Dopis o spolupráci je písemný dokument, ve kterém jeden podnik nabízí druhému spolupráci na vzájemně výhodném základě. Hlavním účelem návrhu je zaujmout potenciálního partnera, povzbudit ho k dalším akcím vůči odesílateli. Takové dopisy často slouží jako výchozí bod pro uzavírání dohod, transakcí a dlouhodobých smluv.
SOUBORY
Kdo píše dopis o spolupráci
Dopis o spolupráci může napsat zaměstnanec společnosti, jejíž kompetence zahrnuje rozvoj podnikání jedním nebo druhým směrem. Text dopisu je nutné dohodnout s nadřízeným nebo s vedoucím společnosti.
Komu mám psát?
Dopis lze napsat řediteli organizace, se kterou má odesílatel zprávy zájem spolupracovat. Konkrétním adresátem může být také zástupce vedoucího v určité oblasti, vedoucí strukturálního útvaru nebo vysoce specializovaný specialista. V každém případě je konečné rozhodnutí o spolupráci učiněno na úrovni vedení společnosti.
Obecná pravidla pro psaní návrhu
Nejprve je třeba si uvědomit, že dopis je jakýsi „háček“, jehož hlavním úkolem je „zaháknout“ partnera/zákazníka/klienta. Proto by měl být zajímavý, smysluplný a kompetentní. Ideální variantou je, pokud si adresát po přečtení dopisu vyžádá ceník se seznamem zboží a služeb.
Přestože se dopis týká toku oficiálních dokumentů a je součástí oficiální obchodní korespondence, neexistuje pro takovou zprávu žádný standardní jednotný formulář. Dopis o spolupráci je vypracován ve volné formě nebo podle šablony vyvinuté v rámci podniku na základě cílů, potřeb a možností společnosti. Při jeho sestavování se doporučuje dodržovat některá jednoduchá pravidla kancelářské práce, obchodní etiky a ruského jazyka.
Na začátku dopisu je vhodné oslovit konkrétní osobu přídomkem „milý“ („Vážený Vladimíre Ivanoviči!“, „Vážený Bello Viktorovno!“ atd.).
K tomu samozřejmě musíte předem znát jméno, patronymii a pozici požadovaného zaměstnance. Pak můžete začít skutečně psát.
Zde je třeba poznamenat, že někteří odborníci radí napsat nadpis k textu, ale není to nutné, zvláště s ohledem na to, že špatně napsaný nadpis se může obrátit proti odesílateli (příjemce prostě nemusí mít zájem o další informace). Proto tuto fázi vynecháme.
Obsah hlavní části dopisu o spolupráci
Tělo dopisu by mělo obsahovat podstatu návrhu. Zde je třeba se vyvarovat vágních nebo květnatých frází, příliš dlouhých a matoucích vět a speciální terminologie. Vše by mělo být jasné, srozumitelné a maximálně stručné.
Důraz by měl být kladen na charakteristické rysy a výhodné vlastnosti produktu nebo služby.
V informacích o samotné vysílající organizaci stačí omezit na rok, od kterého začala pracovat a uvést hlavní činnosti, vše ostatní bude v této fázi nadbytečné. Můžete však jmenovat stávající klienty podniku, kteří o něm mohou dát pozitivní recenze (nejlépe se jedná o společnosti se známým jménem). Na konci dopisu se doporučuje uvést odkaz na webovou stránku, kde si případný partner najde a prostuduje všechny doplňující informace, které ho zajímají.
V dopise byste měli zachovat povzbudivou intonaci, ale nezajít příliš daleko – text by měl být správný a v žádném případě vtíravý.
Pokud je text příliš dlouhý, je potřeba jej rozdělit do odstavců nebo krátkých odstavců – vjem tak bude ucelenější. Hlavní témata a sdělení je vhodné umístit na začátek nebo konec, protože tyto části jsou nejsnáze zapamatovatelné.
Výzkumy ukazují, že příjemci takových dopisů nejsou ochotni strávit jejich čtením déle než minutu (a to je v nejlepším případě).
