Šta je KPI zaposlenih? Kako izračunati stepen ispunjenosti KPI-a. Kako sistem funkcioniše

KPI su ključni pokazatelji učinka kompanije ili posebnog odjela. U ovom članku ćemo pogledati primjere KPI-ja za različite stručnjake i pogledati kako razviti i implementirati sistem.

Šta je KPI

KPI je skraćenica za Key Performance Indicators – ključni indikatori učinka.

KPI sistem je sistem nagrađivanja izgrađen na osnovu ključnih indikatora.

Rad po takvom sistemu omogućava zaposlenima da bolje razumiju šta treba da urade da bi bili efikasni. Štaviše, efikasnost se ne odnosi samo na količinu posla koji obavljaju, već i na korist koju kompanija dobija.

Kako razviti KPI sistem

Da biste kreirali C&I sistem u kompaniji, potrebno je:

Odaberite model ključnog indikatora učinka.
Definirajte KPI i rasporedite odgovornost.
Kreirajte izvještavanje.

Kako odabrati KPI model

Postoji mnogo metoda za definisanje i grupisanje indikatora. U Rusiji se najčešće koristi klasični pristup, kao i Balanced Scorecard (BSC).

Klasični pristup se zasniva na upotrebi pretežno finansijskih pokazatelja, kao što su; vidi sliku.).

Crtanje. Stablo ključnih indikatora zasnovano na EVA

Imajte na umu da za implementaciju razvijene strategije možda neće biti dovoljni samo finansijski pokazatelji. Ništa manje važan za poslovanje nije razvoj odnosa sa klijentima, upravljanje kadrovima, kvalitet proizvoda, odnosno onih aspekata aktivnosti koje je teško procijeniti.

U okviru balansirane kartice, postoje četiri glavna aspekta rada kompanije, koji daju odgovore na sljedeća pitanja:

kako akcionari ocjenjuju kompaniju (“Finansije”);
kako ga klijenti ocjenjuju („Klijentsi“);
kako poboljšati kvalitet aktivnosti (“Osoblje”);
koji procesi mogu omogućiti kompaniji izuzetnu poziciju na tržištu („Poslovni procesi“).

Šta izabrati

Koji pristup odabrati zavisi od nivoa poslovanja. Za male kompanije je prikladniji klasični pristup, jer neće zahtijevati značajne troškove za privlačenje konsultanata i implementaciju informacionog sistema. U budućnosti će biti moguće doraditi stvoreni klasični sistem uključivanjem nefinansijskih kriterijuma.

Velike kompanije treba da koriste balansiranu tablicu rezultata, jer daje potpuniju sliku o performansama kompanije.

Kako razviti KPI za zaposlene u finansijama

Urednici CFO sistema su pripremili motivacione šeme i izveštaje o učinku KPI za zaposlene u finansijskim službama. Preuzmite i koristite u svojoj kompaniji primjere C&I za glavnog računovođu i ostale zaposlenike računovodstvenog odjela, zaposlenika, odjela budžetiranja i drugih odjela.

Kako odabrati ključne indikatore

Da biste odredili koje KPI-ove koristiti, trebate:

Identifikujte grupe indikatora i rasporedite odgovornost menadžera na različitim nivoima upravljanja za svaku grupu.
Napravite najdetaljniju listu KPI-ja koje koristi menadžment.
Odaberite kriterijume koji najbolje karakterišu postizanje strateških ciljeva.
Formalizirajte algoritme za izračunavanje svakog ključa.

Identifikacija grupa indikatora

Ako kompanija koristi klasičan pristup razvoju KPI sistema, potrebno je razlikovati sljedeće grupe:

;

Odgovornost za svaku od grupa će biti raspoređena među menadžerima na svim nivoima upravljanja. Na primjer, generalni direktor je odgovoran za cjelinu, dok upravljanje treba delegirati šefovima odjela.

Kada se koristi model koji uključuje i finansijske i nefinansijske KPI, mogu se razlikovati sljedeće grupe ključnih indikatora učinka:

finansijski i ekonomski – za poslovanje uopšte;
zadovoljstvo kupaca;
glavni i pomoćni poslovni procesi (pogledajte kako ih opisati);
efikasnost osoblja.

Nakon identifikacije glavnih grupa, potrebno je odrediti ko će biti odgovoran za njihovu implementaciju. Za primjer raspodjele odgovornosti, pogledajte tabelu 1.

Tabela 1. Grupe indikatora i raspodjela odgovornosti

Detailing

Lista ključeva za svaku od odabranih grupa treba da bude što detaljnija. Zamolite menadžere koji će biti odgovorni za određenu grupu da naprave takvu listu. Na primjer, izvršni direktor bi trebao navesti koje kriterije koristi za procjenu “zadovoljstva dioničara”.

