- Минимизация рисков утечки и потери данных при печати и копировании конфиденциальных документов.
- Оптимизация расходов на печать и обеспечение эффективного использования оборудования.
- Управление процессами печати и оптимизация документооборота.
- Безопасный вывод документов на печать и контроль копирования.
- Безопасное хранение и обработка всех документов, отправленных на печать.
- Централизованное администрирование системы и управление политиками печати.
- Мониторинг информационных потоков и получение подробной статистики о пользователях и устройствах.
Растущее количество различных печатающих устройств существенно усложняет процессы обеспечения информационной безопасности внутри организации. Как правило, подразделения информационных технологий и безопасности почти не контролируют важную информацию в процессе и после завершения печати. Ошибки маршрутизации или потери документов при печати могут негативно повлиять на безопасность конфиденциальных данных даже при наличии внедрённых средств защиты информации на различных уровнях корпоративной сети. Очень важно, чтобы распечатку документа получил именно сотрудник, отправивший задание на печать, а не кто-то другой.
Печатные копии документов являются наиболее простым и удобным способом получения персональных данных (ПДн) для нарушителя. Согласно данным аналитического центра компании InfoWatch за 2013 год, основным каналом утечек ПДн уже не первый год остается бумажная документация.
Компания ЭЛВИС-ПЛЮС предлагает эффективное решение проблемы контроля и управления печатью. Предлагаемая система создается на основе продуктов производителей — лидеров в сегменте средств контроля и управления печатью — Ysoft , Ringdale и АРТИ .
Предлагаемые решения по выполняемым функциям можно условно разделить на 3 группы:
- система контроля копирования CopySafe (АРТИ);
- система контроля и управления печатью Принт-Контроль Про (АРТИ);
- системы контроля и управления печатью и копированием SafeQ (YSoft) и FollowMe Printing (Ringdale).
Система CopySafe предназначена для контроля доступа и получения информации о сеансах копирования документов. CopySafe позволяет получать образ копируемого документа и статистическую информацию о сеансе работы с устройством копирования.
Система представляет собой программно-аппаратный комплекс. Аппаратная часть включает устройство съема информации, встраиваемое в копировальный аппарат или МФУ и систему идентификации пользователя с помощью бесконтактной магнитной карты. Для неавторизованных пользователей функция копирования становится недоступной. При копировании документа параллельно со считыванием оригинала его цифровой отпечаток отправляется в архив (базу данных) и/или специалисту по безопасности, в зависимости от принятых в организации политик.
Ключевые функции CopySafe:- Управление доступом к функции копирования документов;
- Формирование архива образов скопированных документов;
- Возможность поиска документов по архиву для проведения служебных расследований и актуализации перечня конфиденциальной информации.
Программное решение Принт-Контроль Про содержит набор инструментов по управлению, контролю и обеспечению безопасности печатного документооборота. Решение призвано минимизировать риски утечки информации в процессе её распечатки и оптимизировать расходы на содержание офисной техники.
Ключевые функции:
- Сбор статистики с локальных и сетевых устройств печати.
- Формирование архива образов отправленных на печать документов.
- Возможность поиска документов по архиву для проведения служебных расследований.
- Контекстный анализ содержимого печатаемого документа на наличие конфиденциальной информации.
- Оповещение службы безопасности о печати документа, содержащего конфиденциальную информацию, лицом, не имеющим прав на печать такой информации.
FollowMe Printing и SafeQ — комплексные программно-аппаратные решения по управлению выводом документов на печать. Решения работают с печатающими устройствами любых производителей, а также имеют варианты исполнения в виде терминалов — МФУ со встроенным ПО и средствами аутентификации.
Ключевые функции:
- Безопасность печати и копирования. Пользователь получает задания только после авторизации на печатающем устройстве.
- Доступ к возможностям копира, факса и сканера также получают только авторизовавшиеся пользователи.
- Учёт и квотирование. Система позволяет получать подробные отчеты об отпечатанных и скопированных заданиях.
- Маршрутизация заданий и печать по правилам. Пользователь может получить свои задания на любом принтере, подключенном к системе, что снижает простой в случае выхода из строя оборудования.
Архитектура системы на примере решения FollowMe Printing представлена на рисунке:
Процесс печати при внедрении системы для пользователя не изменяется, задания на печать отправляются из любых доступных приложений. Задание отправляется на виртуальный сервер печати Q-Server и сохраняется там до тех пор, пока пользователь не авторизуется на одном из устройств с помощью персональной карты. Только после авторизации задания пользователя распечатываются на принтере.
- Имя пользователя/пароль в домене MS Windows AD.
- PIN-коды.
- Бесконтактные карты (HID (I, II), EM-Marine, Mifare, iClass, Hitag, Cotag, Legic, Indala, ISO, Deister).
- Магнитные карты.
- Штрих-коды (QR).
- Сканер отпечатков пальцев.
- Повышение безопасности данных при печати и копировании конфиденциальных документов.
- Снижение затрат на печать и копирование в организации и повышение эффективности использования оборудования.
- Повышение эффективности работы подразделения ИБ компании.
Как правило, очень часто ни руководство организации, ни IT-служба не представляют себе величину затрат на печать, ошибочно полагая, что они не настолько велики, чтобы тратить время и силы на их вычисление и оптимизацию.
