีสร้างมัน

นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• ขอบคุณสำหรับความสนใจหรือความช่วยเหลือของคุณ: ขอบคุณ! (ผมขอขอบพระคุณ...);
• แสดงความหวังของคุณสำหรับอนาคต: เราหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน (เราหวังว่าจะได้รับการตอบกลับในอนาคตอันใกล้นี้...);
• คุณสามารถสร้างวลีเพื่อให้มั่นใจว่าผู้รับบางสิ่งบางอย่าง: เรายินดีที่จะร่วมมือกับคุณ
• ยื่นคำร้อง: เราขอให้คุณรายงานผล
• ขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น: ฉันขออภัยในการชำระเงินค่าวัสดุล่าช้าอย่างไม่คาดคิด

วิธีบอกลาผู้รับ

แม้ว่าการติดต่อทางจดหมายจะเป็นทางการ แต่คุณสามารถบอกลาได้หลายวิธี

นี่คือตัวเลือกบางส่วน:

• ด้วยความเคารพ...;
• ด้วยความปรารถนาความสำเร็จ...;
• ด้วยความปรารถนาดี…

เราลงนามอย่างถูกต้อง

เมื่อลงนามในจดหมายให้ระบุตำแหน่งชื่อและนามสกุลของคุณ หากคุณสงสัยความเหมาะสมของวลีเช่น: “ ขอแสดงความนับถือ"-แค่อย่าใช้มัน

คุณสามารถระบุผู้ติดต่อ หมายเลขโทรศัพท์เพิ่มเติม หรือที่อยู่อีเมลของคุณในลายเซ็น เพื่อให้คุณแสดงให้ผู้รับเห็นว่าคุณพร้อมที่จะสื่อสารและร่วมมือกับเขา

ในส่วนถัดไปของบทความของเรา ฉันอยากจะพูดถึงจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ

จดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ

ไม่มีรูปแบบการควบคุมสำหรับการเขียนจดหมายดังกล่าว ทุกอย่างจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของจดหมายและใครเป็นผู้รับจดหมาย คำแนะนำสั้นๆ สำหรับการร่างมีดังนี้

วันที่เขียน.

ถ้าเราเขียนในสหรัฐอเมริกาแล้วเมื่อระบุวันที่เราใส่เดือนขึ้นก่อนตามด้วยวันและปีเท่านั้น หากไปสหราชอาณาจักร ให้ป้อนวันที่เช่นเดียวกับในสหพันธรัฐรัสเซีย ในกรณีนี้ ให้เขียนเดือนเป็นตัวอักษรเพื่อไม่ให้เกิดความสับสน

รายละเอียดผู้รับ.

• หากคุณเขียนถึงผู้ชาย ให้ติดต่อเขาดังนี้: นาย (ใส่นามสกุล);
• หากผู้หญิงที่แต่งงานแล้ว: นาง (ใส่นามสกุล);
• ถึงผู้หญิงที่ยังไม่ได้แต่งงาน: นางสาว (ระบุนามสกุล);
• หากคุณไม่ทราบสถานะของผู้หญิงคนนั้น: คุณ (ใส่นามสกุล)

การระบุที่อยู่

คำสั่งนี้ตรงกันข้ามกับที่ยอมรับในสหพันธรัฐรัสเซีย: สำนักงาน เลขที่บ้าน ชื่อถนน รหัสไปรษณีย์ ชื่อรัฐ (หากเขียนในสหรัฐอเมริกา) ชื่อเทศมณฑล และชื่อประเทศ (หากเขียนในสหราชอาณาจักร)

วิธีการติดต่อผู้รับ

การโทรมาตรฐาน:

• เรียนท่านผู้หญิง;
• ท่านที่รัก;
• ถึงคุณหรือคุณนาย;
• เรียนคุณ;
• ที่รัก.

หลังที่อยู่ เราใส่เครื่องหมายจุลภาค (หากเขียนถึงสหราชอาณาจักร) หรือเครื่องหมายโคลอน (หากเขียนถึงสหรัฐอเมริกา) ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์

เรื่อง.

อย่าลืมระบุหัวเรื่องของจดหมายเช่นเดียวกับในสหพันธรัฐรัสเซีย

ข้อความหลัก.

แบ่งออกเป็นย่อหน้า หรือเขียนแต่ละประโยคในบรรทัดใหม่

วิธีการบอกลา.

ตัวอย่างเช่นเช่นนี้: “ ขอขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ เรายังคงเป็นของคุณอย่างแท้จริง"– ขอบคุณผู้อุทิศตนของฉัน... แม้ว่ามันอาจจะดูเป็นทางการน้อยกว่าก็ตาม

การลงทะเบียนลายเซ็น

เราใส่ลายเซ็นของเราไว้ใต้วรรคอำลา ระบุชื่อและนามสกุล ชื่อบริษัท และตำแหน่งของเรา

การออกแบบแอพพลิเคชั่น

หากคุณกำลังแนบเอกสารใด ๆ โปรดระบุสิ่งนี้ที่ท้ายจดหมาย: “ เอ็นซี”และรายการใบสมัคร

สิ่งที่ต้องเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่

• นามสกุลและชื่อย่อ;
• ชื่อบริษัท
• ชื่อเมือง รัฐ ฯลฯ
• คำใดที่แสดงถึงตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่ง
• คำแรกในการอำลา;
• ที่อยู่การเปิด

ก่อนที่เราจะจบการสนทนา ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างจดหมายธุรกิจในภาษารัสเซียและอังกฤษ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจในภาษารัสเซียและภาษาอังกฤษ

บทสรุป

โดยสรุป ผมอยากจะบอกว่าจดหมายธุรกิจเป็นเครื่องมือในการสื่อสารในทุกกิจกรรม หากเขียนอย่างถูกต้องก็จะนำเสนอบริษัทของคุณในแง่บวกอย่างแน่นอน

ในทางกลับกัน จดหมายที่เขียนอย่างเลอะเทอะและมีข้อผิดพลาดสามารถทำลายธุรกิจที่มีแนวโน้มมากที่สุดได้อย่างสมบูรณ์ เขียนจดหมายให้ถูกต้องและเราพยายามบอกคุณว่าต้องทำอย่างไร