Kao rezultat toga, opšta lista KPI može uključivati nekoliko stotina kriterijuma. Očigledno je da je izgradnja ovakvog sistema neopravdana, jer će dovesti do značajnog povećanja obima posla osoblja vezanog za prikupljanje i obradu podataka neophodnih za proračune. Stoga, sa opće liste morate odabrati podatke koji su menadžmentu zaista potrebni za upravljanje i koji će vam omogućiti da procijenite stepen do kojeg su vaši ciljevi postignuti, a ne samo da se prate „radi informacija“.

KPI odabir

Da biste odabrali KPI, formirajte grupu stručnjaka. U pravilu uključuje direktore odjeljenja i načelnike odjeljenja. Njihov zadatak je okarakterizirati svaki od indikatora prema sljedećim kriterijima:

odražava li stepen do kojeg su strateški ciljevi kompanije postignuti;
da li je jasno, pre svega, onim menadžerima koji će na osnovu toga morati da donose odluke;
Da li je korisno za donošenje odluka?

Pored navedenih, mogu se primijeniti i drugi kriteriji, na primjer, sposobnost korištenja indikatora učinka u planiranju ili analizi.

Procedura ocjenjivanja se može formalizirati na osnovu korištenja sistema bodovne ocjene. Na primjer, 1 bod – kriterij nije ispunjen, 2 boda – djelimično zadovoljava zadati kriterijum, 3 boda – zadovoljava zadati kriterijum. Indikatori koji su dobili najveći broj bodova tokom stručnog ocjenjivanja biće uključeni u CI sistem.

Kao rezultat, pojaviće se „kratka“ lista ključnih indikatora performansi kompanije (vidi tabelu 2).

tabela 2. Primjer CPI trgovačke kompanije(fragment)

KPI grupa	Ključni pokazatelji učinka	Odgovornost
Indikatori zadovoljstva
Dioničari	Povrat na ukupnu imovinu, povrat na kapital, povrat na prodaju ili profitnu maržu, povrat na novčani tok	CEO
	Tržišni udio prodaje, broj nedostataka na proizvodima, broj reklamacija kupaca-kupaca, promet aktivnih kupaca-kupaca, trajanje funkcionalnog ciklusa ispunjenja narudžbe, dostupnost zaliha za kupce
Osoblje	U zavisnosti od specifičnosti, kao i od informacionih potreba menadžera, menadžment izvještavanje se može generirati u različitim analitičkim oblicima (po brendovima, grupama proizvoda, kategorijama osoblja, vrstama imovine, kanalima prodaje itd.). Zaključak U procesu kreiranja KPI sistema, moraćete da se suočite sa različitim problemima: otporom zaposlenih, potrebom prilagođavanja računovodstvenih politika za potrebe računovodstva i upravljačkog računovodstva; osigurati prikupljanje potrebnih podataka za izračunavanje identifikovanih ključnih indikatora učinka; itd. Međutim, organizacije koje su implementirale KPI po pravilu postižu dobre rezultate, jer kompanija kreira sistem indikatora učinka koji je razumljiv menadžmentu, a odgovornost za upravljanje je delegirana na širok krug menadžera. Nakon implementacije KPI sistema, važno je stalno analizirati njegovu relevantnost, jer se poslovni procesi kompanije, strateški ciljevi i eksterno okruženje mogu promijeniti, pa neki pokazatelji mogu izgubiti na važnosti, dok drugi mogu dovesti do neplaniranih rezultata.

Glavna odgovornost najvišeg menadžmenta kompanije je kreiranje strategije, utvrđivanje ciljeva i zadataka preduzeća. Realizacija ovih ciljeva leži na plećima zaposlenih iz strukturnih odjeljenja. Rast kompanije može biti ugrožen ako se informacije loše dijele između zaposlenika i menadžmenta. To je uglavnom zbog preopterećenosti menadžmenta informacijama i nemogućnosti da se racionalno procijeni stanje na radnim pozicijama. To, pak, utiče na kvalitet kontrole postupanja osoblja i implementacije strategije.

Uticaj KPI-ja na kompaniju

Ukoliko osoblje nema određene strateške ciljeve, a takođe nema dovoljno motivacije, to dovodi do toga da zaposleni nisu u stanju da odrede pravi kurs i nisu u stanju da deluju u korist razvoja kompanije. Ova nedosljednost često dovodi do rasipanja resursa kompanije na zadatke koji su sekundarni. Takvi problemi se javljaju prilično često, a mnoga preduzeća širom svijeta pate od njih.

Teško je nazvati samodovoljnom strategijom preduzeća. Aspiracije menadžmenta su postizanje ciljeva postavljanjem zadataka osoblju, kao i kontrola kvaliteta nad kvalitetom obavljenog posla. U lancu elemenata koji su neophodni za realizaciju ovih ciljeva, koji čine ciklus upravljanja, postoje dva elementa:

Zbog toga su mnogi savremeni preduzetnici zainteresovani za KPI (ključne indikatore učinka), šta je to i kako može da pomogne u upravljanju. Uostalom, slaba karika u gore prikazanom lancu je, u stvari, veza između menadžmenta i osoblja. Ako dođe do propusta u njegovom radu, tada će se odluke donositi uzimajući u obzir informacije koje su nepotpune. Prema nekim menadžerima, garancija ispravnosti njihovih odluka zavisi od količine prikupljenih informacija. Ali u ovom slučaju, ovo je pogrešno mišljenje, jer se vrijeme potrebno za procjenu informacija povećava, a njihova količina uopće nije odgovorna za njen kvalitet.