В то же время вряд ли кто-то поспорит, что один правильно подобранный производительный принтер обойдется в эксплуатации гораздо дешевле, чем десяток персональных устройств. Содержание парка техники, состоящего из множества принтеров и МФУ с неоправданно высокой стоимостью владения, более затратно и хуже поддается контролю на предмет злоупотреблений (печати лишних копий файлов или документов, без которых можно было бы обойтись, а также использования принтеров сотрудниками в личных целях).
Аудит и оптимизация печати начинаются с мониторинга принтеров и анализа бизнес-процессов, где задействована печать. Необходимо удостовериться в соответствии используемых печатающих устройств реальным нагрузкам (как повседневным, так и пиковым), учесть рациональность их размещения в рабочем пространстве. Затем на основании полученных данных проводится оптимизация, которая может включать в себя:
- отказ от печати бумажных документов там, где можно обойтись электронными
- уменьшение количества копий печатаемых документов
- замену дорогой в обслуживании устаревшей техники
- сокращение количества марок и моделей принтеров
- ограничение использования цвета при печати
- расстановку техники с учётом реальных объёмов печати и удобства пользователей
Предлагаемые нами решения для сбора статистики, аудита и контроля печати позволят устранить в Вашей организации такие проблемы, как "забывчивость" ответственных за заказ расходных материалов, а также злоупотребления в виде распечатывания не относящейся к работе информации или неоправданное использование цветной печати.
Контроль печати, решения по безопасности и авторизации при печатиВопросам обеспечения информационной безопасности уделяется всё больше внимания. И если контроль таких каналов утечки, как мобильные носители, Интернет, электронная почта и т.д., во многих компаниях обеспечивается на должном уровне, то контроль печати и копирования до сих пор вызывают головную боль, как у администраторов, так и у службы безопасности.
Возникает дилемма: печатать большой объем информации на персональных принтерах дорого, а если не использовать системы и программы для безопасной печати, то неэффективный контроль над сетевыми печатающими устройствами может привести к утечке как по злому умыслу, так и совершенно случайно.
С одной стороны, весьма часто возникает ситуация, когда, отправив документ на сетевой принтер, расположенный в общедоступном месте, через некоторое время вы не можете найти его на выходном лотке устройства. С другой стороны, пользователи иногда просто забывают о своих распечатанных документах. И в конце рабочего дня уборщица собирает скопившиеся документы, которые могут содержать и конфиденциальную информацию. Также без должного внимания остаётся вопрос контроля копирования.
В таких случаях отличным решением является безопасная печать с авторизацией, которая позволяет разграничить доступ сотрудников к устройствам, распечатываемым документам и избежать утечки информации или элементарной путаницы. Системы контроля печати призваны обеспечить безопасность процессов печати и копирования на устройствах, расположенных в общедоступных местах.
Оптимизация печатиИспользуемая в продуктах компании Preton Ltd. запатентованная технология Pixel Optimizer™ применяет современные математические алгоритмы для выявления и удаления избыточных пикселей во время вывода на печать, при этом экономия тонера и чернил достигает 70% без потери качества печатной копии.
Сокращение затрат на чернила и тонер – до 50%.
В современном мире компании постоянно находятся в поиске путей оптимизации своих расходов, но, как правило, при сокращении расходов компании вынуждены идти на уступки и компромиссы. Продукт PretonSaver Enterprise™ позволит вам сократить затраты на чернила и тонер до 50% без потери качества, благодаря запатентованной технологии Pixel Optimizer™.
Основные функции PretonSaver Enterprise™:
- Сокращение расходов на чернила и тонер – до 50%
- Простота в установке и администрировании
- Создание отчетов об использовании, затратах на печать и т.п.
- Устанавливаемые для принтеров, отдельных пользователей, групп пользователей и приложений
- параметры использования, такие как, квота на количество страниц печати, использование цвета
- приоритеты печати, дуплексный режим, запрет печати изображений и т.д.
- Поддержка струйных и лазерных, цветных и монохромных, локальных и сетевых принтеров
Автоматически отображает все принтеры, пользователей и приложения, использующие печать.
Доброго времени суток, уважаемые форумчане!
Проблема контроля сотрудников в фотосалоне проблема известная, наверняка здесь уже обсуждалась. Но искал по форуму не нашел. Может кто тыкнет носом меня куда глянуть и где почитать, ну или поделится собственным опытом здесь.
Из моего опыта, контроля сотрудников:
Стоит система видеонаблюдения, но эффективности от нее мало, если детально просматривать, то уходит очень много время.
В свое время покупал программу "Тайный агент" Разработчик: Леонид Мязин, описание проги «Тайный агент» - программа для наблюдения и контроля печати на принтерах. Вы будете знать фактический объём выручки за нужный период. Расчёт стоимости, оказанных оператором услуг, производится автоматически, на основе анализа распечатанных документов с использованием прейскуранта цен. С помощью «Тайного агента» вы сможете выявить сотрудников, работающих себе на карман, и увеличить выручку на сумму до 30%.
Из опыта использования скажу - задумка хорошая, но программа сырая и работала как попало, что пришлось отказаться от ее использования.
Переписывался с разработчиком Леонидом Мязиным, он даже пытался что то исправлять, присылал обновления, но толку от этого было мало, в конце концов разработчик сказал - принимайте прогу как есть, (усовершенствований больше не будет) или не пользуйтесь ей.
Обращался в конторы торгующие ПО, ставил задачу, те тоже ни чего путнего не предложили.
| Сообщение Отправлено 09 Июль 2016 - 11:41 nik_2К психиатору...