Při psaní dopisu s návrhem na spolupráci nesmíme zapomínat, že jeho objem by neměl přesáhnout jednu stránku, takže není třeba se snažit do dopisu vtěsnat vše, co je o podniku, produktu či službě známo.
Co musí být součástí dopisu
Ve zprávě musí být určitě obsažena řada informací, jako jsou:
- název odesílající společnosti,
- její adresu a telefonní číslo pro kontakt,
- pozici a celé jméno jejího zástupce,
- podstatu návrhu.
K dopisu mohou být rovněž připojeny jakékoli další dokumenty (v tomto případě by jejich přítomnost měla být zohledněna v textu návrhu) nebo mohou být uvedeny odkazy na zákony, nařízení, nařízení a právní akty přímo související s návrhem.
Pravidla pro psaní dopisu o spolupráci
Návrh na spolupráci můžete napsat ručně (zastaralá metoda, ale někdy je účinná) nebo napsat na počítači. Může být vypracován na běžný list A4 nebo na hlavičkový papír (druhá možnost vám umožní vyhnout se ručnímu zadávání údajů o společnosti).
Dopis může mít libovolný počet kopií a všechny musí obsahovat na začátku dopisu odvolání a na konci podpis autora, tzn. úředník, který zastupuje odesílající společnost.
Na dopis není třeba uvádět datum, ale pokud obsahuje informace o časově omezených akcích, slevách, bonusech atd., měl by být stále datován.
Dopis o spolupráci není třeba evidovat v deníku odchozí korespondence.
Jak poslat dopis
Existuje několik způsobů, jak poslat dopis.
- První, nejjednodušší, nejdostupnější a nejefektivnější je e-mail. Dopis se však v tomto případě může snadno ztratit, například skončí ve složce nevyžádané pošty, takže tento způsob je vhodný pouze v případě, že odesílatel již navázal přímý kontakt s adresátem (telefonicky nebo osobní schůzky).
- Druhým způsobem, spolehlivějším, ale časově náročnějším, je zaslat návrh běžnou ruskou poštou doporučeně s dodejkou (není vhodné v případech, kdy je zásilka hromadného charakteru, ale pokud dopis obsahuje nějaké zvlášť cenné informace, pak si nic lepšího neumím představit).
- Třetí možností je fax, klasická metoda, která stále neztratila na aktuálnosti.
- Čtvrtý způsob: odeslat zprávu prostřednictvím libovolného instant messengeru a dalších moderních komunikačních prostředků, které nejsou zcela standardní pro obchodní korespondenci (vhodné pouze v případě, že se odesílatel a příjemce osobně znají).
Ať se nám to líbí nebo ne, jsme nuceni vyměňovat si zkušenosti, informace a materiální bohatství s ostatními lidmi. V obchodní sféře máme dostatek schůzek, jednání, různých kontaktů s různými lidmi. Vzájemnou interakcí sledujeme určité cíle a výhody. Nic osobního, jen byznys.
Abychom se stali partnerem pro nás atraktivní společnosti, musíme zpravidla oslovit potenciálního partnera s návrhem spolupráce. Jak napsat návrh na spolupráci – to musíme zjistit.
Forma a obsahFormou nabídky spolupráce je obchodní dopis. Proto se při psaní dopisu musíte držet obchodního stylu komunikace. Struktura návrhu dopisu na společnou spolupráci by se měla skládat z těchto částí:
- Informace o vaší společnosti. Stručně nastiňte zaměření činnosti vaší společnosti. Potenciální partneři tak okamžitě uvidí příležitost být si navzájem užiteční.
- Text návrhu na spolupráci. Uveďte podstatu svého návrhu a vyjmenujte možnosti Vaší společnosti ohledně navrhované spolupráce. Uveďte výhody pro obě strany.
- V další části je potřeba uvést podmínky, na základě kterých může být Vaše obchodní spolupráce realizována. V zásadě neexistuje jednotná šablona pro návrh spolupráce. Skládáte ho v jakékoli podobě, hlavní je zachovat strukturu obchodního dopisu, sečtělost a stručnost. Váš návrh musí být konkrétní. Návrh můžete podrobněji probrat při osobní schůzce s potenciálním partnerem, ale zatím musíte svým návrhem vzbudit zájem.