Alati za upravljanje

Svakom menadžmentu je potreban alat koji mu omogućava da dobije kvalitetne i adekvatne informacije za donošenje odluka. Zapadne kompanije već dugo koriste ključne indikatore učinka i uravnotežene bodovne kartice u tu svrhu.

KPI se smatraju sistemom indikatora (finansijskih i nefinansijskih) koji utiču na kvalitativnu i kvantitativnu promjenu rezultata kadrovskog rada ili rezultata koji se očekuje. Uključuje koeficijente svakog kontrolisanog objekta, kao i metodologiju za njihovu evaluaciju. Ovo vam omogućava da se fokusirate na postizanje strateških ciljeva, na osnovu procjene učinka organizacije.

Procjena ključnih pokazatelja uspješnosti upravo je alat koji može pokazati koliko se dobro sprovodi menadžment u odnosu na rezultate u odnosu na postavljene ciljeve, uzimajući u obzir trošak i poziciju kompanije na tržištu. Vrijedi imati na umu da ovaj alat može olakšati proces donošenja odluka menadžmenta zahvaljujući potpunim i kvalitetnim informacijama, ali ne može riješiti ozbiljne sistemske probleme organizacije. Ova tehnika ne pruža gotova rješenja, već samo identificira područje u kojem se problem javlja.

Prelazak na nove metode progresivnog upravljanja kompanijom opravdava se činjenicom da stare metode, uključujući povećanje obima i tempa proizvodnje, kao i poboljšanje kvaliteta proizvoda, ne stvaraju potrebnu konkurentnost. Zahvaljujući modernim alatima za upravljanje, organizacija može brzo odgovoriti na svaku promjenu koja se dogodi na tržištu.

Glavni cilj KPI sistema zajedno sa balansiranom karticom rezultata je da premesti kompaniju u sveobuhvatan skup neophodnih indikatora koji mogu da istaknu glavne elemente upravljanja i merenja. Zahvaljujući ovom setu formira se strategija organizacije koja je u stanju da obuhvati sve potrebne kvalitativne i kvantitativne karakteristike kako bi se radnici pravovremeno informisali o faktorima koji utiču na sadašnji i budući uspeh. Formulisanjem rezultata koje treba postići, organizacija ne samo da definiše cilj, već i radi na uslovima koji omogućavaju da se on ostvari bolje i brže.

Nije važna količina informacija, već njihova objektivnost, tačnost i relevantnost kako bi se pravilno izvršili svi potrebni proračuni. Koncept uravnotežene kartice je da tradicionalni finansijski i ekonomski pokazatelji nisu dovoljni za uspjeh strategije. Za rješavanje problema potrebno je bolje balansirati ključne pokazatelje učinka, uzimajući u obzir različite planove, kako bi se kontrolirali faktori koji utiču na ove pokazatelje. Ne treba obraćati mnogo pažnje na dosadašnja postignuća, već treba procijeniti buduće rezultate. Ako indikatore fokusirate samo na jedno područje aktivnosti, to će nesumnjivo loše utjecati na konačni rezultat.

Implementacija sistema

Za implementaciju sistema u preduzeću, postoje određeni koraci koji se moraju izvoditi uzastopno. Kršenje ove sekvence može negativno utjecati na konačni rezultat.

Prva faza je formiranje strategije

Jasno formulisana strategija treba da opiše glavne korake za postizanje željenih rezultata i ciljeva. Treba ga podijeliti na specifične inicijative, sa zadacima dodijeljenim pojedinim odjeljenjima zaposlenih. Zahvaljujući tome dolazi do značajnih ušteda ne samo u novcu, već iu vremenu.

Druga faza je identifikacija ključnih faktora

Ovdje je potrebno odrediti najvažnije faktore, odnosno parametre aspekata privredne i ekonomske aktivnosti koji utiču na realizaciju postavljenih zadataka i implementaciju strategije. Ovi faktori imaju značajan uticaj na uspeh.

Treća faza – ključni indikatori učinka

Ovdje se određuju aktivnosti neophodne da bi se strategija uspješno implementirala. KPI se koriste kao alat za njihovo određivanje. Vrijedno je istaknuti samo najosjetljivije od njih, bez korištenja sekundarnih indikatora. Oni bi trebali biti stimulativni za osoblje. Među glavnim zahtjevima za sistem ključnih indikatora učinka su:

Jasno ograničenje broja indikatora.
Moraju biti jedinstveni za cijelu kompaniju.
Mogućnost dobijanja digitalnog formata indikatora.
To mora biti direktno povezano sa faktorima koji utiču na uspjeh.
metrika treba da motiviše zaposlene da ispune ciljeve koje zahteva organizacija.