Любой принтер имеет счётчик отпечатка и при наличии мозгов труда никакого просчитать состояние кассы (прихода) + склада + отпечатков. Любая, даже простенькая система бух учёта склад +расход+ приход (в самом общем виде) вполне позволит дисциплинировать и предотвратить ненужные эффЭкты.
Вложения в формирование команды в любом бузинесе - окупаются с лихвой с любой точки зрения. Держать работника за быдлоту - самому им становиться... Грешат этим как правило вполне безмозглые стартАпы с нулевыми перспективами по жизни.
Разумные ставят систему для безопастности, если есть необходимость (!!!) и никак не для контроля сотрудников. Почувствуй разницу.
imho
Nik_2 сказал:
К психиатору...
Сейчас госконторы считают сколько отпечатано. Потом требуют обоснование с каждого сотрудника зачем столько печатал. Вообще олени конечно, полностью согласен. Но есть конечно пользователи такие, вроде вечных студентов заочников которые злоупотребляют - и печатают спокойно после работы по 5 тыс страниц курсаков, лабораторных и прочего дерьма, вместо того чтобы делать это на домашнем принтере.
Сами меняйте картриджи Владимир, а потом соотносите с объемом выручки и сразу станет ясно кто ворует а кто работает честно. Каждый картридж расчитан на определенный объем печати. Глаз наметанный будет и проблем не будет вообще.
nik_2
Спасибо за разъяснение.
Да действительно посмотреть счетчик отпечатков можно, но какой то отпечаток стоил 10 руб., а какой то 100руб. так как считать, по 10 или по 100 или, чтоб никому не обидно было, считаем все средне по 50руб.?
Приходы, расходы, остатки, конечно же считать нужно, но и работнику много ума не надо, чтоб красиво обойти данные учеты и красиво подколымить.
Nik_2 сказал:
Вложения в формирование команды
Да можно плотить человеку хорошую зарплату, оказывать внимание, поощрять, но неужели Вы думаете, что у работника никогда не будет соблазна заколымить - украсть и что этой возможностью он никогда не воспользуется?
Nik_2 сказал:
Держать работника за быдлоту - самому им становиться... Грешат этим как правило вполне безмозглые стартАпы с нулевыми перспективами по жизни
Вы хотите сказать те
Nik_2 сказал:
стартАпы
что олигархи, депутаты, министры никто не ворует? а если воруют (что не редко встречается)то они быдло? Кто же тогда мы с вами?
Мы с вами живем не в сталинском СССР, где за воровство можно было получить 10 лет без права переписки...
Если у Вас все так хорошо в команде, как Вы считаете, я искренне рад за Вас!
Еще раз спасибо за ответ!
SCORPIC сказал:
Сами меняйте картриджи Владимир, а потом соотносите с объемом выручки и сразу станет ясно кто ворует а кто работает честно. Каждый картридж расчитан на определенный объем печати. Глаз наметанный будет и проблем не будет вообще.
У меня есть лазерник промышленный Кyosera, печатает на этаж высотки из офисного планктона. Картриджей на 15 и 20 тыс страниц стоят 4. Картриджей хватает на замену - 1 раз в год. Если я меняю картриджи чаще - значит офисная крыса завелась
Крысу вычислить легко, т.к. индикатор расхода тонера (стоящий в режиме повышенной ЭКОЭКОНОМИИ) если быстро убегает - то задания и владелец печати какое то время сохраняется в логах аппарата. Крысу которая всякую хрень копирует вычислить еще проще, по криворукости и плохой карме
SCORPIC
, Спасибо за рекомендацию!
Но опять же, но проконтролировать лазерный принтер вообще нет труда в принтерах есть счетчик. да и стоимость печати одна, что 2е строчки напечатать, что картинку на лист, хотя расход тонера и себестоимость печати разная.
Проблема контроля печати струйного фото принтера ЕПСОНЫ серий Р50, L800 при больших объемах печати, при печати разных размеров и по разным ценам.
Про замену картриджей, то на струйниках стоит СНПЧ и замена проходит как бы автоматически, так можно сказать, да и если говорить чтоб менять самому, а это порой пришлось бы делать 2-3 раза в день, тогда и системы контроля не нужны, сиди рядом с сотрудником и жди когда кончится картридж. К тому же. в зависимости от плотности печати зависит расход краски (тонера). При разных заполнениях будет печататься разное количество страниц.
В любом случае спасибо за ответ.
SCORPIC сказал:
И контроллировать уровень по линейке
Воды нахерачат через шлейф
Заварить?
Пипец... эт до чего ж параноиком быть нужно....
| Сообщение Отправлено 09 Июль 2016 - 17:37 Владимир750
SCORPIC сказал:
Тогда все гораздо проще. Замки на пробки СНПЧ. И контроллировать уровень по линейке
Линейкой чернила - вариант, как то не подумал, спасибо! а если серьезно мерить чернила линейкой? , а как же прокачки, прочистки учитывать?
Для учета была мысль купить штучные весы (кажется так называются) взвешивать бумагу погрешность 5грам - лист бумаги А4 80г/м это лучше чем считать вручную, но потом отказался от этой мысли, все это маразм.
Nik_2 сказал:
Пипец... эт до чего ж параноиком быть нужно....
Не хотел бы я даже близко с такой конторой проходить - аура... понимаешь
Да возможно мое стремление к точности, контролю, учету можно назвать параноей, и аура у меня видать куевая,
Nik_2 сказал:
Не хотел бы я даже близко с такой конторой проходить
так не нравится не ходи!