Probrali jsme, jak teoreticky napsat návrh na spolupráci. Navrhujeme upevnit získané znalosti v praxi...
Je lepší jednou vidětVzor návrhu na spolupráci pro cateringovou společnost (kavárna, restaurace)
Vážení partneři!
Naše společnost nabízí dodávky kvalitního čaje a zrnkové (mleté) kávy k dalšímu prodeji ve stravovacích zařízeních. Naše produkty jsou nejvyšší kvality, skvělé chuti a bohaté historie.
Naše schopnosti:
- Poskytneme vám vzorky nejoblíbenějších položek k vyzkoušení;
- Poskytneme asistenci při tvorbě kávového menu pro návštěvníky Vaší provozovny;
- Poskytneme vám podrobné informace o každé položce;
- Provedeme školicí přednášky s barmany a číšníky;
- Zajistíme Vám značkové nádobí na čaj a kávu a další předměty pro čajový obřad.
S nízkými náklady na náš čaj na porci nápoje (od 5 do 20 rublů na 400 ml) se prodejní cena může pohybovat od 50 do 200 rublů, což je 900-2000% přirážka! Klient přitom platí za přírodní, chutný, aromatický čaj, který osloví každého návštěvníka a přiláká další zákazníky.
Naše podmínky:
Vaše návrhy na oboustranně výhodnou spolupráci rádi zvážíme!
S pozdravem,
Zastoupení společnosti "N" v N:
Ivanova I.I.
Tel.: 999-999
Na příkladu podobného dopisu s návrhem na spolupráci můžete napsat podobný dopis pro jakoukoli jinou organizaci. Jde především o to „uchytit“ potenciálního klienta svou nabídkou a motivovat ho k osobní schůzce. A pak jsou všechny karty ve vašich rukou, jednejte!
Podle britské Asociace přímého marketingu každá 1 £ vynaložená na e-mailový marketing v roce 2015 vygenerovala na oplátku 38 £. Chcete dosáhnout stejných výsledků, ale nevím jak napsat dopis klientovi?Pak použijte to nejlepšívzorové dopisy klientům,které jsme pro vás shromáždili v této recenzi.
Jak správně napsat dopis klientovi
Neustále myslíte na své zákazníky, ale není to vzájemné. Chcete-li upoutat jejich pozornost a získat náskok před svými konkurenty, musíte si to pravidelně připomínat. E-maily to dělají velmi dobře. Podle autorů blogu Pipedrive existuje několik triků, které mohou fungovat ve váš prospěch:
- Trpělivost a více trpělivosti. Přibližujte svého potenciálního kupce k obchodu postupně pravidelným zasíláním .
- Dohodněte se na strategii při zasílání dopisů klientům s marketingovým oddělením, aby nebyl příliš vlezlý a nezacpával klientovu schránku opakovanými informacemi.
- Používejte CRM systém. Zjednoduší technickou stránku komunikace s klienty a zrychlí práci s poštou.
CRM systém je pohodlný program, který pomáhá vést záznamy o klientech a transakcích, zaznamenává všechny hovory a také pomáhá pohodlně organizovat korespondenci s klientem. Program se například integruje s poštovní službou (můžete připojit neomezený počet poštovních schránek) a umožňuje ukládat historii korespondence přímo na kartu protistrany. Pokud vám napsal nový klient, můžete si přímo z došlého dopisu vytvořit deal card.
Dopisy klientům: příklady a hotové vzorky
Sestavili jsme výběrobchodní dopisy klientům,které si můžete vzít jako vzorek. Stačí k nim přidat detaily.
1. Píšete si s potenciálním klientem poprvé? Pošlete tuto krátkou zprávu:
Předmět dopisu: Možná jste náš nový klient
Ahoj, [Název].
My [stručné informace o společnosti].
Pokud vás to zajímá, jsem připraven diskutovat o možnosti spolupráce. Dejte nám vědět, kdy by vám bylo vhodné zavolat.