Ključni indikatori učinka: primjeri

Uzmimo, kao primjer, radionicu za remont bunara. Strateški cilj za ovu organizaciju biće povećanje nivoa proizvodnje proizvoda, što će biti izraženo u proizvodnji bunara i smanjenje faktora koji provociraju gubitak proizvoda i smanjuju njegovu cenu. S tim u vezi, KPI-ji bi trebali biti postavljeni tako da odražavaju ne samo ciljeve same kompanije, već i da se bave pitanjima koja se tiču određene divizije. Ako se izvrše popravke, rad bunara će biti zaustavljen, stoga je vrijedno razmotriti troškove uzrokovane gašenjem.

Struktura ključnih indikatora učinka za datu diviziju može imati sljedeću strukturu:

Dakle, koristeći KPI (ključne indikatore učinka), čiji su primjeri gore razmotreni, zaposleni se ohrabruju da smanje troškove i povećaju proizvodnju nafte. To ne samo da odgovara ukupnim ciljevima kompanije, već utiče i na kvalitet rada određenog odjela.

Četvrta faza je rad sa balansiranom karticom rezultata

Ova faza uključuje razvoj generalizovanog sistema koji uključuje finansijske i nefinansijske indikatore. Ovo uzima u obzir i predmet kontrole i procjenu faktora koji utiču na ukupnu sliku učinka preduzeća.

Peta faza – izbor tehničkog rješenja za implementaciju alata

U ovoj fazi se utvrđuje izvor podataka preko kojeg će se puniti indikatori, koji mora zadovoljiti sve uslove za pouzdanost primljenih informacija. Potrebno je prvo kreirati strategiju koja vam omogućava da implementirate novi alat za upravljanje. Odlučite se o ciljevima, vodeći računa o tome koliko će oni pozitivno uticati na stanje kompanije. Također je potrebno konfigurirati protok informacija kako bi se ispravno izračunali svi indikatori. Još uvijek ima mnogo tačaka potrebnih za postizanje glavnih ciljeva i zadataka organizacije, s kojima će ključni pokazatelji učinka pomoći da se nosi.

KPI (Key Performance Indicators) - „ključni indikatori učinka“, ali se češće prevodi kao „ključni pokazatelji učinka“. KPI je jedan od alata pomoću kojih možete analizirati koliko efikasno osoblje radi na postizanju ciljeva kompanije.

KPI indikatore često koriste veće kompanije (ne tamo gde su vlasnik, direktor, prodavac i utovarivač ista osoba), već naprotiv, kada kompanija ima veliki broj zaposlenih i filijala. Upotreba “kipiai-a” uvelike pojednostavljuje praćenje rada svih odjela kompanije. Posjedovanje ključnih indikatora učinka daje nam priliku da upravljamo procesom i unosimo promjene u njega. Postavite ciljeve zaposlenima i motivirajte ih da ih ostvare.

Pogledajmo primjer ključnih indikatora učinka. Vlasnik ste velike trgovine kućanskim aparatima i imate 12 menadžera prodaje. Učinak svakog menadžera za mjesec može se ocijeniti prema sljedećim kriterijima:

koliki je % klijenata sa kojima je menadžer komunicirao izvršio kupovinu;
prosječni račun korisnika;
ispunjenje plana prodaje (na primjer, minimalni mjesečni limit je 350.000 rubalja, a plata menadžera ovisit će o procentu za koji premašuje plan);

Ako, na primjer, trebate prodati blendere određenog modela, možete postaviti plan za svakog menadžera od najmanje 5 jedinica; ako više, onda za svaku "dodatnu" jedinicu prodavač dobiva 3% njegove cijene. Time se postiže cilj prodati određeni proizvod i motivirati menadžere na to. Kao što pokazuje praksa, optimalan broj KPI kriterijuma za jednog zaposlenog je od 5 do 8.

2. Vrste i principi KPI

Vrste ključnih indikatora učinka:

KPI rezultata – kvantitativni i kvalitativni indikatori rezultata;
KPI troškova – iznos utroška resursa;
KPI funkcionisanja - koliko dobro proces izvršenja odgovara utvrđenom algoritmu;
KPI učinka su izvedeni indikatori koji karakterišu odnos između dobijenog rezultata i vremena utrošenog na njegovo postizanje;
KPI efikasnosti (indikatori učinka) su izvedeni indikatori koji karakterišu odnos dobijenih rezultata i utroška resursa.