вопрос ставится по делу, потъепнул - молодец! nik_2
я так понимаю без троллей на форумах скучно будет...
| Сообщение Отправлено 09 Июль 2016 - 19:59 nik_2
Владимир750 сказал:
я понимаю ты в статусе "спец" но на спеца и круче спец найдется.
ссылка
Для кого то стакан наполовину полон, для кого то наполовину пуст.... Если понимаешь о чём речь - менталитет.
Ставь, следи...
Только почему то думается, что сл. вопросом на форуме(ах) будет - почему текучка персонала...
imho
| Сообщение Отправлено 10 Июль 2016 - 07:18 Владимир750
Я так понимаю, тех кто принял участие на данный момент в этой теме, проблема не чистых на руку сотрудников не коснулась, а если и коснулась, то проще закрыть на это глаза, лишь бы они не сбежали...
Тем не менее благодарю за высказанные мнения.
Буду рад услышать и других участников форума если есть кому, что сказать даже если это будет троллинг.
В споре рождается истина.
Вообще то вопрос проще чем Вы сами себе его представляете.
В зависимости от номенклатуры работ вы должны выстроить учетную линию, и строго её соблюдать. Эти отношения работодателя и работоисполнителя не должны быть однобокими, и строится только на фискальных мерах. Это должен быть "кнут и пряник".
Хорошо человек работает - получает поощрение (это должна быть работа на сделке).
Плохо работает - выговор, предупреждение и дальше увольнение.
Приходилось выстраивать такие взаимоотношения с сотрудниками и с очень мелочёвочной номенклатурой товара. Учёт ведётся сотрудниками-исполнителями и контролируется Вами лично.
Для этого достаточно простеньких электронных таблиц в экселе или эксесе, это как вам удобнее. Дальше всё это находится в облаке и постоянно контролируется Вами лично.
Капиталовложения Ваши, и контроль должен быть Ваш.
Бывали ли проколы в технике ведения хозяйства? Да, были.
И увольнения были, и обиды.
Но в итоге селектировался вполне работоспособный коллектив.
Подворовывали? Да, не без этого. Но это носило не злостный характер. Это было в разумных пределах. Уж так человек устроен. Всех перевоспитывать я не собирался. Важно что бы тенденция развития предприятия была положительной.
Подворовывали? Да, не без этого. Но это носило не злостный характер. Это было в разумных пределах. Уж так человек устроен. Всех перевоспитывать я не собирался. Важно что бы тенденция развития предприятия была положительной.
С этим целиком согласен.
На самом деле коллектив у нас достаточно слаженный, работает не один год. Просто периодически вспоминается та самая программа "Тайный агент" Разработчик: Леонид Мязин, о которой писал в первом посту.
Подобная программа, работая качественно и стабильно, упростила бы(ускорила систему учета) выполненной работы (оказанных услуг).
Система учета прихода, расхода, остатка расходных материалов дает не всегда точный результат.
Интересует как раз ПО способное вести как бы интеллектуальный учет выполненных услуг - работ, если такое существует.
Есть же система 1С - щелкнут штрих код - подано - значит в кассе ХХХ рублей, возможно есть ПО напечатал такой то размер на таком то аппарате с такими то свойствами, ПО посчитало стоимисть YYYY руб + проверка(контроль) сотрудников на честность.
ну как то так. вот что хочется.
Slava2
, спасибо за ответ.
За услугой сервиса печати, получил прайс и на некоторое время удалился. Чуть позже он вернулся и заявил, что посчитал потенциальные затраты, и у него получилось дешевле. То есть он зашел на Яндекс.Маркет, взял цены на офисные принтеры, выбрал тот, который ему понравился. Потом нашел срок службы принтера - 5 лет, или 60 месяцев. Разделил цену на месяцы - получил затраты на печать в месяц. Затраты, разумеется, его устроили, а наш прайс - не очень. Бывало с вами такое?
При этом клиент не учел ни затраты на обслуживание принтера, ни расходы на картриджи, ни даже стоимость бумаги. То есть у клиента максимально поверхностное представление о том, из чего состоит цена печати одной страницы в его компании. Ожидания по цене крайне заниженные. Да и вообще - разве печать может чего-то стоить компании в век победившего электронного документооборота?!
Ну, во-первых, не победившего - и вы в этом убедитесь. Во-вторых, может. Еще как может. Давайте посчитаем.
Аутсорсинг услуг печати и с чем его едят Хорошо, если ваш бизнес - небольшая компания, в которой один принтер или даже МФУ и документы печатаются от раза к разу, да и то в личных целях. У ритейлеров, сотовых операторов, АЗС, государственных компаний, проектных институтов, оптовых торговых фирм и многих других на этот процесс совершенно другой взгляд. Им нужен MPS, он же сервис печати, он же аутсорсинг услуг печати.Аутсорсинг услуг печати, или MPS (Managed Print Services), - популярная услуга во всем мире и в России в частности.
Существует несколько определений MPS от разных аналитических компаний. Одно из них дано Gartner , и основные его тезисы в переводе звучат так: Managed Print services - MPS (управляемые услуги печати) - это оптимизация и управление процессами печати документов. Занимается этим, как правило, внешний сервис-провайдер. Он оценивает потребности компании в печати, выборочно или повсеместно меняет оборудование, обслуживает технику, поставляет ресурсные детали и принадлежности для оборудования, отслеживает, как используются принтеры и многофункциональные устройства, решает проблемы пользователей.