[Podpis]
2. Řekněte svému potenciálnímu klientovi o své úspěšné zkušenosti ze spolupráce s jeho konkurencí:
Předmět dopisu: Držte krok se svými konkurenty
Ahoj, [Název].
Úspěšně spolupracujeme s [konkurent X a Y] PROTI [obor činnosti] již [tolik času] a společně jsme dosáhli dobrých výsledků. Podrobné informace o nich najdete zde [odkaz na případ/recenzi].
Budeme rádi, když se k nám přidáte.
[Podpis]
3. Pokud jste získali kontakty na potenciální klienty na obchodní akci, poslat jenabídkový dopistakovývzorek:
Předmět dopisu: Více o naší společnosti
Ahoj, [Název].
Doufám, že se vám to taky líbilo [událost], a rád bych vám poděkoval za váš zájem o [Jméno společnosti].
Přikládám podrobnější informace o naší společnosti. Veškeré vaše dotazy rád proberu po telefonu.
[Podpis]
Upomínkové dopisy
4. Nějaký čas po odeslání dopisy klientům nabízejícím služby nebo další informace připomeňte o sobě:
Předmět dopisu: Je něco, o čem chcete diskutovat?
Ahoj, [Název].
Doufám, že jste měli příležitost přečíst si můj předchozí dopis a lépe se s ním seznámit [dodatečné informace].
Máte nějaké dotazy nebo myšlenky k mému návrhu? Rád je proberu po telefonu nebo osobně. Kdy na to budete mít čas?
[Podpis]
5. Pokud můžete prokázat účinnost svého návrhu čísly, podělte se o ně dopisy firemním klientům. Fakta přesvědčí lépe.
Předmět dopisu: Pár faktů, o kterých možná nevíte [Jméno společnosti]
Ahoj, [Název].
Nedávno jsem vám poslal dopis o [Jméno společnosti] a myslím, že bychom mohli být užiteční [tvoje společnost].
Naši klienti zaznamenávají růst [uveďte ukazatele] při použití [název produktu a služby]. Nabízíme také [řekněte nám o propagačních akcích] A [uveďte další skvělé nabídky].
Pokud byste chtěli vědět více podrobností, dejte nám prosím vědět a domluvíme se na jednání telefonicky nebo osobně.
Těším se na vaši odpověď.
[Podpis]
6. Nabídněte zákazníkům zkušební dobu nebo vzorky zdarma. Kupující jsou ochotnější uzavřít dohodu, pokud produkt nejprve otestují.
Předmět dopisu: Dárek pro vaši společnost
Ahoj, [Název].
Před pár dny jsem vám poslal informace o [název produktu] a teď navrhuji vyzkoušet to v akci.
Vytvořil/připojil jsem nějaké přihlašovací údaje pro hosty/bezplatné vzorky/poukazy, které lze použít k přístupu/přijímání [produkt nebo služba]. Sdílejte je se svými kolegy. Bylo by zajímavé slyšet jejich názor.
Vše rád proberu podrobněji po telefonu nebo osobně. Jsem si jistý, že vám můžeme být opravdu užiteční [obor činnosti].
[Podpis]
7. Pokud si nejste jisti, že si dopisujete se zaměstnancem oprávněným vyjednávat, požádejte ho, aby pomohl kontaktovat osobu s rozhodovací pravomocí:
Předmět dopisu: Doufám, že mě nasměrujete na správnou osobu
Ahoj, [Název].
Před několika dny jsem vám poslal dopis o [společnost nebo produkt] a teď pochybuji, že jsem přišel na správnou adresu.
Jste to vy, kdo rozhoduje o problému, který mě zajímá? Pokud ne, můžete mi pomoci kontaktovat správnou osobu ve vaší společnosti?
Čeká na vaši odpověď.
8. Tento text dopisu klientovi použijte, pokud se po setkání s ním chcete zeptat na jeho budoucí plány:
Předmět dopisu: Vaše plány
Ahoj, [Název].