Postoje principi koje treba slijediti pri razvoju ključnih indikatora učinka. Troškovi mjerenja indikatora učinka ne bi trebali premašiti koristi menadžmenta od korištenja indikatora. Nećete zaposliti osobu koja će brojati broj i trajanje razgovora menadžera; rezultat neće opravdati troškove. Za tačniji rezultat i mogućnost poređenja, indikatori treba da budu mjerljivi i što jednostavniji, da ih svaki odjel podjednako razumije, kako bi se izbjegle dezinformacije. I što je najvažnije, KPI-ji su neophodni; ako ništa ne radimo na osnovu rezultata njihovog mjerenja, onda su u ovom slučaju besmisleni.

3. Prednosti i nedostaci KPI-ja

Glavne prednosti KPI-a uključuju:

pravičnost, transparentnost i uporedivost rezultata (uprava i osoblje vide ko radi i koliko zarađuje);
prilagođavanje rada zaposlenika prema indikatoru zaostajanja;
uključivanje osoblja u postizanje ciljeva preduzeća;
kontrola kvaliteta obavljanja poslova.

Uprkos svim pozitivnim aspektima KPI sistema, on nije univerzalan. Ne mogu se svi pokazatelji u radu osoblja kvantitativno izmjeriti, te stoga svako poslovanje ima svoje načine procjene efikasnosti, a njihovo pronalaženje će zahtijevati veliko ulaganje vremena, rada i finansija.

4. Kako izračunati KPI. Primjer

Ne postoji jedinstvena formula za izračunavanje KPI-a, jer svaka kompanija ima svoje specifičnosti, a samim tim i svoj „kipiai“. Pogledajmo primjer izračunavanja plaće menadžera prodaje, uzimajući u obzir njegove KPI-ove u internetskoj trgovini Kotelok. Stopa 7.000 rub. +2% od lične prodaje (800.000*0.02=16.000 rub.) + bonus za ispunjavanje plana za broj novih klijenata (2.000 rub.) + bonus za ispunjenje plana preduzeća (na primjer, plan je 100% ispunjen - 5.000 rubalja, za 70% - 3.500 rubalja) u našem slučaju za 80% - 4.000 rubalja. Ukupno će na kraju mjeseca menadžer dobiti platu od 29.000 rubalja. Ovaj sistem brojanja motiviše menadžere da prodaju postojećim kupcima i privlače nove.

5. Šta su KPI u prodaji

U oblasti prodaje, glavni ključni pokazatelji učinka za menadžera prodaje i odjel prodaje su:

1. Obim prodaje. Menadžeru se daje plan za određeni vremenski period (mjesec, kvartal, godina). Na primjer, u martu menadžer mora ostvariti prodaju od 1.300.000 rubalja.

2. Broj prodaja. Broj kupaca koji su izvršili kupovinu (broj računa).

3. Saobraćaj. Broj kupaca koji su saznali za vaš proizvod su potencijalni kupci. Naravno, privlačenje prometa je zadatak marketinških stručnjaka, ali i sam prodavač može utjecati na protok kupaca, na primjer, usmenom predajom.

4. Prosječna provjera. Implementira se kako bi se menadžer potaknuo na prodaju dodatnih proizvoda. Na primjer, kupite staklenu ploču otpornu na toplinu ili posude za pečenje za pećnicu.

Možete sami razviti KPI sistem, ali to će zahtijevati mnogo truda i više od jednog psa za jelo. Većina velikih kompanija još uvijek radije povjerava izgradnju “kipai” sistema profesionalcima sa velikim iskustvom u ovoj oblasti. Ako vam je potrebna pomoć u implementaciji KPI-ja u vašoj kompaniji, kontaktirajte nas, rado ćemo vam pomoći!

Kipiai, ili ključni indikatori učinka, jedinstven je sistem koji je nedavno došao u rusko poslovanje. Danas ne postoji pouzdaniji metod kojim bi se procenila efikasnost preduzeća, pa se upotreba ovog sistema praktikuje ne samo u Rusiji, već i širom sveta.

Koncept KPI

Prvo, hajde da se u potpunosti pozabavimo pitanjem šta je to - KPI ili ključni indikatori učinka.

KPI je jedinstven sistem pomoću kojeg možete izračunati učinak svakog pojedinačnog zaposlenog u organizaciji. Zahvaljujući ovakvom sistemu moguće je ne samo shvatiti koliko su aktivnosti zaposlenih efikasne, već i motivisati ih da unaprede svoje radne veštine. Najoptimalniji pokazatelji učinka za svakog pojedinačnog zaposlenog ne bi trebali prelaziti broj 5.

Da biste razumjeli kako pravilno upravljati ovim sistemom, potrebno je pažljivije i dublje proučiti vrste indikatora učinka, kao i razmotriti primjere KPI-ja.

Vrste i grupe KPI-ja

Kipiai indikatori se obično dijele u nekoliko podgrupa, na temelju rezultata dobivenih prilikom izračunavanja određenog područja aktivnosti.