В век копеечных принтеров и растущего электронного документооборота бизнес продолжает тратить немалые средства на печать документов. Опираясь на свой опыт работы в компании «Онланта» , я расскажу, что нужно учесть, чтобы при передаче поддержки печатной техники на аутсорсинг и переходе на покопийную модель оплаты (за количество отпечатанных страниц) достичь максимального экономического эффекта. Вы увидите таблицу расчета стоимости отпечатка при различных условиях контракта, заключаемого компанией-заказчиком с аутсорсинговой компанией (провайдером услуг), и сможете сформировать адекватные ожидания от услуги «Сервис печати».
Расходы на офисную печать слагаются из затрат на технику, расходники, бумагу и ремонт. Эти издержки часто растворяются среди других расходных статей организации. Финансовые службы не всегда способны их оценить, несмотря на то, что итоговые суммы могут быть весьма существенными, особенно в крупных организациях, где принтеры печатают много. Типичные примеры высоконагруженной печати - формирование товарно-сопроводительной документации при отгрузке нефтепродуктов в автоцистерны для доставки на АЗС или выписка документов на оплату и гарантию к товарам в магазинах розничной сети.
Если перевести поддержку работоспособности корпоративной печатающей техники на аутсорсинг и перейти на покопийную оплату (оплату за отпечаток), затраты на печать станут прозрачными для бухгалтерии и понятными для руководства. Экономия при таком переходе может составить, по разным оценкам, приблизительно 20-30%.
Сервис печати: за и против Укрупненно, плюсы аутсорсинга сервиса печати.- Уменьшение нагрузки на IT-службу компании - у нее точно есть дела поважнее, чем ремонт принтеров. Все задачи по неисправностям оборудования и проблемы с печатью попадают в тикеты аутсорсера и решаются незамедлительно при обращении в сервисную службу.
- Печать без сбоев - в случае поломок выделяется так называемый подменный фонд, и компания не замечает каких-либо проблем.
- Безопасность. Увы, бумажные документы - один из самых больших путей утечки корпоративной информации (предумышленных и случайных). MPS обеспечивает контроль за распечатками - печать конфиденциальной информации в виде списка клиентов с контактами или спецификаций продукта не останется незамеченной.
- Меньший расход бумаги. Централизованная и грамотно организованная процедура печати в компании позволит экономить бумагу, даже если количество договоров, счетов, отчетов и выписок остается тем же. Это не магия, это элементарный человеческий фактор: когда принтер настроен правильно, он не делает испорченных отпечатков. Кроме того, когда в организации печать под контролем, сотрудники внимательнее относятся к тому, что отправляют на общий принтер, и меньше печатают для личных нужд. Так, в одной из крупных российских компаний сисадмины могли за раз делать по 2-3 тыс. отпечатков – вместо того, чтобы покупать книги, они их печатали. Для компании эта личная экономия влетала в копеечку: 2 тыс. отпечатков (смешанная печать и цвет и ч.б.) х 2 руб. = 4 тыс. руб.
- Дополнительная экономия: на расходных материалах, сервисе, запчастях и даже заработной плате. Все это входит в счет за услуги аутсорсинговой компании, которая за счет опыта, оптовых закупок расходников (которые компаниям-аутсорсерам обходятся дешевле) или, например, более оптимального выбора печатной техники поможет сократить затраты клиента.
- Весомый - руководители не хотят печатать свои документы на публичных принтерах и стремятся к конфиденциальности. Эта проблема решается установкой персональных принтеров у сотрудников с особыми требованиями к безопасности (но это не панацея).
- Сервис печати нацелен на создание бумажных отпечатков и в какой-то мере затормаживает развитие электронного документооборота и электронной коммуникации между сотрудниками. Тем не менее, существуют процессы и инструкции, требующие работы с бумажным носителем, и их игнорировать не получится.
- Сервис печати «не экологичен» - потому что даже упорядоченное потребление бумаги приводит к вырубке деревьев и стимулирует неэкологичное целлюлозно-бумажное производство. Например, в США в среднем офисный работник ежегодно использует 10 000 листов бумаги. И они паникуют, рисуют инфографику и вообще грустят. Мы не нашли статистику по России: проскальзывала цифра около 3200 листов на офисного работника, но полагаем, что цифры сильно больше. И нам нормально, а жаль. Кстати, если вы думаете, что потребление бумаги падает бешеными темпами, увы, это не так - такой тренд хоть и есть , но пока еще очень слабый.
Уделяйте внимание деталям, чтобы избежать провала
Некоторое время назад в СМИ проскальзывала информация о том, что известный в Москве каршеринговый сервис выставил клиенту более чем полумиллионный счет за ремонт автомобиля после ДТП по вине клиента. Это стало полной неожиданностью для виновника аварии, который надеялся, что страховка на подобные случаи заложена в стоимость аренды. Его ожидания, увы, не оправдались.Разочарование клиента – наверно, самая мягкая формулировка, описывающая данную ситуацию. Каршеринговая компания, кстати, впоследствии ввела новый, более дорогой тариф, учитывающий возможность аварии и ограничивающий сумму, которую должен выплатить водитель арендованной машины в случае ДТП по собственной вине.
Между сервисом каршеринга и услугой «Сервис печати», которую предоставляют IT-аутсорсинговые компании, можно провести аналогию: в каршеринге оплата за минуту, а в сервисе печати – как правило, за отпечаток. В обоих случаях привлекательность прозрачного и понятного ценообразования может привести к разочарованиям, если не учитывать деталей.