Děkuji vám za Váš čas. Nyní by mě zajímalo, jak vidíte další diskusi o našem problému.
Pokud máte stále zájem, informujte nás o svých plánech.
Čeká na vaši odpověď.
[Podpis]
9. Po setkání s klientem mu připomeňte následující fáze jednání:
Předmět dopisu: Akční plán na blízkou budoucnost
Ahoj, [Název].
Děkujeme, že jste si našli čas – dnešní setkání bylo velmi produktivní. Dovolte mi krátce připomenout, co budeme dělat dál:
[Datum]: Pošlu ti [smlouva/úplná sada dokumentů].
[Datum]: Své připomínky a přání mi předáte.
[Datum]: Provedeme všechny konečné změny a podepíšeme smlouvu.
Pokud potřebujete něco projednat před tímto datem, dejte mi prosím vědět.
10. Komponovattakovýdopis klientovi, pokud během jednání chtěl získat další informace:
Předmět dopisu: Informace k vaší žádosti
Ahoj, [Název].
Rádi jsme se osobně setkali se zástupci Vaší organizace. Slíbil jsem, že vám pošlu další informace o [otázka]- jsou v přiloženém souboru.
Připraveni odpovědět na jakékoli otázky. Neváhejte mi kdykoli zavolat na [číslo] nebo napsat na tuto adresu.
[Podpis]
Pokud klient nekontaktuje
11. Pokud klient nezvedá telefon , použijte následujícívzorek psaní dopisu:
Předmět dopisu: Nepodařilo se vás kontaktovat
Ahoj, [Název].
Chtěl jsem s vámi diskutovat [otázka], ale pravděpodobně jste zaneprázdněni. Zavolejte mi prosím zpět na [číslo] nebo mi dejte vědět, až se vám to bude hodit, abych vám mohl zavolat.
[Podpis]
12. Nedostali jste se ke klientovi a nenechali jste mu hlasovou zprávu? Doplňte jej následujícím písmenem:
Předmět dopisu: Nedostal se k vám
Ahoj, [Název].
Nedávno jsem vám volal, abychom diskutovali [otázka].
[Podpis]
13. Pokud zákazník stále neodpovídá ve všech kanálech, může toho mít na talíři hodně. Použijte tuto šablonu – i velmi zaneprázdněný člověk si najde pár sekund na odpověď:
Předmět dopisu: Vyžaduje se krátká odpověď
Ahoj, [Název].
Bohužel Vás nemohu nijak kontaktovat. Předpokládám, že jste velmi zaneprázdněni nebo již nemáte zájem o naše služby.
Ve své odpovědi prosím uveďte správnou odpověď:
- Prosím, nech mě být!
- Příliš zaneprázdněný, napište mi prosím znovu za měsíc.
- Budu vás kontaktovat sám.
[Podpis]
14. Chcete-li o sobě nenápadně připomenout, sdělte klientovi informace, které se mu budou hodit:
Předmět dopisu: Užitečné informace pro vaše podnikání
15. Pokud se klient zpozdí s platbou, připomeňte mu toto:
Předmět dopisu: Zpoždění platby
Ahoj, [Název].
[Datum] Fakturu jsem Vám zaslal emailem. Platba ještě nebyla přijata, proto se prosím zeptejte, zda vaše finanční oddělení obdrželo naši fakturu? V případě potřeby pošlu znovu. Platbu od vás očekávám do týdne.
Děkuji za vaší pomoc.
[Podpis]
Tyto šablony vám ušetří čas na skutečnou komunikaci s klienty. A pro dosažení většího efektu automatizujte vytváření a distribuci šablon pomocí . právě teď – je to zdarma a trvá to jen pár minut.
Každá firma, která má dobrý nápad, začne dříve či později hledat partnera pro další spolupráci. Souhlasíte, společná spolupráce nejčastěji zahrnuje dvojnásobné výsledky a větší zkušenosti. Přesně to ale musíte svému budoucímu partnerovi dokázat. Toto je ukázkový komerční návrh spolupráce. V dnešní době lidé začínají sepisovat návrhy na spolupráci pomocí internetu. Společnost hledá potenciální partnery, poté jim začne psát e-mailem nebo na stránkách sociálních sítí.