Finansijski troškovi.
Performanse kompanije, što uključuje izračunavanje kpi u procentima. Ovaj procenat pokazuje koliko je visoko iskorišćenost kapaciteta određenog preduzeća.
Produktivnost kompanije. Ova podgrupa indikatora performansi KPI zasniva se na poređenju određenih podataka (na primjer, stavke troškova i prihod za određeni vremenski period).
Konačni proračuni koji se zasnivaju na kvantitativnom iskazu rezultata koji se odnose na aktivnosti zaposlenih u kompaniji.

Ključni indikator učinka je izgrađen na nekoliko principa. Ako ih ne uzmete u obzir, dobijeni podaci će biti nepouzdani. Ovo su principi:

Svi pokazatelji moraju se mjeriti u kvantitativnim brojevima.
Dobiveni podaci moraju biti direktno povezani sa aktivnostima kompanije.
Rezultati ne bi trebali biti skupi, kako u smislu vremena tako i resursa.

Ranije smo razmatrali pitanje šta je KPI, podelivši ga u 3 male podgrupe. Međutim, gradacija se tu ne završava, jer i ovaj sistem ima svoje varijante. Ukupno ih ima dva. To su operativni i strateški KPI. Hajde da prvo shvatimo kakav je to operativni KPI sistem.

Operativni indikatori su indikatori koji se mogu koristiti za procjenu efektivnosti aktivnosti kompanije u ovom trenutku. Jednostavno rečeno, podaci dobijeni prilikom izračunavanja kpi odražavaju koliko dobro zaposleni u kompaniji rade u trenutnom vremenskom periodu.

Osim toga, operativni sistemi pomažu da se uporede zadaci koje obavljaju radnici sa uslovima koji su za to stvoreni. Na osnovu dobijenih rezultata, menadžment preduzeća može proceniti kvalitet proizvedenog proizvoda, uslove za njegovu isporuku i dalju distribuciju.

Šta je strateški indikator KPI? Takvi pokazatelji odražavaju učinak kompanije u određenom vremenskom periodu. Uz njihovu pomoć možete pronaći nedostatke u radu osoblja i prilagoditi njihove aktivnosti za naredni vremenski period (npr. za sljedeći mjesec, kvartal, šest mjeseci itd.).

Osim kvaliteta rada zaposlenika, mogu se obrađivati i finansijski podaci. Na osnovu rezultata izračuna KPI karakteriziraju se novčani tokovi koji pomažu da se shvati koliko je sama organizacija profitabilna i kolika je potražnja za proizvodima koje proizvodi.

Područja primjene KPI-a i njegovog izračunavanja

Pošto smo shvatili šta je kpi ili, jednostavnim rečima, ključni indikatori učinka, moramo da pređemo na sledeće, ništa manje važno, pitanje: gde i zašto se koriste? I također razmotrite formulu po kojoj se izračunavaju.

Pokazatelj učinka je numeričko mjerenje postavljenih (i ostvarenih) ciljeva i zadataka koji igraju važnu ulogu u uspješnoj promociji poslovanja. Zahvaljujući sastavljenom izvještaju, koji kao osnovu uzima sve potrebne indikatore (o njima je gore bilo riječi), menadžment organizacije ima priliku u potpunosti procijeniti kako je razvijeni plan implementiran, kao i šta je postignuto u određenom periodu.

KPI se koriste u različitim oblastima poslovanja. Za svaki od njih postoji lista indikatora koji se obrađuju, a na osnovu kojih se izračunava indikator koji odražava efikasnost preduzeća.

Prodajni prostor

Da biste povećali svoje bogatstvo, morate razumjeti koji su KPI-jevi u prodaji i važnu ulogu koju oni igraju. Ovi pokazatelji se mogu izračunati na osnovu:

finansijska dobit primljena za određeni period;
prihod od prodaje koju obavlja kompanija;
trošak proizvedene robe;
postotak nekvalitetne robe;
iznosi obrtnih sredstava;
ukupni trošak svih zaliha preduzeća.

KPI indikatori u maloprodaji zasnovani su na 5 osnovnih principa:

postotak prodaje za 1 sat ili dan rada maloprodajnog objekta;
prosječan iznos novca koji kupac plaća za robu (ovaj iznos se izračunava na osnovu bušenih čekova);
količina prodatih proizvoda u jednom trenutku;
odnos plata zaposlenih i prihoda od prodaje robe;
prodajne konverzije.

Dakle, nakon što ste dobili sve potrebne izračune, možete brzo prilagoditi rad osoblja, značajno povećavajući broj izvršenih transakcija, što zauzvrat pomaže u povećanju prihoda trgovine.

Prerađivačka industrija

Šta je proizvodni pokazatelj u proizvodnji i na osnovu čega se izračunava? Prije svega, prilikom izračunavanja koeficijenta efikasnosti, za osnovu se uzima sljedeće:

pokazatelji prosječne dnevne potrošnje sirovina od kojih se proizvode proizvodi;
količine utrošenih i preostalih sirovina na zalihama;
obim radova u toku;
učinak zaposlenih;
različiti troškovi proizvodnje;
troškovi popravke opreme;
uslove, rokove i troškove skladištenja gotovih proizvoda.