Платим за отпечаток Цена одного отпечатка – наиболее распространенный показатель стоимости печати. Она дает интегральную оценку всех затрат, не только прямых, но и всевозможных косвенных, которые несет предприятие, чтобы получить из принтера один листок бумаги с нужной информацией. Именно этот показатель, как правило, оценивают реальные и потенциальные покупатели печатных устройств и заказчики внешнего сервиса печати. Нередко только при переходе на покопийную оплату удается узнать, сколько же на самом деле стоит отпечаток.До перехода на эту модель расходы на печать, как правило, считаются совершенно иначе – чаще всего «котловым» методом с суммированием не всех, а лишь самых очевидных затрат. При этом далеко не все IT-менеджеры и директора по IT точно знают, сколько печатающих устройств есть в их компании, какое количество картриджей они расходуют, насколько загружены эти машины, часто ли их приходится ремонтировать и т.д.
Еще одно преимущество покопийной формы оплаты в том, что она мотивирует провайдера этой услуги обеспечивать максимальную эффективность печатающей техники. Ведь пока оборудование простаивает, печать не идет, следовательно, провайдер ничего не зарабатывает.
Дополнительные возможности для заказчика дают программные средства мониторинга и сбора статистики печати, которые позволяют автоматизировать учет числа отпечатков и отслеживать загрузку печатающих устройств. На основании данных мониторинга можно менять условия работы техники и оказания услуги, чтобы снизить стоимость отпечатка. Например, оперативно корректировать и перераспределять нагрузку на принтеры. Кроме того, зная, кто, сколько и на каких устройствах печатает, можно разнести затраты на печать по подразделениям или пользователям - это позволит точнее планировать расходы и хотя бы частично снизить объемы неоправданной печати.
Еще один нюанс: покопийная форма оплаты мотивирует предприятие отказываться от устройств с высокой стоимостью отпечатка (в том числе старых, часто ломающихся и не очень производительных) и переходить на экономичные МФУ.
На итоговую стоимость одного отпечатка при услуге «Сервис печати» влияют несколько компонентов:
Отдельный момент: использование неоригинальных или заправленных картриджей часто влечет за собой проблемы с качеством печати, а это снова лишние затраты.
При расчете итоговой стоимости отпечатка не стоит забывать про количество текста (изображений) на странице. Ресурс картриджа, указанный в спецификации, в среднем рассчитывается исходя из заполнения страницы на 5% - например, как заявление на отпуск. В моей практике средний параметр заполнения печатаемых страниц составлял 7-9%. Очевидно, что чем выше этот показатель (например, при печати договоров, коммерческих предложений, инструкций, проектной документации и т.д.), тем меньше срок службы картриджа и, соответственно, больше стоимость отпечатка.
Ресурсные детали: все хорошее со временем портится Ресурсные детали – это части печатающей техники, имеющие определенный ресурс или срок службы: например, термоблоки, блоки переноса изображения, ролики подачи бумаги. В современных аппаратах имеются сервисные счетчики, которые дают знать, когда необходим плановый ремонт принтеров или замена отдельных узлов. Таким образом, в стоимость отпечатка будет закладываться стоимость замены в соответствии с ресурсом меняемых деталей.
Мышка тоже испортилась
Подменный фонд Подменный фонд – это оборудование, предоставляемое заказчику на период ремонта или взамен вышедшей из строя печатающей техники.Как правило, подменный фонд составляет примерно 5% от количества всей печатающей техники (для распределенной компании этот показатель выше, поскольку оператору нужно создать минимальный запас техники во всех городах присутствия организации). Этого достаточно, чтобы обеспечить непрерывность сервиса печати. Более строгие требования заказчика к Service Level Agreement (SLA) также могут повлиять на процент техники для подменного фонда.
Стоимость подменного фонда распределяется на количество отпечатков, соответствующее сроку действия контракта.
Зачем заказчику интересоваться подменным фондом? Разве это не головная боль исполнителя? Увы, если исполнитель сэкономит на подменном фонде, заказчик получит простои в сервисе, что в результате может ему обойтись дороже, чем стоимость подменного фонда.
Бывает, что у заказчика уже есть подменный фонд или он закупает его самостоятельно. В таких случаях расходы на подменный фонд в стоимость отпечатка не входят.
Стоимость оборудования: как оптимизировать парк печатающей техники К услуге «Сервис печати» нередко обращаются заказчики с довольно большим количеством принтеров различных производителей. Бывает, что печатающая техника в офисах расставлена неоптимально и нагрузка распределяется неравномерно. Малоэффективна инфраструктура печати, основу которой составляют персональные принтеры на столах сотрудников: они и используются недостаточно интенсивно, и внимания к себе требуют немалого, поскольку все их нужно поддерживать в рабочем состоянии, вовремя меняя картриджи и ресурсные детали.
Более эффективными и экономичными в пересчете на стоимость отпечатка оказываются высокопроизводительные устройства, используемые большим числом сотрудников. Правда, есть нюанс: их надо расставить так, чтобы каждому работнику компании было недалеко до принтера, а у самих устройств не скапливалась очередь. Ключевое требование при этом следующее: правильно выбранное и расставленное оборудование печати должно способствовать эффективному выполнению бизнес-процессов (в том числе низкой стоимости отпечатанных документов) и никак не тормозить их.
Персональные принтеры разумно оставить в кабинетах руководства и там, где часто печатают особо конфиденциальные документы, например, в юридическом отделе. Нужен ли настольный принтер в бухгалтерии - вопрос спорный и зависит от профиля компании.