Nejtěžší v této věci je vypracovat komerční návrh spolupráce. Mnoho dopisů, které přicházejí poštou s textem o dalším partnerství, nečtou ani zástupci společnosti. Z tohoto důvodu je velmi důležité, abyste svou řeč předali dané osobě správně. Jednoduše řečeno, musíte ukázat svou dobrou stránku a přesvědčit zástupce společnosti, že u vás dosáhnou velkého úspěchu. Shromáždili jsme několik příkladů komerčních návrhů spolupráce, které vám mohou pomoci v budoucnu.
Jaký by měl být vzorový obchodní návrh spolupráce?
Za prvé, pokud se chystáte s někým spolupracovat, musíte jasně pochopit, že spolupráce znamená vzájemný prospěch. Zapomeňte na to, že po podpisu partnerské smlouvy budete bydlet v čokoládě. Člověk dokáže dokonale pochopit, co od partnera potřebuje, ale pokud neví, co potřebuje partner sám, tak to nelze nazvat spoluprací.
Musíte jasně pochopit, co můžete nabídnout jiné společnosti. Některé firmy nabízejí práci pod rouškou spolupráce. První firma práci udělá, druhá za ni zaplatí první peníze. V důsledku toho mají společnosti různé cíle. Jeden prostě dostane peníze a druhý bude propagovat svůj produkt.
Je nutné okamžitě rozdělit závazky mezi společníky. Toto je první bod v komerčním návrhu na spolupráci. Partner musí pochopit, jaká odpovědnost padá na jeho bedra a jaká odpovědnost padá na vás.
A nejlepší by bylo hned si ujasnit výhody vašeho budoucího partnera a teprve potom vaše. Pokud o sobě začnete hodně mluvit, pak vás přestanou poslouchat, to znamená, že jste evidentně prohráli. Každého v podnikání zajímají pouze osobní zájmy.
A nyní vám podrobně řekneme, jak přesně potřebujete vypracovat obchodní návrh spolupráce.
Vzorový návrh spolupráce
1. Minimální text. Lidé milují dobrá čísla, málo čtou a hned poznají své vlastní výhody. Nejprve si sepište vše, co jste plánovali svému budoucímu partnerovi sdělit. Poté zprávu rozdělte na polovinu. Nebylo by na škodu rozdělit celý text do krátkých a jasných odstavců. Usnadníte to jak vám, tak osobě, se kterou chcete zahájit spolupráci. Nejlepší možností je trocha textu, krásné a srozumitelné tabulky/grafy. Můžete nakreslit obecné schéma práce.
2. Zpočátku proveďte tzv. rámování. Partnerovi můžete říct spoustu věcí, říct mu všechny své nápady a podobně. Ale přemýšlejte o tom, potřebuje to? Zdůrazněte nejdůležitější přínos, který můžete spolupráci poskytnout. Zde musíte odpovědět na otázku: proč vás váš partner potřebuje?
3. Buďte ve své nabídce vždy konkrétní. Uveďte příklady v číslech a různých grafech. Ale stojí za zmínku, že rozptýlená čísla a vzorce jsou také k ničemu. Partner musí pochopit, odkud tato data pocházejí a proč jsou v tomto konkrétním odstavci.
4. Musí existovat bod o cílovém publiku. Koneckonců, právě s ní budete muset spolupracovat se svým partnerem. Hned by mělo být jasné, komu je celý projekt určen. Zde je samozřejmě nejlepší prezentovat údaje v číslech.
Sečteno a podtrženo: udělejte komerční návrh na spolupráci ne velký, ale moudře
Musíte zajistit, aby kvalita vaší nabídky plně odpovídala vašemu produktu nebo službě. Musíte poskytnout informace, aby i partner chtěl koupit vaše produkty. Ne každý bude chtít změnit svůj předchozí režim provozu. Ukažte tedy, že díky komerčnímu návrhu na spolupráci bude práce partnera efektivnější a ziskovější.
Načítání...