Da biste dobili prave podatke, morate znati kako izračunati KPI. Za to postoji posebna formula:

(qf/ qpl)×100%

Sada dešifrujmo indikatore:

qf – stvarni obim sve prodaje kompanije;
qpl – obim prodaje koji se upravo planira realizovati.

Podaci dobijeni putem ovog obrasca su takozvani kriterij uspješnosti.

Primjeri KPI-ja

Da bismo u potpunosti razumjeli šta je kipiai, pogledajmo nekoliko primjera ključnih indikatora učinka. Radi boljeg razumijevanja suštine, svaka od profesija koja se uzima u obzir u izračunu će se posebno razmatrati. Donja tabela pokazuje ne samo vrstu aktivnosti, već i indikator na osnovu kojeg se izračunava kriterijum efikasnosti.

Broj	Naziv posla	Indikator za obračun	Formula za proračun
1	Šef odjela marketinga	Ukupan procenat prethodno izrađenog plana.	Opća formula za izračunavanje opisana gore.
2	Marketer	Ukupan procenat svih brendova na tržištu	Izračunato na osnovu podataka svih marketinških firmi trećih strana.
3	Glavni računovođa	Blagovremeno dostavljanje poreskoj službi bilansa uspeha preduzeća.	Podaci dobijeni od poreske uprave.
4	Računovođa	Ukupan procenat izvršenih finansijskih transakcija	Ova profesija ima svoju formulu za izračunavanje kipiai-a: (qpsr/qptot) × 100%, pri čemu prvi indikator u zagradi označava broj finansijskih transakcija koje su obavljene na vrijeme, a drugi – ukupne rezultate koji se odnose na sve platne transakcije.
5	Šef pravne službe	Za osnovu se uzima ukupan broj dobijenih parnica.	Odnos broja dobijenih predmeta i ukupnog broja suđenja. Dobijeni rezultat se množi sa 100%.
6	Advokat	Iznos novca koji je prikupljen od drugih preduzeća u korist organizacije u kojoj osoba radi. U obzir se uzima i iznos novca koji je kompanija uštedjela.	U obzir se uzimaju svi podaci iz izvještaja koje sastavlja pravna služba.

Ako opet uzmemo primjer KPI menadžera prodaje kao osnovu, tada će uz pomoć podataka dobijenih nakon izračuna, šef odjela upravljanja moći identificirati ne samo pozitivne, već i negativne aspekte u aktivnosti njegovih podređenih. Dakle, on će tačno znati koliko je potrebnih poziva i sastanaka menadžer prodaje obavio, da li su bili efektivni, koliko je ljudi postalo redovni kupci itd.

Ako dobijeni podaci ne odgovaraju izrađenom planu, to znači da osobi koja se bavi ovom vrstom aktivnosti nedostaju ili znanje i vještine, ili upornost i želja za radom.

Svi primjeri KPI-a, ili ključnih indikatora učinka, o kojima je bilo riječi u gornjem tekstu, u potpunosti odražavaju suštinu ovog koncepta. Naravno, teško je odmah razumjeti sve ove suptilnosti (posebno za početnika). Ipak, bolje je potrošiti malo vremena na dubinsko proučavanje ove važne teme nego imati finansijske gubitke koji bi mogli ozbiljno naštetiti razvoju i uspješnoj promociji poslovanja.

Za procjenu učinka određenih kategorija zaposlenih, ruske kompanije koriste sistem motivacije osoblja zasnovan na KPI (indikatorima učinka) razvijenim u organizaciji. Koji su to pokazatelji, kako izračunati KPI i koja je metodologija za određivanje efikasnosti, objasnit ćemo u ovom članku.

Suština fenomena

KPI su ključni indikatori učinka koji ocjenjuju učinak svakog zaposlenika. Takođe pomažu u analizi rada cijele kompanije, postignuća u određenom periodu i odličan su motivator za kvalitetan rad. Glavna stvar je ispravan razvoj KPI sistema za određenu poziciju, uzimajući u obzir sve nijanse aktivnosti zaposlenika u kompaniji.

Univerzalni indikatori učinka ne mogu se primijeniti na sve pozicije, jer oni jednostavno ne mogu ispuniti očekivanja. Na primjer, gotovo je nemoguće kreirati KPI za računovođu. Razvoj sistema motivacije zasnovanog na KPI je analitički rad koji uključuje sastavljanje KPI-ja i analizu rezultata.

Važno je uzeti u obzir sljedeće:

Trebalo bi da postoji malo indikatora učinka, inače će proračuni biti zbunjujući i svrha evaluacije neće biti postignuta.
Svaki indikator KPI mora odgovarati konačnom cilju.
Utvrđeni KPI indikatori moraju biti garantovano ostvarivi i jasno odgovaraju sferi uticaja i odgovornosti zaposlenog (poziciji).
Motivaciju zaposlenika je moguće i potrebno propisati samo na osnovu ključnih pokazatelja uspješnosti, tada će zaposlenik razumjeti šta se od njega očekuje i krenuti ka jasnom cilju.