Оптимальный выбор оборудования и мест его размещения в офисе - один из ключевых вопросов, которые решает провайдер сервиса печати в ходе предпроектного исследования. Перед подготовкой технико-коммерческого предложения сервис-провайдер проводит аудит инфраструктуры печати: собирает и анализирует статистику печати, выявляет нерационально расположенные печатные устройства и некорректно организованные виртуальные очереди к ним.
Последующее изменение расстановки принтеров в помещении заказчика и тонкая настройка очередей печати позволяет существенно сократить временные и финансовые затраты на печать и, кроме того, создает более комфортные условия работы для персонала. Схемы размещения подбираются индивидуально. При этом стоит учитывать несколько моментов: технические аспекты размещения печатающей техники по рекомендациям вендора (расстояние от стен, от батарей и т.д.); пожелания заказчика (например, как далеко пользователь готов идти за распечаткой). Также не рекомендуется ставить технику в длинных коридорах или в узких местах.
На следующем этапе сервис-провайдер разрабатывает детальный план оптимизации печати: он учитывает результаты аудита, особенности бизнес-процессов заказчика, а также нагрузку на действующие принтеры, объемы печати и задачи, выполняемые различными подразделениями организации. Совместно с заказчиком определяются целевые показатели эффективности (в первую очередь стоимости), безопасности и работоспособности системы печати, а затем разрабатывается оптимальная схема размещения печатного оборудования. При этом парк техники, как правило, сводится к оборудованию одного-двух производителей.
В итоге за счет оптимизации инфраструктуры печати:
- Сокращается число единиц печатающей техники в офисе – освобождается рабочее пространство, появляется возможность разместить на одной и той же арендуемой площади большее количество работников;
- Уменьшается количество наименований картриджей и других расходных материалов, и, как следствие, сокращаются затраты на логистику, снижаются простои техники из-за отсутствия необходимого картриджа;
- Снижается количество необходимых сертификатов специалистов, поддерживающих печатающую технику, это уменьшает затраты на сервис;
- Обеспечивается удобство гарантийного обслуживания – нет необходимости поддерживать договорные отношения и обеспечивать соответствующую логистику с различными сервисными центрами.
Косвенные потери проявляют себя скорее как последствия нарушения непрерывности сервиса печати.
Когда заказчик самостоятельно обслуживает свою технику, он сам платит за сбои. В случае аутсорсинговой модели сервис-провайдер несет серьезные денежные обязательства перед заказчиком по SLA: во-первых, это дисциплинирует исполнителя, а во-вторых, для заказчика это возможность хотя бы частично возместить убытки, связанные с простоем.
Аренда техники Аренда печатающей техники компанией-заказчиком у провайдера услуг позволяет в первую очередь избежать значительных единовременных расходов на покупку оборудования. Стоимость аренды техники при этом отразится на стоимости отпечатка. Замечу, что при более длительном сроке аренды итоговая стоимость одного отпечатка ниже, т.к. уменьшается ежемесячная сумма аренды, закладываемая в его стоимость.В качестве примера приведу расчет стоимости отпечатка для разного объема (цифры взяты из реального технико-коммерческого предложения), при разных сроках аренды техники (аутсорсинговая модель) и использовании заказчиком своих принтеров (инсорсинговая модель). Как видно из таблиц, стоимость отпечатка и, соответственно, владения в год при аутсорсинговой модели существенно ниже, чем при инсорсинговой модели, и она уменьшается при увеличении срока аренды техники.
Немного пояснений по поводу стоимости принтеров. В таблице 1 и таблице 2 представлены расчеты для однотипных принтеров разных моделей. По понятным причинам мы не указываем вендоров и типы принтера. Первые два типа принтеров по умолчанию не могут дать максимальной экономии. Это небольшие персональные принтеры с маленьким ресурсом, «литрами» потребляющие расходные материалы. Они идеальны для домашних целей, а в некоторых случаях используются и в офисе. Принтеры 3-5 типа – это уже серьезные машины с большим запасом ресурсов.
В таблице 1 (варианты аренды) мы представляем расчет для принтеров, которые предложили поставить заказчику для оптимизации печатающего парка.
В таблице 2 приведен расчет для принтеров, которые стояли у конкретного заказчика (и на нашей практике такие принтеры часто встречаются у заказчиков).
Суммарно (если перемножить и сложить стоимости принтеров), получается, что у заказчика вся техника дешевле, но при этом экономия на сервисе печати все-таки достигается в варианте аренды.
Давать в аренду такие же принтеры, какие у заказчика работают, но новые и чтобы при этом сервис обошелся дешевле – это нереально. Если заказчик говорит – хочу арендовать технику и получать эффективный покопийный сервис, то, как правило, мы согласовываем вендора печатающей техники. А дальше мы должны подобрать «правильные» принтеры в нужные места – и только тогда можно говорить о полноценном сервисе.
Таблица 1 (кликабельна)
При сроке контракта 1 год и печати 229 тыс. отпечатков мы получаем выгоду в год 670 051,07 руб.
по сравнению с инсорсинговой моделью (когда заказчик сам управляет своим парком печатающей техники);
- При сроке контракта 2 года и печати 229 тыс. отпечатков мы получаем выгоду в год уже 842 575,47 руб. (за 2 года 1 685 150,94 руб.)
;
- При сроке контракта 3 года и печати 229 тыс. отпечатков мы получаем выгоду в год 900 083,60 руб. (за 3 года 2 700 250,80 руб.)
.