Koji pokazatelji postoje?

Često se u preduzećima i preduzećima KPI indikatori klasifikuju kao operativni i oni koji zaostaju za rezultatom.

Dugoročni indikatori pokazuju rezultat nakon određenog vremena, dok operativni (vodeći) indikatori vam omogućavaju da vrlo brzo ocijenite efikasnost rada.

Vrste indikatora u poslovnim procesima:

Pokazatelji učinka rezultata su KPI-evi profita, prihoda i prodaje za određeni period.
KPI troškova pomažu u evaluaciji postignuća uzimajući u obzir finansijske i vremenske troškove.
Pokazatelji učinka odražavaju ispravnost aktivnosti zaposlenog, njegov sistem rada u skladu sa propisima i algoritmima njegovog položaja.
KPI efikasnosti pokazuju nivo odnosa između rezultata i troškova za njega u različitim opcijama.
Omjer efikasnosti produktivnosti daje razumijevanje postignutog rezultata u određenom odnosu prema utrošenom vremenu.

Prilikom izračunavanja KPI-a, trebali biste odmah formulirati cilj i prioritete za odabranu poziciju. U svakom konkretnom slučaju obračunavaju se posebno, u zavisnosti od delatnosti kompanije. Od toga zavise metode procene i specifična formula izračuna za kompetentnu procenu rezultata.

Izračunavamo KPI indikatore

Da bismo razumjeli sliku razvoja KPI indikatora, dat ćemo primjer koji ukazuje na algoritam akcija.

Faze razvoja KPI indikatora:

Formiranje tima, odabir članova radne grupe i istraživanje za svaku poziciju.
Izrada metodologije djelovanja. Na osnovu analize kreiraju se modeli sistema indikatora uspješnosti za radna mjesta, propisuju propisi, razvijaju i testiraju indikatori.
Implementacija KPI sistema: uspostavljeni indikatori učinka su integrisani u softver, a zaposleni se informišu o uslovima i zahtevima nakon potpisivanja.
Završna faza razvoja: praćenje implementacije KPI-ja, prilagođavanje indikatora tokom testnog perioda.

U praksi se najčešće koriste 2 metode razvoja KPI: procesne i funkcionalne metode.

Procesni pristup zasniva se na pokazateljima učinka zasnovanim na internim poslovnim procesima preduzeća.

Funkcionalni pristup zasniva se na samoj strukturi proizvodnje ili upravljanja organizacijom, funkcionalnim odgovornostima pozicije, odjela i ogranaka.

U tabeli dajemo primjer izračunavanja dvije metode za razvoj indikatora učinka.

Metoda procesa	Funkcionalna metoda
Svrha poslovnog procesa (prodaja)
Dinamika novih klijenata (određeni broj)	Profit Profitabilnost Povećanje imovine u kompaniji
Cilj poslovnog procesa (efektivnost)
Dinamika rasta prometa gotovinskih rezervi u odnosu na prethodni period	Broj lojalnih kupaca Obim prodaje za period u novčanom smislu
Cilj poslovnog procesa za zadovoljstvo kupaca
Minimiziranje broja povraćaja proizvoda Smanjenje vremena završetka narudžbe (porudžbina i završetak kupovine)	Broj novih klijenata Smanjenje vremena utrošenog na servisiranje jednog klijenta
Svrha poslovnog procesa ljudskih resursa
Brzi izbor novih menadžera	Procenat zatvorenih i otvorenih radnih mjesta za određeni period

Na primjer

Primjer izračuna KPI za jednog zaposlenog dat je u tabeli menadžera odjela prodaje, gdje je prisutan indeks indikatora.

https://yadi.sk/i/jomsvYOq3Kyb2z

Iz ovog primjera i KPI indeksa vidimo da je ovaj menadžer prodaje premašio plan za 6% i shodno tome ima pravo na nagradu koja je dogovorena u motivaciji.

Da biste izračunali KPI pozicije, možete koristiti nekoliko indikatora učinka i izračunati motivaciju koristeći formulu:

Plata + K1 + K2 + K3. Gdje su K1, K2, K3 indikatori KPI (plata menadžera + utvrđeni % prodaje + % broja privučenih klijenata za period (mjesec) + ugovoreni bonus za kvalitetnu uslugu korisnicima).

Na ovaj jednostavan način možete unijeti bilo koji KPI indikator u formulu, koji se može izračunati kao rezultat.

Na kraju

Da bi se izračunao učinak zaposlenog, potrebno je pažljivo pristupiti procjeni i ciljevima pozicije, a to će zahtijevati analizu nivoa učinka i sfere uticaja zaposlenog u određenoj organizaciji. Nakon što ste odredili KPI indikatore, možete propisati sistem motivacije od kojeg će ovisiti plata zaposlenika.