Это вызвано тем, что техника подменная и арендуемая «размазывается» на срок контракта и чем более длительный период контракта, тем менее видна доля принтеров в отпечатке (снижается стоимость 1 отпечатка).
Самым выгодным был и остается долгосрочный контракт по сервису печати с заказчиком от 3 лет.
Таблица 2 (кликабельна)
Аренда также облегчает оптимизацию парка техники, так как провайдер услуг передает в аренду печатающие устройства и ему невыгодно использовать устаревшее оборудование. В свою очередь, оптимизация парка и уменьшение номенклатуры используемой техники оказывается выгоднее с точки зрения сопровождения. В любом случае, деньги и отпечатки надо считать, выводы могут вас неприятно удивить.
Человеческие ресурсы Не менее важная статья расходов, которую сервис-провайдер включает в стоимость отпечатка, – человеческие ресурсы: необходимы специалисты для смены картриджей, настройки и блочного ремонта (то есть для замены ресурсных деталей), а также для контроля показаний статистики.Эта статья расходов складывается из стоимости нормочаса специалиста и сопутствующих расходов, таких, например, как оплата проезда, стоимость которого зависит от доступности и количества объектов. Заказчики, которые обслуживают технику печати своими силами, несут расходы на обучение специалистов, при этом персоналу приходится оплачивать все время работы в организации, а не только нормочасы, потраченные на работу.
Также необходим руководитель проекта сервиса печати или, если организация обслуживает технику самостоятельно, руководитель отдела или ответственный сотрудник IT-службы, который организует и контролирует работу специалистов по печати. В проекте сервиса печати он выполняет роль «единой точки входа» для заказчика, его работа тоже учитывается при расчете стоимости отпечатка.
Делаем выводы Стоимость отпечатка складывается из стоимости картриджей, ресурсных деталей, аренды печатающей техники (если она используется), подменного фонда, человеческих ресурсов (специалистов и руководителя проекта) и в общем виде определяется так:Перечисленные расходы в месяц / Количество отпечатков в месяц = Стоимость одного отпечатка.На разных типах принтеров стоимость отпечатков может сильно различаться, и потому рассчитывать ее нужно отдельно для каждого типа. Рассчитывать среднюю стоимость – примерно то же самое, что рассчитывать среднюю температуру по больнице: этот показатель ни о чем конкретно не скажет и, более того, с большой вероятностью введет в заблуждение. В зависимости от модели принтера стоимость отпечатка может колебаться в широком диапазоне: от 0,2 до 4 руб. Разница достигается за счет того, что для разных моделей принтеров стоимость картриджей и ресурсных деталей будет разной, да и их ресурс тоже может сильно отличаться. Как видим, усредненная стоимость отпечатка может дать ложные представления о реальной стоимости.
Не следует довольствоваться примерными оценками расходов на печать – они наверняка окажутся ошибочными. Чтобы оценить реальные расходы, необходимо аккуратно учесть все составляющие стоимости печати. Улучшить ее можно благодаря оптимизации парка и грамотному размещению печатающей техники, а также использованию системы мониторинга и сбора статистики – это поможет добиться реальной, а не призрачной экономии.
Я рассказал вам, как рассчитывается стоимость услуги IT-аутсорсинга «Сервис печати» при переходе на покопийную оплату, и выставил реперные точки, относительно которых нужно строить расчеты и переговоры с провайдером услуги. Как и в описанном в самом начале случае с каршерингом, нужно внимательно изучать все нюансы расчета стоимости отпечатка, который предлагает сервис-провайдер. Надеюсь, что моя статья в этом поможет.
Контроль принтеров и контроль печати необходимо внедрить множеству крупных и мелких компаний по всему миру. Почему это так? Почему так необходимо контролировать принтеры и их использование? Допустим, вы организуете работу средней или крупной компании с десятками компьютеров, объединенных в несколько локальных сетей. Все эти компьютеры могут печатать на локальных или сетевых принтерах, причем за каждым компьютером могут работать несколько человек. В этом случае, контроль над работой и использованием принтера становится очень трудоемкой задачей. Но с использованием программы для контроля принтера решение этой задачи становится простым и легким. Вот почему вы должны иметь программу для контроля принтеров в вашем офисе.
Другое главное достоинство программы контроля печати состоит в том, что с программой Printer Monitor вы можете определить, насколько эффективно используются принтеры, сколько страниц печатается на них, каковы расходы на печать в каждом месяце. Наша программа позволит узнать, кто из сотрудников слишком часто использует принтер, и может быть в своих личных целях. Программа позволяет вести учет и формировать отчеты по отдельным принтерам и документам, напечатанным на них. Данные по контролируемым принтерам хранятся в общей базе данных, поэтому вы в любой момент можете определить наиболее часто печатающего сотрудника.
Какие проблемы может решить Accurate Printer Monitor?Эта программа может использоваться в централизованной системе контроля принтера и учета расходов на печать для всех принтеров компании, поскольку позволяет контролировать как локальные, так и сетевые принтеры. С помощью этой программы, вы можете контролировать печать на принтерах организации более эффективно, что предотвратит использование принтеров в личных целях и может существенно сократить расходы на печать.
Начните пользоваться Accurate Printer Monitor прямо сейчас!После инсталляции, запустите Printer Monitor из меню "Пуск - Программы". Кликните на кнопке с зеленым плюсом и составьте список принтеров, которые вы хотите контролировать. Затем определите, в какой базе данных должны сохраняться данные о событиях принтера. Затем вы можете формировать отчеты по использованию принтеров в вашей организации.
Загрузка...